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第二章工作分析第二章工作分析第一节工作分析的性质第二节搜集工作分析信息的方法第三节工作说明书的编写第四节岗位评价本章小结小组练习“工作分析”第一节工作分析的性质一、工作分析的含义通过工作分析，可以确定某一工作的任务和性质是什么，以及哪些类型的人（从技能和经验的角度来说）适合被雇佣来从事这一工作。因此，工作分析的结果提供了与工作本身的要求有关的信息。而工作要求又是编写工作说明书（工作的内容是什么）和工作规范（雇佣什么样的人来从事这一工作）的基础。工作分析所获得的信息主要有：1）工作活动：承担工作的人必须进行的与工作有关的活动有哪些，应该如何来执行工作中所包含的每一项活动，为什么要执行这些活动以及如何执行这些活动。2）工作中人的行为：工作对承担工作的人有什么样的要求，比如需要消耗多少能量、要行走多远的路途等。3）工作中所使用的机器、工具、设备以及其他辅助工作用具。包括：在工作过程中生产什么样的产品，加工什么样的材料，接触或需要运用何种知识（如生物或法律方面的知识），以及需要提供何种服务（如咨询或修理）等。4）工作的绩效标准。例如工作的质量、数量或者工作的每一方面所耗费的时间等。主要是为了确定用一种什么样的标准来对从事这一工作的人进行评价。5）工作背景。包括工作的物理环境、工作时间表、工作的组织形式和社会环境（比如通常同什么人打交道等），工作中将获得何种经济激励以及非经济激励等。6）工作对人的要求。工作本身对承担工作的人的知识和技能（教育水平、培训经历、工作经验等）和个人特征（才能、生理特征、人格品行、兴趣等）有何种要求。二、工作分析所获得信息的应用通过进行工作分析所获得的信息，实际上成为具有内在联系的几种人事管理活动的基础。工作分析工作说明书与工作规范招募与甄选决策工作绩效评价工作评价以及工资和奖金决定（报酬）培训要求招募与甄选工作分析为你提供的信息包括：工作的任务有哪些，以及具备什么样条件的人才能够完成这些工作任务。这些与工作说明书和工作规范有关的信息实际上决定了你需要招聘和雇佣什么样的人来从事此种工作。报酬为了估计每一种工作的价值以及对它们支付什么样的报酬比较合适，你也同样需要对每一种工作所包括的任务有一个清楚的了解。这是因为，报酬（如工资和奖金）通常都是同工作本身要求工作承担者所具备的技能、教育水平、以及工作中可能回出现的危害人身安全因素等联系在一起的，而所有这些因素都必须通过工作分析才能得到确定。我们可以看到，许多顾主都对组织中的工作进行分类（如三等秘书、四等秘书），而工作分析恰恰可以提供关于每一种工作相对价值的信息，从而有利于工作分类任务的完成。工作绩效评价工作绩效评价过程就是将雇员的实际工作绩效同要求其达到的工作绩效标准进行对比的过程。而在许多情况下，工业工程师和其他一些专家都是借助工作分析手段来确定雇员应该达到何种绩效标准，以及需要完成哪些特定活动。培训你还需要运用工作分析所获得的信息来设计组织的培训计划和人力开发计划。这是因为，工作分析以及作为工作分析结果的工作说明书显示出了工作本身要求雇员具备哪些技能，从而也就很自然地了解要对雇员进行何种技能培训。确保所有的工作职责都落实到人头。三、工作分析的步骤包括六个：1、确定工作分析信息的用途确定工作分析所得出的信息将被用于何种目的，才能确定采用何种相关技术去搜集这些信息。有些技术（比如和从事该工作的人员面谈，让他们自己说出自己所从事的工作的任务是什么，以及他们自己所负有的责任有哪些）提供的描述性信息比较多，对于编写工作说明书和为空缺的工作岗位甄选雇员非常有用，另一些工作分析技术（如职位分析问卷法）所提供的信息有助于对每一种工作进行量化排序，在各种工作之间进行对比。2、搜集与工作有关的背景信息与工作有关的背景信息包括组织图、工作流程图和工作说明书等。组织图显示出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系，以及他在整个组织中处于一种怎样的地位。组织图不仅确定了每一职位的名称，而且用相互联结的直线明确表明了谁应当向谁汇报工作，以及工作的承担者将同谁进行信息交流等等。工作流程图提供了与工作有关的详细信息。已有的工作说明书为编写新的工作说明书提供了很好的起点。3、选择有代表性的工作进行分析当需要分析的工作有很多但它们彼此有比较相似的时候，选择典型工作进行分析。如对流水线上的工人所做的工作进行分析时。4、搜集工作分析的信息通过搜集有关工作活动、工作对雇员行为的要求、工作条件、工作对人员自身条件（如个人特点和执行工作的能力等）的要求等方面的信息，来进行实际的工作分析。5、同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息通过工作分析所得到的信息只有与从事这些工作的人员，以及他们的直接主管人员进行核对才有可能不出现偏差。这一核对工作有助于确定工作分析所获得的信息是否正确、完善，同时也有助于确定这些信息能否被所有与被分析工作相关的人所理解。此外，由于工作描述是反映工作承担者的工作活动的，所以这一审查步骤实际上还为这些工作的承担者提供了一个审查和修改工作描述的机会，而这无疑会有助于赢得大家对你所搜集的工作分析资料的认可。6、编写工作说明书和工作规范大多数情况下在完成了工作分析之后都要编写工作说明书和工作规范。工作说明书就是对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。工作规范则是全面反映工作对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件。工作说明书和工作规范书有时分成两份文件，有时则合并成一份文件。第二节搜集工作分析信息的方法一、由谁来搜集工作分析信息搜集工作分析信息的工作通常由实际承担工作的人员、工作承担人员的直接上级主管，以及一名人力资源管理专家来共同进行。通常的做法是：首先由人力资源管理专家（人力资源管理者、工作分析专家或咨询人员等）观察和分析正在被进行中的工作，然后编写出一份工作说明书和一份工作规范书。雇员及其直接上级主管也要参与此项工作。例如，可能会要求主管人员填写问卷，在问卷中列举出其下属的主要工作活动。最后，由承担工作的雇员及其上级主管来审查和修改工作分析人员所编写出的反映他们工作活动和职责的那些结论性描述。二、访谈法搜集工作分析信息的时候，可以使用以下三种访谈法：（1）对每个雇员进行个人访谈；（2）对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈；（3）对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈。群体访谈通常用于大量雇员做相同或相近工作的情况在进行群体访谈时，应当遵守的一条基本原则是这些工作承担者的上级主管人员要在场。如果他们当时不在场的话，在事后也应该单独同这些主管人员谈一谈。无论采用何种访谈法，最为重要的一点是，被访谈者本人必须十分清楚访谈的目的是什么，因为这一类的访谈通常被误解为组织有目的地“对雇员的效率进行评价”。如果被访谈者对访谈是这样的理解的话，他们往往不愿意对他们自己或他们下属的工作进行较为准确的描述。1、访谈法的优点和缺点优点：应用广泛。通过与工作承担者进行面谈，还可以发现有些在其他情况下不可能了解到的工作活动和行为。此外，面谈还为组织提供了一个良好的机会释放因为受到挫折而带来的不满，讲出一些通常情况下可能不太会被管理人员重视的看法。最后，访谈法还是一种相对来说比较简单但却十分迅速的信息搜集方法。缺点：访谈法最主要的问题之一是搜集上来的信息有可能是被扭曲的。这种信息的扭曲可能是由于被访谈者在无意中造成的，也可能是因为被访谈者有意制造的。由于工作分析经常被作为改变工资率的依据，因此，雇员有时会将工作分析看成是工作绩效评价，并且认为这种“工作绩效评价”会影响到他们所获得的工资（事实上常常如此）。因此，他们就很自然地会夸大某些职责，同时人为地弱化某些职责。2、访谈法的典型提问方式尽管访谈法有其不足，但还是被广泛地使用，典型提问方法有：你所做的是一种什么样的工作？你所在职位的主要职责工作是什么？你又是如何工作的呢？你的工作环境与别人的有什么不同呢？做这项工作所需具备的教育程度、工作经历、技能是怎样的？它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证？你都参与什么活动？这种工作职责和任务是什么？你所从事的工作的基本职责是什么？说明你工作绩效的标准有哪些？工作对身体的要求是怎样的？工作对情绪和脑力的要求是怎样的？………一般认为，最富有成效的访谈是依据一张结构合理或可以加以核正、对比的问卷来进行的。一般包括了一系列与以下内容有关的信息：工作的总体目的；监督职责；工作责任；对教育、经历、技能等的要求等。3、访谈准则1）、必须注意与主管人员密切合作2）、必须尽快地与被访谈者建立起融洽的关系，其要点包括：知道对方的名字；用通俗易懂的语言交谈；简单地介绍访谈的目的；向他们结实是如何挑选到他们做访谈对象的。3）访谈应当依据一张具有指导性的问卷或提纲来提问。这种问题清单上不仅要有问题，而且要留出回答者可以填写的空白。这样可以确保在访谈之前就能够了解哪些是必须要问的关键问题，在被访谈者不止一个的情况下还可以确保每一个被访谈对象都有机会回答那些应该回答到的问题。当然，一定要容许被访谈者在回答问题时有一定的发挥余地，也就是向他们提问一些开放性的问题。4）当完成工作任务的方式不是很有规律的时候，例如工作承担者并不是在一天中一遍一遍地重复相同的工作时，应当要求工作承担者按照任务的重要性大小和发生频率高低将它们一一列举出来。这样就可以确保那些虽然只是偶然发生但也同样比较重要的任务。5）、在面谈完成之后，还要对资料进行检查和核对。通常的做法是，与被访谈者本人或其直接上级主管人员一起对所搜集到的工作信息进行最后核查。三、问卷法获得工作信息的另一种比较好的方法是：让雇员通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。问卷调查要求在岗人员和管理人员分别对各种工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次作出描述或打分评级，然后对结果进行统计与分析。问卷可以采取工作定向问卷和人员定向问卷。前者强调工作条件本身的条件和结果；后者则集中于了解员工的工作行为。在实际采用这种方法的情况下，首先需要考虑如何安排问卷的结构以及提些什么样的问题。从理论上来讲，有两种比较极端的做法：一种是设计出一张结构结构极其完备的问卷，发给每一位雇员的这张问卷上罗列上百种备选的特定任务或工作，要求雇员做的只是回答他是否要做这些工作；如果是，再注明在每一项工作任务上通常需要花多长时间。在另一个极端的情况下，完全将问卷设计成开放式的，只简单地要求雇员回答诸如：“描述你的主要工作任务”之类的问题。但一般应当既有结构性的问题，也有开放式的问题。问卷法的优缺点优点：快速、高效地从一大群雇员中获取信息。缺点：设计问卷并进行测算需要花费较多的时间和金钱。因此，是否采用问卷法取决于以下两方面因素的对比：问卷法的潜在使用成本以及如果采用访谈法所能够节约的时间和费用。例：工作分析问卷四、观察法在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时，直接观察是一种特别有用的方法。然而，当工作中包含了许多难以测量的脑力活动的时候，观察法就不可能很准确了。此外，一旦雇员有可能从事一些只是偶然发生但是却非常重要的工作活动时（比如偶尔从事急救工作的护士），观察法也回失败。直接观察法通常是与访谈法结合使用。两者结合的一种方式是：首先对于雇员在一个完整工作周期中所完成的工作进行观察，并且把所观察到的工作活动都记录下来（这里的工作周期是指完成工作所需要的时间）。然后，在所积累的信息已经足够多的时候，再同雇员进行面谈。由于雇员在被观察过程中往往会被受到鼓舞，因此他们会很愿意就一些问题进行解释而且说明一些还没有观察到的工作活动情况。两者结合的另一种方式是：在雇员工作时，一边对其进行观察一边访谈，这样可以有充分的机会在不受到影响的情况下观察雇员的工作，也减少了雇员因变得焦虑而不按照常规进行操作的可能。五、现场工作日记/日志法要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志，即每天记录下在一天中所进行的活动。每个雇员都要将自己所从事的每一项活动按照时间顺序以日志的形式记录下来。可以提供一个非常完整的工作图景，在以连续同雇