工作分析与岗位说明书

工作分析与岗位说明书安徽旗翔新能源有限公司第1页？思考•为什么有人工作量很大，做也做不完？•为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？•为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？•为什么会有工作没人去做，贻误战机？第2页为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？？思考第3页为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？为什么会产生这些问题呢？？思考第4页工作分析岗位说明书第5页一．工作分析二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排目录1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析当中应注意的问题第6页早在公元前1115年，古代中国的政府就开始运用工作分析的方法这些要求就是基于一种最早的工作分析的基础上的，这可能是工作分析在政府里最早的运用。西周时期要求参加政府岗位应聘的人员必须通过礼（礼仪）、乐（音乐）、射（射箭）、御（骑术）、书（书写）、数（算术），简称为“六艺”的考试，并制订了不同岗位要求达到的水平标准。第7页2500年前，苏格拉底在对理想社会的设想中指出，社会的需求是多种多样的，每个人只能通过社会分工的方法，从事自己力所能及的工作，才能为社会做出较大的贡献工作才能具有个体差异；不同的工作有其特殊的要求；让人们从事其最适合的工作以获得最高的工作效率是很重要的。2500年前苏格拉底的思想为后来的工作分析奠定了基础。了解各种不同的工作及工作对人的要求，以让合适的人从事合适的工作成为日后工作分析及整个人力资源关注的基本问题。苏格拉底认为，一个公平的社会应当承认：第8页一．工作分析二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排目录1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析当中应注意的问题第9页引例有一天，某公司总经理发现会议室的窗户很脏，好像很久没有打扫过，便打电话将这件事告诉了行政后勤部负责人，该负责人立刻打电话告诉给事务科长，事务科长又打电话给公务班长，公务班长便派了两名员工，很快就将会议室的窗户擦干净。过了一段时间，同样的情况再次出现。出现这种现象的根本原因是什么？（A）组织层次太多（B）总经理越级指挥（C）各部门职责不清（D）员工缺乏工作主动性第10页工作中的困惑分工不明缺乏合理的评价标准岗位价值被低估过多突发事件职责不清•我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么？•我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少？•我们可能并不了解到底需要什么样的员工？•我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作？•我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小？用人不当第11页什么是岗位总经理部门部门部门岗位岗位岗位岗位岗位岗位在特定的组织中，在一定的时间和空间内，由一名或多名员工承担若干项任务，并具有一定的职务、责任和权限。岗位是构成组织的基本单元。岗位是员工工作职责和权限的统一。岗位第12页职务、岗位、任务职务＝头衔（岗位称谓）例如：经理/主任/专员岗位＝职能+头衔任务：指一项具体的工作。例如：职务：主任、专员岗位：办公室主任、采购专员任务：指派打印一份文件第13页什么是工作分析部门职责公司使命岗位职责沟通与理解层层分解层层分解在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通，全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程。通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，明确其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息。工作分析第14页工作分析的基本内容工作分析工作要如何做行为导向分析工作责任是什么责任导向分析任职资格怎样个人导向分析工作环境怎样条件导向分析123456工作要做什么任务导向分析工作结果是什么目的导向分析第15页一．工作分析二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排目录1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析当中应注意的问题第16页工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用实现战略传递明确岗位边界提高流程效率实现权责对等强化规范化管理通过工作分析，可以明确岗位设置的目的，从而找到该岗位如何为组织创造价值，如何支持企业的战略目标和部门目标，从而使组织的战略能够“落地”。通过工作分析，可以明确界定岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，避免推诿扯皮，并防止出现职责空白。通过工作分析，可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系，明确岗位在流程中的角色和权限，避免流程不畅、效率低下问题。通过工作分析，可以通过确定关键岗位的职责进而调整组织的授权和权力分配体系，从而在岗位层面实现权责一致。通过工作分析，在明确岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，形成该岗位工作的基本规范，一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望；另一方面，将员工的行为规范在预定的轨道中。从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制。第17页明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导对于任职者第18页更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作、制订计划提供参考员工考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持对于部门管理者第19页为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘、培训等工作的基础岗位评价的前提，薪酬制定的基础员工考核的依据对于人力资源管理工作第20页一．工作分析二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排目录1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析当中应注意的问题第21页工作分析不是…关于人的事实罗列面面俱到主观臆断管理本身或管理的全部工作分析而是…关于岗位的系统整理聚集重点客观分析精细管理的开始工作分析是一个对岗位信息进行描述分析的过程第22页工作分析由谁来做工作分析企业高层人力资源部员工直接主管在岗员工岗位分析专家第23页组织规模发生变化时组织结构发生变化时人员结构发生变化时建立新的部门/岗位时新的管理模式导入时岗位新增工作内容时工作流程重组时新技术新工艺导入时企业涉足新的行业时外部客户的需求提高时一般来讲，当公司的组织或业务发生变化时需要进行工作分析组织本身发生变化业务发生变化工作分析第24页工作分析活动的流程图如下组织结构图部门职责分配高层意见……收集岗位信息全面访谈其它可能的岗位信息收集方式整理职责分配分析、沟通与编制书面文件……岗位说明书管理者与任职者的一致理解为开展人力资源其他管理工作打下了坚实的基础资源计划阶段设计阶段信息收集信息分析结果表达通常会经历下面5个阶段过程成果第25页工作分析中需注意的其它问题防止任职者夸大自己工作的重要性分析岗位现实的情况和未来组织对岗位的要求工作分析中需要注意的其它问题：第26页一．工作分析二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排目录1.编写岗位说明书的注意事项2.岗位说明书模板填写说明第27页工作分析的成果是岗位说明书，而岗位说明书是整个人力资源管理体系的一个重要基础岗位说明书……任职资格主要工作关系主要工作职责岗位设置目的职位基本情况是招聘、晋升等各类人事决策最基本的参照系为科学地评价员工业绩，有效地激励员工提供基础为评价岗位价值提供基础信息岗位说明书不够细致和全面，无法起到为整个人力资源管理体系提供稳固基础的作用第28页岗位说明书能岗位说明书是什么是岗位说明书岗位说明书是部门职责的细化结果，是公司战略目标细分到每一个员工的体现规定了员工的工作内容、职责、工作联系、岗位资格要求、岗位技能要求等，是工作的具体描述与规范，指导员工达成工作目标是经任职者与管理者讨论并同意，书面陈述岗位的目的、职责及任职资格等的管理文件使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位的特征、职责及胜任条件等情况，获得对该岗位比较清晰的认识第29页岗位说明书的内容岗位说明书岗位描述任职资格岗位基本情况岗位设置目的主要工作职责工作特征主要工作关系主要工作权限最低学历专业工作经验专业知识资格证书性别专业技能岗位培训要求个性特征能力素质其它第30页此次编写岗位说明书所采用的模板第31页岗位说明书的撰写流程直接主管审核岗位说明书初稿，通过讨论的形式，由主管和下属对岗位说明书的内容达成一致；人力资源部审核岗位说明书，确保描述的准确性和公平性，或进行规范化；员工撰写本岗位的岗位说明书初稿；123经人力资源部提交至高管团队审阅和修订，由员工和主管在岗位说明书上签字确认。4第32页岗位说明书的编写原则坚持统一和规范的原则坚持实事求是的原则编写岗位说明书要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小岗位元素，做到不增不减。编写岗位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏，并按照统一的要求，使用规范用语和标准进行编写。第33页岗位说明书的撰写要求•描述的是岗位本身的功能，作用及履行的职责•可接受的、统一规范的书面岗位介绍•全面而简洁的关于岗位信息的介绍•并非详细的任务、程序或活动的清单•并非填写个人的业绩和能力岗位说明书的撰写要求：第34页岗位说明书是企业发展中相对静止的岗位描述文件，但岗位说明书的编制工作是随着岗位工作调整不断进行修改、规范和完善的、动态的管理过程外部环境变化趋势的影响市场竞争态势的影响国家相关政策法规的调整和变化社会文化与新型生产技术的出现行业发展战略发展规划的要求业务调整的要求生产规模扩大的要求精细化管理的要求随着企业内部组织结构、岗位设置的调整和工作职能的转变，岗位说明书也需及时地进行动态调整。内部发展变化第35页一．工作分析二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排目录1.编写岗位说明书的注意事项2.岗位说明书模板填写说明第36页岗位基本情况描述该岗位在工作的过程中与组织内外部的单位、部门及岗位之间的发生的工作联系岗位设置目的描述该岗位的总体信息与基本资料主要工作权限描述该岗位在工作中的时间要求、所使用的设备及所处的环境主要工作关系描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件任职资格此次岗位说明书模板共分为七大部分主要工作职责描述该岗位存在于企业的目的和意义工作特征描述该岗位开展工作所必需具备的相应的权限描述该岗位的主要工作内容第37页第一部分——岗位基本情况岗位名称：原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据，不得随意变换岗位名称。岗位编号：依照一定的编号规则由人力资源部对岗位进行统一编排。所属单位：填写安徽旗翔新能源有限公司。所属部门：原则上以公司正式发文公布的部门名称为依据，不得随意变换部门名称。岗位定编：填写岗位的人员数目。岗位基本情况指岗位的一些基本信息。第38页第二部分——岗位设置目的岗位设置目的是用简短的话语准确地概括岗位存在的理由和对公司的独特价值。为了……（目标）：指的是本岗位存在的目的和对公司的价值，注意与本岗位的层级相挂钩，不要夸大；在/依据……（范围内/指导下/影响下）：指的是本岗位的工作的限制条件或范围，如“依据……文件、制度、规定、计划、规划”，或“在财务总监的指导下”等等；做……工作：指的是对本岗位主要工作的概述，始于一个动词，并明确本岗位工作要达到的主要结果或目的。岗位设置目的填写的句式结构为：为……（目标），在/依据……（范围内/指导下/影响下），做……（工作）。第39页岗位设置目的举例填写要领：完成该岗位工作职责描述后再填写岗位设置目的，会较容易注意用词为实现公司的发展目标和年度工作经营计划，在总经理的领导下，协助制定公司人力资源管理和开发体系，通过员工招聘、培训、考核、调配等过程的控制，优化人力资源配置，挖掘人力资源潜能，实现