工作分析与职位说明书咨询实务

工作分析与职位说明书咨询实务AC管理咨询公司二00九年五月1导读•什么是工作分析•职务说明书的内容•职位说明用途概述•填写前的基本概念介绍•填写说明•填写注意事项2引例人力资源部门经理A与生产部门经理B的对话“我一直想不出你到底需要什么样的操作工人……我已经为你提供了四位面试候选人，他们好象都还满足工作说明中规定的要求，但你却一个也没有录用。”“什么工作说明……我关心的是找到一个能够胜任那项工作的人。但是你给我派来的人都无法胜任，而且，我从来就没有见过什么工作说明。”A递给B一份工作说明，并逐条解释给他听。他们发现要么是工作说明与实际工作不相符，要么就是工作说明规定以后，实际工作又有很大变化。例如工作说明中说明了需要有关老式钻床的使用经验，但实际中使用的是一种新型数控机床，需要工人掌握更多的知识。听了B对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后，然后说：“我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以他为指导，我们就能够找到适合这项工作的人。让我们今后工作加强联系，这种状况再也不会发生了。”ABA3工作分析是什么？对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程着眼于岗位及岗位要求；从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要的和有效的条件；对岗位的系统概括，并不针对目前岗位上的人概念过程输入过程输出关于特定工作、岗位的相关信息工作说明和工作规范。工作说明是关于工作职责、任务内容的详细描述；工作规范则是指工作须具备的知识、技能、能力及其他基本要求4为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（一）明晰工作职责及岗位划分确定工作要求员工录用与上岗的最低条件以建立适当的指导与培训内容为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派对工作的直接指导意义5为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（二）获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化对企业长远的意义6工作分析是岗位评价的基础工作工作分析岗位评价薪酬体系岗位评价的作用对工作进行科学定量测评，以相对价值表现岗位特征。使性质相同或相近的岗位有统一的评判和估价标准，便于比较岗位间价值的高低。为企业岗位归级列等奠定基础。为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据。工作分析是现代企业科学管理的基础工作，为进行科学合理的分工提供依据以岗位评价为依据，建立起一种公平合理的薪酬结构岗位评价结果是薪酬体系重要因素之一7有效的人力资源管理是在工作分析的基础上通过一系列相互关联的活动而实现的招聘培训考核薪酬激励人力资源规划工作分析8工作分析所获得信息的应用工作分析培训要求岗位评价以及岗位工资确定基础工作绩效评价招聘选拔依据工作说明工作规范9如何进行工作分析（一）：工作分析方法观察法资料分析法面谈法问卷调查法方法关键事件记录法实验法10工作分析方法：资料分析法概念充分利用现有的资料加以分析整理，形成工作描述和任职说明的方法做法如岗位责任制文本，工人的作业统计可以体现工作内容，人事部门的人事档案则可以体现任职者的基本素质优点可以充分降低工作分析的成本缺点因资料缺乏、陈旧等往往不能够满足工作分析的要求11工作分析方法：问卷调查法概念通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法做法管理职位描述问卷（MPDQ）、职位分析问卷法（PAQ）、任务详细目录法（TIQ）、体能分析问卷法（PAAQ）、调查表法等优点规范化、数据化，比较快捷经济，结果可以在各组织中进行比较，保证公平性缺点会由于员工表达能力不同而结果不同，有时描述不足，有时夸大其辞，也不易观察员工态度，问卷的设计也比较费工夫12工作分析方法：面谈法概念通过与员工和管理者的面谈交流，获得关于工作的信息的方法做法通常工作分析人员先与员工面谈，帮助员工描述他们的职责，再与管理者面谈，获得补充信息，并检验信息的准确性。面谈内容包括工作目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任优点可以了解对方的工作态度和动机，获得信息比较充分缺点面谈需要专门的技巧，工作分析人员一般要接受专门的训练，而且该法耗时很多13如何进行工作分析（三）：工作分析的工具—职位说明书概念职位说明书是工作分析的书面表达形式，其核心是工作分析工作分析中的职位说明书是人力资源管理体系中的基础系统在此基础上人力资源管理划分为招聘、培训、考核和薪酬四大环节，而这四个环节无一不与工作分析密切相关因此对职位说明书进行科学化、标准化和规范化管理是十分重要的14一、基本资料岗位名称所在部门直接上级直接下级所辖人数岗位定员填写人填写日期职位说明书内容—基本资料15二、工作描述本职概述职责表述职责所占工作时间比例工作任务权力工作协作关系职位说明书内容—工作描述16三、任职资格教育水平参考专业工作经验相关知识相关技能职位说明书内容—任职资格17四、工作环境使用工具/设备工作时间特征工作环境职务说明书内容—工作环境18–从招聘角度来说：如果某岗位缺人，该岗位所属部门就可以依该岗职务说明书到招聘部去要人，招聘人员并不是凭自己的好恶来招，而是依据该岗位职务说明书中的“任职资格”一栏要求进行筛选招到最合适的人选。这样可以避免由于人为因素而造成的不规范，而使招聘来的人员并不能胜任该岗，而且这也有效杜绝招聘中的舞弊行为，做到“因岗设人，因职设人”，从而大大提高工作效率。–从工作分配的角度说：岗位职务说明书应该是上级安排工作的主要依据。管理层应对部门内员工所从事的岗位有充分的认识，什么岗位负责什么工作并不是完全凭管理层主观的想法，而是依据该岗位的职务说明书进行合情合理的分配工作任务。–从考核的角度来说：岗位职务说明书是确定员工考核范围的主要依据。从职务说明书的工作内容、工作目标和要求对每位员工进行考核，考核范围应仅限于职务说明书中所列的工作内容和职责，对其所在岗位应做的工作中所表现的绩效、态度、能力进行考核，对于不属于本岗位职责的由于其他原因本人作了这件事，不应列入对其业绩的考核范围。否则会造成“种了他人的田，荒了自己的地”这并不是企业所追求的目标。职位说明书作用一19–从薪资、福利角度来说：岗位职务说明书应是员工薪资标准的基础。公司应根据不同的岗位，所从事的工作难易程度进行评价，对不同岗位确定一个基本职务工资，在此岗位的所有员工职务工资应是相同的，不同的只是他们的基础工资、工龄工资、津贴等等其他的部分。确定这一标准应依据职务说明书中所反映的工作内容，通过职位评定专家小组进行评定确定这个标准。–从员工个人角度来说：职务说明书规定了员工的主要工作内容，什么是我该做，什么是我负责的什么是我协助的？我应具有什么样的特殊能力？我要在那些方面提高？我还应具体什么样的知识？等等，员工会自觉的向公司所要求的方向努力的。–从员工职业发展规划来说：职务说明书还具有给出员工未来职业发展方向。比如员工可以认识到目前所在的岗位，上级岗位是什么，这一方向最高能做到什么，需要什么任职资格，我还欠缺什么、我有什么优势，我如何通过努力获得提升等等。职位说明书作用二20填写前的基本概念介绍要素，是指工作活动中不便再继续分解的最小单位。例如速记人员速记时，能正确书写各种速记符号；锯木工锯木头前，从工具箱中拿出一把锯子。任务，是为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如，管理一项计算机项目、打字，从卡车上卸货等等，都是不同的任务。职责，是指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合。例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职责由下列任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等四个任务。职位，是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。例如，办公室主任，同时担负单位人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。职业，是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如，会计、工程师等。职系，由两个或两个以上的工作组成，是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同，但工作性质充分相似的所有职位集合。例如销售工作和财会工作是不同职系。职系与工作族同义。职级，是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合。职等，是指不同职系之间，职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。职业生涯，是指一个人在某工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。21填写说明一基本资料•岗位名称：填写你所在岗位位的名称全称，如：人力资源部部长岗、资产管理岗•所在部门：填写你所在部门的全称，如：人力资源部、财务部•直接上级：填写直接领导岗位名称，有几个直接领导就填几个，有行政和技术两个领导的，就填两个，(如：党委副书记、财务部部长)•直接下级：填写直接下级岗位名称，如XX部长的直接下级是XX科长，XX科长的直接下级是XX岗，XX部长的直接下级不包括XX科长分管的人员•所辖人数：填写直接下级的数量•岗位定员：填现在本岗的实际人数(如：一线生产岗按班次乘以每班本岗人数)•填写人姓名：填上填表人姓名，直接主管领导在审核内容无错误后，也在此签字•填写日期：填上填表日期22填写说明—职责描述一•本职概述：在此处用一句话概括本岗位的工作。如财务副总经理：协助总经理工作，分管公司整体财务规划、财务管理、成本管理、会计核算、资金总体调度、整体信息化建设以及审计工作•职责与工作任务：此处不用填写•职责表述：在此处填写工作职责。详尽标准以未从事过本岗位工作的人员可正确理解本岗位全部工作内容为准。如：领导分管部门制订公司有关管理制度，并组织执行职责按照领导、负责、协助、参与等顺序归纳职责表述按工作内容、作业过程、工作对象归纳工作内容(如：负责会议组织工作、负责文件收发…)作业过程(如：负责氮化管生产准备工作工作对象(如：组织或人、财、物、信息…)归纳为3至10条，如果10条还不能说清也可以再多填，表格不足可自行加页，把岗位中最重要职责作为“职责一”排在前面，相同重要时，按工作时间百分比从大到小顺序排列•工作时间百分比：填写本项职责占本岗位全部职责工作时间的百分比。•工作任务：在此处填写职责中的每一步骤的任务。例如：–职责是负责会议组织工作。则任务可以写：协助会议发起者确定会议议题人员时间地点；负责通知参会人员并督促按时到场；负责联系会议场所并布置会场；负责安排会议文秘工作…；23填写说明—职责描述二•权力：在后续空格内填写每项职责对应该的权力，权力归纳方法如下：权力对象：人：聘用解聘权、指挥权、指导权、考核权、奖罚权、晋升权、工资调整权财：批准权、审核权物：使用权(操作权)、维护权、处置权、信息：收集权、发布权、核对权制度：制定权、拟定权工作任务(流程)：执行权、控制权、监督权、检查权等权力范围：本公司、本部门、其他部门、本岗位、本任务等权力等级：决定权、建议权等权力实现的方式：执行权、提名权等•工作协作关系：此处不用填写内部协调关系：上级、同级、下级岗位外部协调关系：填写公司外部协调单位，如：工商局、税务局、外经贸、协会、社会团体、企业、个人等24填写说明—任职资格•任职资格：此处不用填写•教育水平：填写可满足本岗位工作要求的最低学历要求，如：小学、初中、技校、中专、职业高中、高中、大专、本科、硕士、博士等•专业：填写可满足本岗位工作要求所需学习的专业，如：化工、机械、电子、经济、管理、营销、无特别要求等•工作经验：填写可满足本岗位工作要求所需工作经验，如：几年工作经验、几年相关专业工作经验、几年管理工作经验、无特别要求等•相关知识：为了圆满完成某项工作，工作人