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教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範目錄1、前言…………………………………………………….………P12、目的……………………………………………………….……P13、流程圖符號…………………………………………….………P14、流程圖結構說明……………………………………….………P21、循序結構……………………………………………...……P22、選擇結構…………………………………………….………P3（1）二元選擇結構……………………………..…..……P3（2）多重選擇結構…………………….………..…….…P4三、重覆結構………………………….………………………….…….P5（一）REPEAT－UNTIL結構………………..…………………………P5（二）DO－WHILE結構……………………………………….……….P6伍、流程圖繪製原則……………………………………………….P7陸、範例1、教育部暨所屬各機關計畫資本支出預算執行評核作業流程…P112、教育部有效率會議標準作業流程……………………….…….P133、國立技專校院資本門工程新興計畫審核作業流程….P164、技術學院申請改名科技大學審核作業流程….…….P19教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範秘書室管考科製931009壹、前言「標準作業流程」是企業界常用的一種作業方法。其目的在使每一項作業流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，便能一目了然。作業流程圖確實有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。製作流程圖的好處有三：（1）所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。（2）更換人手時，按圖索驥，容易上手。（3）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業更為嚴謹。貳、目的一、為建立本部作業標準化（SOP）流程圖之可讀性及一致性，乃參考美國國家標準協會（AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI）系統流程圖標準符號，選定部份常用圖形，作為本規範流程圖製作符號；及參考道勤企業管理顧問有限公司「效率會議」標準流程，作為本規範流程作業要項及流程圖之範例。二、本規範對於流程圖繪製方式，採用由上而下結構化程式設計（Top-downStructuredProgramming）觀念，亦即流程圖的結構，由循序、選擇及重覆三種結構所組成，以製作一個簡單、易懂及便於維護、修改的流程圖。三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出流程圖繪製原則。參、流程圖符號可由電腦的Word軟體中，工具列─插入─圖片─快取圖案─流程圖，選取各種圖示繪製；其中最常用者，有下列八種，說明如下：符號名稱意義準備作業（Start）處理（Process）決策（Decision）終止（END）路徑（Path）文件（Document）已定義處理(PredefinedProcess）流程圖開始處理程序不同方案選擇流程圖終止指示路徑方向輸入或輸出文件使用某一已定義之處理程序流程圖向另一流程圖連接（Connector）之出口；或從另一地方之入口註解(Comment)表示附註說明之用肆、流程圖結構說明：一、循序結構（Sequence）（一）圖形：（二）意義：處理程序循序進行。（三）語法：DO處理程序1THENDO處理程序2（四）實例：（五）運用時機：本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就是處理程序進行順序。二、選擇結構（Selection）二元選擇結構（基本結構）（一）圖形：（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（三）語法：IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2（四）實例：（五）運用時機：1.本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果，可以用「是、否」、「通過、不通過」或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如：僅有「是」或「否」的處理程序。多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）（一）圖形：（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（三）語法：FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2.CASEnDO處理程序n（四）實例：（五）運用時機：1.本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。三、重覆結構（Iteration）REPEAT-UNTIL結構（一）圖形：（二）意義：重覆執行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（True）為止。（三）語法：REPEAT-UNTIL條件DO處理程序（四）實例：（五）運用時機：1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。2.本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執行。DO-WHILE結構（一）圖形：（二）意義：除了在執行處理程序之前，得先測試條件外，DO-WHILE結構和REPEAT-UNTIL結構很相似，若條件為偽（False），就不再執行處理程序。（三）語法：DO-WHILE條件DO處理程序（四）實例：（五）運用時機：1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。2.本重覆結構是先判斷條件是否成立，再執行處理程序。伍、流程圖繪製原則一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入KEYWORD，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明，每點以不超過二行為原則（請見範例）。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、「通過、不通過」或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避免懸而未決狀況。四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或欄位等區隔，使人一目瞭然。五、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。六、處理程序請以阿拉伯數字，由1開始，依處理程序排列順序編號，並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以「動詞＋受詞」及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序之單位，則在編號之後，加上單位名稱。【實例】處理程序若屬平行作業關係，其編號請多加一碼（如8.1，8.2等依序編號），並宜排列在流程圖同一高度，而下一個處理程序編號，則自動增加1（如9）。【實例】七、處理程序須以單一入口與單一出口（Single-Entry,Single-Exit）特性繪製。【實例】【修正前】【修正後】八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。連接符號內請以文數字標示，以資區別。九、相同流程圖符號宜大小一致。十、路徑符號宜避免互相交叉。【實例】十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。【實例】【修正前】【修正後】十二、開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不限。若流程圖能一目了然，則開始符號及結束符號可省略。十三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件，文字敘述應簡明清晰，路徑並加註「是」及「否」或其它相對性文字指示說明。十四、流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重複繪製。【實例】十五、流程圖若一頁繪製不下，可以使用階層性分頁繪製方式，並在處理程序編號上表示其階層性。【實例】【第一頁】【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】陸、範例（一）教育部暨所屬各機關計畫資本支出預算執行評核作業流程I.作業要項表秘書室管考科製93.9.27秘書室管考科製93.9.27項目編秘管-04號項目名教育部暨所屬各機關計畫資本支出預算執行評核作業稱承辦人李美婷23565906員相關單秘書室、總務司、會計處、人事處及業務相關單位位辦理時一、配合研考會作業期程，當年十月或十一月辦理本部及所間屬機關學校填表說明會。二、次年三月一日開始(年度決算編竣後)填報檢討表及初審作業。辦理期每年03/01至04/25程注意事每年受評核計畫範圍，依當年度行政院研考會之評核要點為項之有關法行政院所屬各機關計畫資本支出預算執行評核要點令辦理方一、各計畫執行機關於其年度決預算編竣後，應就該年度計畫執行結果詳加檢討，併同執行差異之理由填寫「年度式計畫預算執行結果檢討表」，於一個月內報請上級主管部會審核；符合獎勵要件之計畫，得併提「年度計畫建議獎勵審查表」辦理審核。二、各部會收到所屬各計畫執行機關依前款所報資料後，由研考、會計、人事及相關單位組成審核小組進行審核，並依評核要點之獎懲標準作成獎懲建議，必要時得請執行機關提供說明或辦理實地查證，於一個半月內完成評（初）核，並將所主管計畫之執行結果彙整為一覽表，併同綜合審核意見送行政院審核小組辦理複核。三、行政院審核小組完成複核後，擬訂綜合審核意見陳報院長核定。II.教育部暨所屬各機關年度計畫資本支出預算執行評核作業流程圖製作資本支出預算(每年10或11月前辦理)部屬機關學校函送審核資料(每年3或1月前)審議結果送行政院審核小組複核（每年4月25日前）教育部秘書室彙整會前作業主管業務司處(含中部辦公室)初核(每年3月15日前核完)每年3月15日前初核完初核1.準備會議資料2.函送報名表3.統計參加人數4.製作聯絡人員名冊1.公共建設計畫檢討建議表2.獎懲建議表3.會議紀錄於每年3月1日前函送教育部審核審核小組審議會議1.每年4月1日前召開2.政務次長主持執行率未達90％案件執行率達90％案件及建議獎勵案1.部會列管計畫初審未達90％且具爭議性案2.建議獎勵案3.公共建設計畫4.由院列管計畫提教育部審核小組審議辦理說明會(每年10或11月前辦理)依會議決議修正檢討表，於會後一個工作天通過未通過（二）教育部有效率會議標準作業流程II.作業要項表：.作業要項表：秘書室管考科製930927秘書室管考科製930927項目編號秘管-07項目名稱「效率會議」標準作業流程承辦人員蕭玉真23565905相關單位本部各單位辦理時間經常性辦理注意事項會議召開的目的在於解決問題及產出決策，所以溝通應在會前進行，行政作業的目的在於如何使會議更有效率（Effective），進而達成預期效果（Effectiveness）。有關法令（1）內政部「會議規範」。（2）教育部「會議的主持與參與」。辦理方式(一)會前作業 1.預期會議希望達成之效益與成本分析2.檢核會議召開之必要性（無其他方式可替代或奉上級指示）3.決定與會者（人員層級不宜超過三級）4.準備會議背景資料 5.明確的會議議程及時間表 6.預擬可能之爭議點7.進行會前溝通8.檢核上次會議決議執行情形（連續會議者） 9.研擬主席裁示稿 10.準備事務用具及器材11.發送資料 (二)會議進行 1.主席述明會議目的、進行方式、結束條件等原則。 2.確認上次會議決議執行情形（ＡctionＲequestControlList）。3.與會人員了解目的、表達看法、達成共識。4.處理爭議。 5.確定會議結論。6.準時結束會議。(三)後續作業1.發送會議紀錄。2.後續處理（追蹤決議辦理情形）。3.準備下次會議資料（連續會議者）。單位自我檢核開會的必要性教育部「會議召開」評估檢核表(如附表1)1.預期效益與成本2.開會的必要性3.決定與會者4.準備背景資料5.明確議程與時間表6.預擬可能之爭議點7.會前溝通8.檢核決議執行情形(如附表2)1.研擬主席裁示稿2.針對可能爭議持續溝通3.準備事務用具器材4.發送資料會議進行1.主席述明會議目的、進行方式、結束條件等原則2.確認上次會議決議執行情形3.與會人員瞭解目的、表達看法、達成共識4.處理爭議5.確定會議結論6.準時結束會議發送會議紀錄檢附單位自評檢核表與相關資料退原申請單位不開會◎主秘以上長官主持之會議決議─由主政單位將決議送管考科填報甲類管考單。◎單位主管主持之會議決議─由主政單位與相關單位自行鍵入乙類管考列管，會議記錄email送管