学校档案工作基本知识

中、小学校档案和档案工作基本知识作者：佚名文章来源：档案局点击数：1540更新时间：2008-7-2上午10:26:501、中小学档案的定义与属性中小学校档案是指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。档案的特点与属性。一，档案的主要特点与本质属性是原始记录性。二，档案的一般属性——知识属性和信息属性。2、档案的作用。档案的作用（档案的利用价值）：凭证作用，参考作用。凭证作用是档案的最重要、最基本的价值。3、中小学档案工作的领导体制、机构和人员a.体制：各县市区中小学档案工作由县市区教育局领导，县市区档案局负责指导监督检查。b.机构：中小学校要在校长统一领导下做好档案工作，明确一名校级领导分管档案工作，并建立归口办公室管理的学校综合档案室。对不具备条件建立综合档案室的小学可指定专(兼)职人员对各类档案实行集中统一管理。综合档案室的基本任务是：(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订本校档案工作规章制度和规划，并认真执行，同时对本校发生的违反档案法律法规的行为，及时向档案行政管理部门报告；(二)指导、监督学校各部门做好各类文件材料的立卷归档工作；(三)集中统一管理学校的各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全；(四)编制档案检索工具及有关参考资料，积极开展档案利用工作，为学校各项工作服务；(五)定期组织有关人员对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，提出存毁意见，并做好失去保存价值档案的销毁工作。（六）按照有关规定向档案馆移交档案。c.人员：中小学校必须要选配专职或兼职的档案工作人员，并保持相对稳定。档案工作人员必须要经过档案知识培训，取得上岗资格才能上岗。学校档案工作人员(含兼职人员)属专业技术人员，按国家有关规定，实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业人员的同等福利待遇。4、档案室用房和设备总体要求是满足档案保存的需要。具体来说，每个中学的档案专用库房应不少于40平方米，小学的档案专用库房应不少于20平方米，档案库房必须符合档案管理要求，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体；在设施设备上头，中学最起码的要求是：一是要“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）；二是要配备空调和去湿机；三是要有防紫外线的窗帘，要放置防霉驱虫药品。有条件的学校，要配备档案管理专用电脑和专业软件；做到档案工作办公、阅览、库房三分开；如果条件较好，还可以使用密集架和温湿度自动控制系统进行现代化管理。未建立综合档案室的小学必须使用铁制档案专用柜。档案的收集与整理一、准备工作制订三个业务规程：文件材料归档制度、档案分类方案、档案保管期限表。1．文件材料归档制度归档制度的内容，主要包括三个方面：归档范围、归档时间和归档材料的质量要求。归档制度制订好之后，要以红头文件的形式下发到本校各内设机构执行。归档范围：是归档制度的主要内容，指的是哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。根据规定，凡是本单位工作活动中办理完毕的，具有保存价值的，包括党、政、工、团、人事、财会、业务等各项工作中形成的，各种形式和载体的文件，都应该归档。归档范围的确定，要求详细、具体，这样才好操作。具体的归档范围一般要与保管期限表合二为一。归档时间：见文件。归档要求：根据《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等的规定，凡属归档范围的文件，向档案室移交时一般应符合以下要求：a、应归档的文件材料要对照归档范围收集齐全。b、归档的文件材料必须质地优良（纸张、磁带磁盘光盘等都要符合有关标准）、字迹清楚、书写工整、声像清晰、签署完备。归档的纸质文件材料，不允许出现红墨水、纯兰墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸、色带、热敏纸等不耐久字迹材料和载体材料。c、文件材料一般归档一份；重要的或利用频繁的纸质文件归档两份，一份保存，一份提供利用；电子文件归档三份，一份本地保存、一份异地保存，一份提供利用，电子文件归档时，还必须制作一份纸制文件材料一并归档。d、凡归档的文件材料在交接时要办理交接手续，必须编制交接双方按清册认真清点无误后，在清册上签字。2、档案分类方案制定分类方案，首先要选择分类方法。分类方法种类很多，归纳起来有如下类型：a.时间分类：一种是年度分类法，一种是时期分类法。现行档案一般常用的是年度分类法。b.来源分类：一是组织机构分类法（现在政府机关有很多单位文书档案整理采用此方法）；二是作者分类法；三是通讯者分类法（一般不建议采用）。c.内容分类：一是问题（主题、职能）分类法（文件中大类设置就是主要采用的这一方法）。二是实物分类法，如石油、煤炭、粮食、木材等；三是地理分类法，如岳阳、汨罗、湘阴等。d.形式分类：一是按文件种类（名称）分类，如土地证存根、帐簿、会计凭证等（文件中会计类档案中二级分类采用了此法）；二是按文件的载体形态分类，就是按文件制成材料及其形式的不同来分类，如影片、照片、录音带、录像带（文件中音像档案二级分类采用了此法），磁盘、光盘、磁带（文件中电子档案二级分类采用此法）等；按文件的形状规格分类，如奖牌、奖杯、证书（文件中荣誉实物档案分类采用此法），或者是成卷的，成张的、不同尺码和不同开本的等。一个单位的档案在分类时，由于档案情况比较复杂，在进行分类时一般是几种方法分级结合使用。这种分类法叫做复式分类法。分类级次：第一轮分类叫第一级分类，产生的类别层级叫一级类目，在第一级分类的基础上再分类，叫二级分类，产生的类别层级叫二级类目，依此类推，第三级分类层级叫三级类目，等等。文件中大类的设置，是第一级分类的结果，采用的是职能分类法。职能分类法就是将单位全部档案按内容所涉及的职能分工进行分类，反映每一项职能活动的档案，不论其门类如何均为一大类，职能：学校党组织、群团组织和学校行政后勤管理职能形成的档案放在党政管理类，学校主要职能教育教学工作中形成的档案放在教学类，学生学籍管理职能中形成的档案放在学籍类，教师管理形成的的放在教师业务类，学校基本建设形成的放在基建类，设备仪器购置使用管理形成的档案放在设备仪器类，财务工作形成的档案放在会计类。由于不同载体的档案在保管方式和保管条件上的要求不同，同一职能的档案不能存放在一起，造成保管和利用的不便，因此，特殊载体档案如音像电子实物三类档案也作为一级类目出现。各学校可以根据具体情况适当增加或者是减少大类。分类方案：标列各个类目名称，表示本单位全部档案的分类体系的纲要，所以又称“分类大纲”。分类方案是进行分类工作的依据。3、档案保管期限表各个学校档案情况各不相同，因此必须编制本校的档案保管期限表。二、收集工作1、收集工作的意义2、收集工作的要求：齐全、完整、准确、及时。3、收集工作的内容：a.平时收集工作。b.临时性、突发性工作文件材料的收集。容易忽视或不易收全的各种文件要予以特别注意，主要有：除了文件的正件外，还应包括它的附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单名册等；除了经过收发文登记的文件外，还应包括未经登记的各种文件，如会议文件（本单位召开的会议和本单位参加的外单位会议）、调查报告、访问记录、合同契约、工作人员从其他单位带回的文件等；还有本单位的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的历次修正稿，以及本机关领导人进行重要活动的照片。对于特殊载体如录音录像带、电子磁盘光盘、奖杯奖牌锦旗等等，一般容易忽视，这个要引起重视。三、档案的整理档案整理工作的原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件间的有机历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（一）归档文件整理（党政管理类、教学类档案整理按此方法）按照《归档文件整理规则》(DA／T22—2000)的规定整理。归档文件目前是以件为单位进行整理。“件”是归档文件整理的基本单位。一般情况下，以一份文件为一件。“一件”还有这么几种情况：一是文件的正本与定稿为一件，二是正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件（附件页数太多，也可与正文分开各为一件），三是文件处理单与正文为一件，四是原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件，五是转发件与被转发件为一件，六是来文与复文为一件（如请示与批复，主要是本校的请示与上级的批复，也有可能有下属单位向学校的请示与学校对它们的批复；报告与批示；同级单位如学校对学校，或虽然级别不同但互不隶属的问函与复函等，这些叫做来往文书，来往文书就有来文和复（往）文，这些来往文书中的来文与复文，原则上要作为一件。如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出回复性文件，也可各为一件，这时就要在“归档文件目录”的备注栏中加以说明），七是报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订好了的，就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件；这些作为“一件”的材料，实体上要装订在一起，编目时只体现为一条条目。整理工作分为六个基本步骤：第一步，装订。文件装订以“件”为单位进行。装订前，要对文件进行修整。装订时，要注意顺序。带有组合性质的“件”应按如下顺序进行装订：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后。装订的方法，可采用左上角装订或左侧装订，采用左上角装订的文件，要将文件的左、上侧对齐；采用左侧装订的文件，要将左、下侧对齐。装订所用的材料，一般用塑料钉或不锈钢钉，也可用线缝。尽量不用胶水粘，因为不利于以后的扫描；一定不能用未去糖的浆糊，因为会生虫和长霉。还可用无酸纸做一个封套，将一件文件夹装其中。第二步，分类。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等三项内容。1按年度分类时，怎样判定文件所属的年度。㈠是文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征，一般以文件签发日期或落款日期为准来判定文件所属日期。㈡是跨年度形成的文件。统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。㈢是几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件的日期为准。组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍卡等作为一件时，可以只标最前面一份的时间，也可以标起止日期。㈣是未注明日期的文件要考证或推断文件的日期（这类情况常见于内部文件）。（五）教学年度（属于专门年度）的分类方法。教学类档案需要采用教学年度进行分类，如将2005年与2005-2006学年归入同一类。（六）临时机构，如学校举行校庆时成立了校庆办，这样的机构存在时间不长，一般就是一两年，文件材料相对也不多，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度放在工作结束年度归档，如果每年形成的文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。2、按保管期限分类。就是根据划定的不同保管期限对文件进行分类。保管期限的划分，要严格按照本校的档案保管期限表执行。第三步，文件的排列。归档文件的排列强调事由原则。一般是按事由结合时间、重要程度等排列。事由原则：即同一事由的相关文件应排列在一起。具体的排列方法有：①同一事由内文件，一般的、也是最简单的是按文件形成时间的先后顺序排列。有时为了体现同一事由范围内文件的不同重要性，也可以按照文件的重要程度排列，即相对重要的文件排在前面，次要的在后；②不同事由间文件的排列，按不同事由的形成时间顺序排列，即按照不同事由文件办结时间的自然顺序进行排列；也可按事由的重要程度排列。归档文件整理讲究文件的“成套性”，如会议文件、统计报表、同一刊物、全年的大事记等文件可以集中排列。第四步，编号。编号是指将归档文件排列的顺序位置标识为符号，并以加盖归档章的形式在文件上注明。1归档章的项目。包括：全宗号、年度、问题、保管期限、件号。盖归档章的要求是：根据湖南省内规定，一律盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要盖在文字上；填写项目时应使用符合要求的字迹材料，如碳素墨水，也可用铅字盖印。2档号编制。采用分类编号法，格式为“全宗号-类别号-件号（或案卷号）”，如“193-GL2006.1-001”表示“193号全宗，管理类2006年度永久的第1件”。GL是管理类类目名称中有代表性的两个汉字“管理”的每个字的大写的汉语拼音