一般酒店业务流程

酒店一般业务介绍1.概述此文档主要总结了首旅集团下属的五星酒店的业务流程。目的是使读者了解酒店业后台的基本业务流程，给了解酒店进销存软件其辅助性作用。2.酒店物资管理组织结构通过调研发现，三家饭店的组织机构大体相同。其中比较突出的是建国饭店的采购部是与财务部平行的。国际饭店：财务部总监/副总监采购部经理助理验收部经理领班仓管部经理成本部经理帐务组经理采购员验货员录入员保管员餐饮成本核算员固定资产核算员其他成本核算员总帐应收应付长富宫饭店：财务部总监/副总监信贷/应收采购部经理总帐应付成本库管现金出纳银行出纳收货采购员共4人，分别是食品2人，工程1人，物品1人。附加文员1人久其内训文档第1页共31页仓库分工程库、食品库、物资库共4人，收货部2人轮流建国饭店：财务部总监/副总监采购部总监助理财务经理助理总账仓管部主管成本部应收/信贷应付主管收款总出纳班长电脑主管物品采购食品采购保管员售货员记账员餐饮成本成本会计信贷经理应收经理收入核算员核算会计资产核算外币夜审员工3.分类业务流程酒店物资主要分为三类：库存物资、一般物资（非库存）、生鲜食品。这三类物质的管理流程不尽相同，因此在这里分别描述。3.1库存物资管理业务流程3.1.1补充库存申请及审批申购主执行人库管员确定存货量判断补充数量填“仓库补充库存申请表”交库房经理审批将审批后的申请表交采购部主执行人：库管员其它执行人：库房经理流程说明：1.库管员根据目测或库存卡片来确定需要补充物品的种类和数量2.库管员填写《仓库补充库存申请表》，只填写物品品种与数量3.库管员将《仓库补充库存申请表》提交给库房经理审批。无审批不通过情况。4.库管员将审批后的《仓库补充库存申请表》提交给采购部，一联自己留存久其内训文档第2页共31页相关单据：《仓库补充库存申请表》3.1.2库存采购流程图：采购主执行人采购员接收库房申请表根据订货合同确填“仓库补充采送采购经理和财定供应商及价格购申请表”务经理审批通知供应商送货1联送收货部主执行人：采购部人员其它执行人：采购部经理、财务经理流程说明：1.接受库房经理审批后的《仓库补充库存申请表》2.选择供应商并且确定物品价格3.填写《仓库补充采购申请表》，4.将确定供应商与价格的《仓库补充采购申请表》交领导审批1)采购部经理审核已经确定供应商和物品价格的《仓库补充采购申请表》（审批单价与供应商）2)财务部经理、财务部长、总经理分别审批《仓库补充采购申请表》（审批金额）。无金额与审批流程有关的情况。5.《仓库补充采购申请表》经过审核后，采购员通知供应商送货6.将《仓库补充采购申请表》送财务、收货、库房各一联，采购部留存一联久其内训文档第3页共31页相关单据：《仓库补充采购申请表》3.1.3验收货物流程图：验收主执行人验收员：接收仓库补充申请表接收供应商货物确认货物数量及质量填写“收货验货单”供应商收、货部各一份填写“每日收货报告”物品入库送“每日收货报告”到库房主执行人：验收员其它执行人：供应商流程说明：1.验收员收到采购部的《仓库补充采购申请表》2.验收员根据《仓库补充采购申请表》验收到货物品的数量和质量3.填写《收货验货单》，一联供应商，一联收货部，（分别按照不同供应商、不同库房填写每张收货验货单，填写实际收到物品的名称、数量、单价）收货价格不能高于订单价格。如果送货质量不符，换货。数量不符，按当时数量签收4.验收员根据《收货验货单》填写《每日收货报表》（一式四联，财务、收货、部门、采购）5.物品入库，送“每日收货报告”到库房相关单据：《收货验货单》、《每日收货报表》久其内训文档第4页共31页3.1.4入库流程图：久其内训文档第5页共31页入库主执行人库管：记库管存货账，无误后签字确认核对物品数量和质量退给收货部通，知供应商换货采购部经理审批“每日收货报表”后，2联送财务，一联库房，一联采购接收“每日收货报表”及物品主执行人：库房人员其它执行人：流程说明：1.接受验货部的《每日收货报表》2.库房人员根据收货部的《每日收货报表》，核对入库物品的品种、数量、质量，3.库房人员核对无误后，签字确认，然后登记库存账（登记流水账，登记物品的名称、时间、入库数量、结存数）如果入库时，库房人员发现入库物品有问题，将物品退回收货部与供应商联系换货4.“每日收货报表”经过采购部经理签字后，2联附有“收货验货单”的“每日收货报表”送财务，一联采购部，一联库房3.1.5库存采购核算流程图：记账主执行人会计接收“每日收货报表”2联返还1联“每日收货报表”给收货部确认盖章记应付现付主执行人：会计其它执行人：流程说明：1.财务人员收到收货部传来的两联附《收货验货单》的《每日收货报表》，2.财务人员确认两张单据上物品名称和数量、金额后盖章3.一联记账1)如果货款已付：借：库存商品、原材料等贷：现金（或银行存款）2)如果货款未付：借：或库存商品、原材料等贷：应付账款4.一联盖章后返回收货部。久其内训文档第6页共31页3.1.6库存应付结算主执行人：应付会计其它执行人：流程说明：1.供应商拿“收货验货单”和发票与财务收货报表核对，确认付款金额2.财务部根据每张“每日收货报表”与供应商结算，账期一般为三个月。1)付款时，作分录借：应付账款，贷：银行存款（或现金）注释：无拆单结算3.1.7物品领用流程图：申领主执行人各部门员工：填写“仓库提货单”确认需求量部门经理审批交仓库管理员库房经理审批领用人提货领用人、发货人签字送财务一联留存一联库房人员登记库存账主执行人：各部门员工其它执行人：部门经理、库管员、库房经理流程说明：1.各部门员工确定所需物品和数量2.填写仓库提货单（有三种：《物品申领单》、《食物仓库提货单》、《酒类货仓申请表》），只填数量，单价为当时选定计价方法计算出的单价3.部门经理审批本部门人员填写的申领单。4.部门经理审批后的申领单传递到库房，库房主管审批申领单（不同的部门允许领用的物品不同）5.库房人员检查审批人签字是否有效，领用人提货6.领用人、发货人在申领单上签字7.签字后的申领单一式三联，一联交财务，一联交使用部门，一联留存8.库房人员根据出库单填库存账（出库货物、出库时间、出库数量）相关单据：《物品申领单》《食物仓库提货单》《酒类货仓申请表》久其内训文档第7页共31页一式三联，一联财务、一联库房、一联存根一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人久其内训文档第8页共31页一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人3.1.8领用核算流程图：记账主执行人：会计根据领用部门计成本接收仓库提货单确认盖章主执行人：会计其它执行人：流程说明：1.财务部收到库房传来的仓库提货单，财务人员根据提货单的金额记账，归入领用部门的成本或费用。1)如果领用物品归入相关的费用，借：管理费用（或营业费用）贷：原材料（或库存商品、等）2)如果领用的物品归入在建工程，借：在建工程贷：原材料（或库存商品、等）3)如果领用的物品归入相应的成本，借：主营业务成本贷：原材料（或库存商品、等）3.1.9库存盘点流程图：久其内训文档第9页共31页盘点主执行人库管人员财务部确认盘点前所有原始单据记账与财务部门核对库存账与财务账清点库房存货数量盘点数与帐面数核对确认盈亏数量盘点单传财务主执行人：库房人员其他执行人：流程说明：1.财务部确定盘点前所有的单据已记账（财务上记帐，记库存的数量与金额）2.库房人员与财务部门核对库存账与财务帐3.库管人员清点库存数量，填写盘点单，盘点数与账面数核对，确认盈亏数量4.盘点单传到财务部3.1.10盘点核算流程图：记账主执行人：会计根据情况记管理费用、营业外收入和其他应收接收仓库盘点单确认盖章主执行人：会计其它执行人：流程说明：1.会计收到仓库盘点单据2.分析盘盈盘亏原因，领导批准后，根据会计制度记账3.如果盘存金额逾账面金额不一致，作凭证。1)盘盈：借：库存商品（或、物料用品、包装物等）贷：待处理财产损益—待处理流动资产损溢按规定手续报经批准后借：待处理财产损益—待处理流动资产损溢贷：管理费用2)盘亏：久其内训文档第10页共31页借：待处理财产损益—待处理流动资产损溢贷：库存商品（或、物料用品、包装物等）对于盘亏的存货应根据盘亏的原因，分别进行转账A.属于定额内的损耗以及日常收发计量差错，待批准后转作管理费用。借：管理费用贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢B.对于应由过失人赔偿损失的，作如下分录:借：其它应收款贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢C.对自然灾害等不可抗拒的原因而造成的存货损失，作如下分录：借：营业外支出—非常损失贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢D.对于无法收回的其他损失，经批准后记入“管理费用”科目，分录如下：借：管理费用：贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢3.1.11供应商管理1.由于压缩库存量，降低成本，除长期供应商由于转行等原因，不再能够供应物品时，客户才会考虑更换供应商，而且由于库存物资少，一般不会有时间去考察供应商，而是联系业界有质量保证的其他物品供应商。酒店一般只保存供应商的三证的基本信息。至于物品质量问题考核、送货不及时等供应商考察信息在酒店的买方市场中没有出现。3.1.12价格管理1.库存物资与供应商不签合同协议，多数物品供货单价不经常变动。如有根据市场情况变动价格，供应商与采购部口头协商，改变货架卡上金额即可。货架卡如图：每张货架卡只填写一种单品的出入库情况日期提货单、收货单号码出入库数量单价结存发货备注3.2一般物资（非库存）3.2.1购物申购流程图：久其内训文档第11页共31页申购主执行人各部门人员确定要购买物品和数量填写“购物申请表”交部门经理审批交库房经理审批将审批后的申请表交采购部主执行人：各部门人员其它执行人：部门经理、库房经理流程说明：1.各部门使用人员通过经验判断自己所需要的物品是非库存物资2.各部门使用人员填写《购物申请表》3.填写完毕的《购物申请表》交部门经理审批4.部门经理审批本部门人员填写的《购物申请表》5.部门员工将审批后的《购物申请表》传递到采购部。相关单据：《购物申请表》一式四联，一联财务、一联收货、一联采购、一联使用部门3.2.2物资采购流程图：久其内训文档第12页共31页采购主执行人采购员500元以下采购经理财务经理总会审批接收部门购物申请表寻价采购经理财务经理总会副总经理常务500元以上副总经理总经理审批通知供应商送货1联送收货部主执行人：采购员其它执行人：采购经理、财务经理、总会计师、副总经理、常务副总经理、总经理流程说明：1.采购员收到部门经理审批后的《购物申请表》2.采购员对供应商询价，确定所购买物品的价格，填写《购物申请表》1)交领导审批500元以下，由采购部经理、财务经理、总会计师分别审批（审批购买物品的数量与单价）2)500元以上，还要经过副总经理、常务副总经理、总经理的分别审核。（审核购买物品的数量与单价）3.《购物申请表》经过审核后，通知供应商送货4.同时送收货部、财务、使用部门各一联，本部门留存一联国际饭店采购部询价之后要再返回申购部门，由部门经理再次审批。3.2.3验收货物流程图：验收主执行人验收员：接收采购部“购物申请表”接收供应商货物同使用部门共同确认货物数量及质量填写“收货验货单”供应商收、货部各一份填写“每日收货报告”领用部门取走物品，并且签字确认送财务2联采、购1联，领用部门1联主执行人：验收员其它执行人：流程说明：1.验收员收到采购部的《购物申请表》2.验收员同使用部门根据《购物申请表》共同验收到货物品的数量和质量，3.填写《收货验收单》，一联供应商，一联收货部（分别按照不同供应商、不同部门来填写每账收货验货单，填写物品名称、数量、单价）4.验收员根据《收货验货单》填写《每日收货报表》（一式四联，财务、收货、使用部门、采购）5.使用部门取走采购物品，在《每日收货报告》上签字确认6.采购部经理审批《购物申请单》后，将附有《收货验货单》的《每日收货报表》两联交由财务部，一联交采购、一联交使用部门，久其内训文档第13页共31页相关单据：《收货验货单》、《每日收货报表》久