学校档案实体分类方案

档案实体分类方案一、编制目的为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制订本方案。二、编制原则1、考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。2、以我校全部档案为对象，并按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别的原则进行编制。三、类目设置与主要内容（一）一级类目的设置与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计13个。其标识采用一级类目名称汉字的第一个拼音字母。一级类目名称、标识符号和主要内容如下：1、党群类DQ主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。2、行政类XZ主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。3、学生类XS主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。4、教学类JX主要包括反映教学管理、教学实践等活动的文件材料。5、科研类KY主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。6、基本建设类JJ主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。7、仪器设备类SB主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。8、产品生产类CP主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。9、出版物类CB主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。10、外事类WS主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。11、财会类CK主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。12、声像SX主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。13、实物SW指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括能够反映学校职能活动的奖品、印信、题词（字画）、荣誉、奖励证书、礼品和纪念品等。（二）二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况，所有类别档案均设置到二级类目。二级类目的标识均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。四、类目划分与标识（一）党群类DQＤＱ11党务综合ＤＱ12纪检ＤＱ13组织ＤＱ14工会ＤＱ15团委（二）行政类XＺＸＺ11行政综合ＸＺ12人事ＸＺ13监察、审计ＸＺ14安全保卫ＸＺ15后勤ＸＺ16图书ＸＺ17档案（三）学生类ＸSＸS11招生ＸS12学籍管理ＸS13毕业生ＸS14学生管理ＸS15学生公寓管理（四）教学类JXJX11综合JX12学科与实验室建设JX13教学实践JX14教材JX15成人教育（五）科研类KYKY11综合KY12学科和项目（六）基本建设类JJJJ11综合JJ12单项工程（七）仪器设备类SBSB11综合SB12单项仪器设备（八）产品生产类CPCP11综合CP12按产品种类或项目设置类目（九）出版物类CBCB11综合CB12出版物项目（十）外事类WSWS11综合WS12出国（出境）WS13来校WS14国际合作与会议WS15外国留学生工作（十一）财会类CKCK11综合CK12会计报表CK13会计账簿CK14会计凭证CK15工资清册（十二）声像类SXSX12照片SX13录音带SX14录像带SX15幻灯片SX16磁盘SX17影视胶片SX18缩微胶片SX19光盘（十三）实物类SWSW11题词、字画SW12锦旗SW13奖状、证书SW14印信SW15牌匾SW16奖杯SW17校徽、纪念徽章SW18礼品、纪念品SW19实物其它五、档号的编制方法档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。档号结构、标识和模式：年度号——分类号——案卷号（1）年度号：四位阿拉伯数字组成。（2）分类号：由一、二级类目代号组成。（3）案卷号：1～n，按最下位类目流水。党群、行政类档案工作规范依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法律、法律和规章，为了加强我校党群类、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。一、归档原则1、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。3、党、政文件应严格实行文书处理部门立卷归档制度。4、党、政文件材料的归档工作应实行“四纳入”，即档案工作纳入学校整体发展规划，档案事业发展所需经费纳入学校预算，档案文件收集、整理和归档等业务纳入学校管理工作流程、制度、部门工作计划和岗位职责，档案形成、管理、服务工作质量考核指标纳入高校绩效考核体系；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。5、学校各处室、部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。6、要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。二、归档范围1、确定的原则（1）归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。（2）归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。2、归档的主要内容和重点（1）归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委等系统的内容。具体范围见《山东大王职业学院档案归档范围和保管期限表》有关部分。（2）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。3、不归档的文件材料（1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；（2）上级机关发来供工作参考的抄件；（3）上级机关征求意见未定稿的文件；（4）重份文件；（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；（8）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；（9）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；（11）为参考目的从各方面收集的文件材料；（12）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；三、立卷归档要求1、形成积累（1）本校党群、行政各部门及直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。（2）各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照《山东大王职业学院档案归档范围和保管期限》编制案卷类目。（3）每一个立卷归档单位专职（或兼职）档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归类。2、立卷（1）立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。（2）立卷分工①中共中央、国务院、省地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办，院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。②以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。所发文均应保存两份。③党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。校党、政领导参加上级召开重要会议带回的文件材料，由校长办公室立卷归档。④校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。⑤两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，综合性材料，由校长办公室立卷归档，非主办单位只保存复制本。重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。⑥各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校综合档案室保存，任何人不得带入其他单位。（3）立卷程序按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：①检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。②检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。③检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部门之间是否大体一致。④检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。（4）立卷分类①分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。②分问题将文件按其内容所反映的问题、事物分开。③分期限将文件按照规定的不同保管期限分开。（5）立卷组合①立卷组合的基本要求立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。②立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行；会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的