工作分析与职务说明书

工作分析与职务说明书广东南方集团李静2004-03-01管理人员培训教材之十二培人训事教助材理写在前面各位助理，大家好！两年前，在各位的共同努力下，我们在短期内便完成了公司138个岗位的职务说明书。正因为当时时间短，任务重，职务说明书在使用的两年中，我们不断发现很多不符合项，因此，现在，我们计划再用两个月时间进一步完善。下面，我讲一些具体的操作方法和基本要求，请大家遵照执行。第一章工作分析工作分析，是指根据工作内容，分析工作的性质、繁简难易、责任重轻，执行工作应具备的学识技能与经验，进而制定担任工作所必需的资格和条件。在瞬息万变的工作环境中，一个适当的工作分析体系是至关重要的。新的工作不断产生，旧的工作要重新设计和改进。参考一份几年前所做的工作分析可能会得到不够确切的数据资料。但重要的是，工作分析可帮助组织察觉环境正发生变化这一事实。（1）工作分析的意义来自工作分析中的数据实际上对人力资源管理的每一方面都有影响。工作分析资料的主要作用是在人力资源计划方面。如果我们仅认识到一个公司将需要1000名新员工生产产品或提供服务以满足销售需要是远远不够的，我们还应知道，每项工作都需要不同的知识、技能和能力。显然，有效的人力资源规划必须考虑到这些工作要求。工作分析如果招聘者不清楚胜任某项工作所必须的资格，那么员工的招聘和选择将会漫无目的。如果缺少适时的工作说明和工作规范，就会在没有一个清楚的指导性文件的情况下去盲目招聘、选择员工，而这样做的结果将会导致人力资源的浪费与员工的大规模流失。同时，工作规范中的信息在确定人力资源开发需求方面常常是很重要的。如果工作分析指出某项工作需要特殊的知识、技能或能力，而在该职位上的人又不具备所要求的条件，那么培训和开发可能就是必要的了。工作分析在报酬方面，我们在用岗位薪资体现某项工作的价值之前，必须了解其自身的相对价值。相对来说，岗位职责越重要，我们就越有理由要求求职者具有更多的知识、技能和能力。工作分析信息对员工和劳动关系也很重要。当考虑对员工进行提升、调动或降职的问题时，工作说明提供了一个比较员工才干的标准，通过工作分析获得的信息经常能导致更为客观的人力资源管理决策。（2）工作分析的目的通常情况下，工作分析的目的是为了解决以下6个重要的问题：（1）员工应完成什么样的体力和脑力活动？（2）工作将在什么时候完成？（3）工作将在哪里完成？（4）员工如何完成此项工作？（5）为什么要完成此项工作？（6）完成工作需要哪些条件？工作分析给出了一项工作的职责、与其他工作的关系、所需知识和技能以及完成这项工作所需的工作条件。（3）工作分析的作用工作分析是企业进行招聘、晋升和业绩考核、培训工作的基础，因此，它对企业有效地进行人力资源的开发与利用有着非常重要的作用：1、它为企业编制定员提供了科学的依据。有了工作分析作为基础，企业管理人员就可以明确什么地方需要什么样的人，需要多少人。这就为企业合理配备人力，协调班组及部门之间的关系，最终达到人员的优化组合打下基础。工作分析2、它为企业聘用和考核员工提供了客观标准。企业在招聘员工时，可根据工作分析中所列示的完成工作所需要的技巧、知识和能力，对备选人员进行考核，在录用时可以减少主观成分，为职位申请人创造了一个公平竞争的环境。员工也可以根据不同岗位的要求找到适合自己的位置，使每个人都能充分施展其才华。同时，工作分析明确规定了各项工作的责、权、利，使考核工作更具体、合理、准确和客观，可减少员工的不满情绪，促使其提高工作效率。工作分析3、它为确定员工的工资待遇和进行培训提供了客观依据。由于工作分析明确了每项工作的内容、技术要求、所需知识、能力、责任等，从而知道完成该项工作需要的技术等级，责任大小，甚至所花的时间等，这就为企业合理、准确地确定员工的工资待遇提供了客观的依据。同时，工作分析中要求员工掌握的知识技能，也就是企业对员工进行培训的主要内容和任务。工作分析4、有利于员工明确努力方向，改善企业内部的人际关系由于工作任务是高层管理者设定的，而工作分析则清楚地表明了高层管理者认定的重要事项或方向，这样就会给员工明确暗示，什么最重要，何处需要努力。同时工作分析使员工的工作具体明确，职责分明，考核、奖惩、晋升有了科学的标准和依据，从而大大减少了企业员工之间，员工与各部门之间的矛盾和纠纷，改善了企业内部的人际关系，增强了企业的凝聚力。（4）工作分析与工作评价工作评价是把岗位工作根据其难易程度等因素评定等级，作为认定人员所需资格和支付薪水高低的依据。常用的有下列几种方法：1.排列定等法。是把各种工作就其工作说明表的叙述，作等级高低的排列，程度高的排列在上，程度低的排列在下，程度相等的并列，经排列后，可整理出高低前后顺序，每一序次为一个职等。这种方法的优点是简便易行，缺点是不够可靠，而且在排列时，对工作只作程度等级的区别，而未作性质的区别，因而效果不大。工作分析2、因素分类法运用这种方法的要点有三个：（1）选用若干因素（称分类因素）作为衡量职责程度的依据；（2）建立认定性质区分和程度区分的标准（称分类标准）；（3）把分类的工作说明表与既定标准相比较，以决定其所属性质和程度。工作分析3、因素评分法因素评分法有四个要点：（1）选用若干评分因素作为衡量程度高低的依据；（2)评分标准表，作为评定程度高低的标准；（3）把工作说明表的内容和既定因素评分标准表相比较，按因素依次评定分数并算出总分；（4）制定分数与职等换算表，根据工作所得评分换算为职等。（5）工作分析的内容工作分析的内容包括工作分析要素、工作说明、工作规范等三个部分，下面分别阐述。1、工作分析要素。要进行工作分析，首先必须弄清该项工作有哪些要素构成？具体含义是什么？一般来说，工作分析包含的要素有七个：（1）什么职位。工作分析首先要确定工作名称、职位。即在调查的基础上，根据工作性质、工作繁简难易、责任大小及资格等四个方面，确定各项工作名称，并进行归类。工作分析（2）做什么。即应具体描述工作者所做的工作内容，在描述时应使用动词，如包装、装载、刨、磨、检测、修理等等。（3）如何做。即根据工作内容和性质，确定完成该项工作的方法与步骤，这是决定工作完成效果的关键。（4）为何做。即要说明工作的性质和重要性。（5）何时完成。即完成工作的具体时间。工作分析（6）为谁做。即该项工作的隶属关系，明确前后工作之间的联系及职责要求。（7）需要何种技能。即完成该项工作所需要的工作技能。如口头沟通技能、迅速计算技能、组织分析技能、联络技能等等。工作分析2、工作说明。工作说明是有关工作范围、任务、责任、方法、技能、、工作环境、工作联系及所需要人员种类的详细描述。它的主要功能有：让员工了解工作的大致情况；建立了工作程序和工作标准；阐明了工作任务、责任与职权；有助于员工的聘用与考核、培训等。编写工作说明时要注意：(1)描述要具体化而非抽象化。(2)描述的句子要简明，内容不要过于繁杂，最好不超过三页。(3)使用技术性术语时加以解释。工作分析3、工作规范。为了使员工更详细地了解其工作的内容和要求，以便能顺利地进行工作，在实际工作中还需要比工作说明书更加详细的文字说明，规定执行一项工作的各项任务、程序以及所需的具体技能、知识及其他条件。为此，企业在工作分析的基础上，可设立“工作规范书”或将此项内容包括在工作手册、工作指南、作业指导书等之中。所谓工作规范就是指完成一项工作所需的技能、知识以及职责、程序的具体说明，它是工作分析结果的一个组成部分。（6）实施工作分析的程序与方法1、情报收集收集情报首先要确定收集哪些情报。一般来说，工作分析应取得的情报类型如下：(1)工作活动——岗位导向（完成什么，如何完成，为何要完成，何时完成）；——工作活动或程序；——活动记录;——个人责任和义务。工作分析（2)员工导向活动——工作中表现出来的人的行为（感觉、物理动作、信息交流）;——基本的情感；——个人工作要求（精力花费）。(3)机器、工具、设备和使用的工作辅助材料工作分析(4)与工作有关的显性或隐性的东西：——程序运行所需的物质资料；——生产的产品；——生产所需的知识;——工作提供的劳务。(5)工作表现：——工作测量（所花时间）；——工作标准；——误差分析；——其他方面。工作分析(6)工作背景——物质的工作条件；——工程日程安排；——组织背景；——社会背景；——刺激（金钱的和非金钱的）。(7)个人要求——与工作有关的知识、技能：教育、培训、工作经验等；——个人态度：志向、身体特征、个性、兴趣等。工作分析2、确定情报的内容后，就要确定由谁来收集情报一般来说，由人力资源部门的管理人员（人事专员或助理）在各级基层管理人员的协助下，共同负责情报的收集，同时，由任职者提供岗位情报。接着，就要确定收集情报的方法，一般情况下，岗位情报的收集方法有5种：工作分析（1)面谈法。即通过与在岗人员会谈或召开岗位分析讨论会来收集情报。（2）观察法。即由岗位分析者直接观察从业人员的工作收集情报的方法。（3)问卷法。即用事先设计好的问卷，由在岗者或监督者或分析者填写的方法。（4）自我记入法。即由在本岗者本人记入调查表的方法。（5)实验法。根据动作研究和时间研究，使用记时表、胶卷等技术装置进行实验分析的方法。工作分析3、确定工作性质按照工作内容及完成工作所需要的知识、技能、经验，分析工作性质，确定各种岗位名称。4、确定工作内容和程序即分析各项工作的具体内容，完成该项工作的程序和方法及所需要的设备、工具等，从中可以看出不同工作的繁简难易程度，并依据不同程度区分为若干层次。工作分析5.明确工作职责根据某项工作的内容和程序，协调和管理下属的人数、工作的重要程度及对组织的影响，确定该项工作的责任大小和主要职责。6.明确完成工作的学识、技能和经验等个人特征即按照某项工作的性质、内容、职责来确定完成该项工作所需要的知识、技能、经验和个人特征等。第二章职务说明书制定职务说明书是人事助理的主要工作之一。职务说明书是用文件形式来表达的职务分析的结果，基本内容包括工作描述和任职者资格说明。工作描述一般用来表达工作内容、任务、职责、环境等，而任职者资格说明则用来表达任职者所需的资格要求，如技能、学历、训练、经验、体能等。职务说明书主要由基本资料、工作描述、任职资格说明、工作环境四大部分组成：（1）基本资料①职务名称；②直接上级职位；③所属部门；④工资等级；⑤工资水平；⑥所辖人员；⑦定员人数；⑧工作性质。（2）工作描述①工作概要。用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任。②工作内容。a.各工作活动基本内容；b.各活动内容占工作时间的百分比；c.权限；d.执行依据；e.其他。③工作职责。逐项列出任职者的工作职责范围。④工作结果。说明任职者执行工作应产生的结果，能量化的指标一定要量化。职务说明书⑤工作关系。包括：a.工作受谁监督；b.工作的下属；c.职位的晋升、转换关系；d.常与哪些职位发生联系。⑥工作人员运用的设备和信息说明。主要指所使用的设备名称和信息资料的形式。（3）任职资格说明主要包括九个方面：a.所需最低学历；b.培训的内容和时间;c.从事本岗位工作以及相关工作的年限和经验；d.一般能力；e.兴趣爱好；f.个性特征；g.职位所需的性别、年龄规定；h.体能要求；i.其他特殊要求。（4）工作环境①工作场所。指在室内、室外还是其他特殊场所。②工作环境的危险性说明。指危险存在的概率大小、对人员可能造成伤害的程度、具体部位、已发生的记录、危险性造成原因等。③职业病。即从事本工作可能患上的职业病的性质说明及轻重程度表述。职务说明书④工作时间要求，如正常工作时间、额外加班时间的估计等。⑤工作的均衡性，工作是否存在忙闲不均的现象及发生的频率。⑥工作环境的舒适程度。是否在恶劣的环境下工作，工作环境给人带来的愉快感如何。注意事项（1）职务说明书的内容可依据职务分析的目标加以调整，内容可简可繁。（2）职务说明书可以用表格形式表示，也可采用叙述型。但一般都应加注职务分析人员的姓名、人数栏目。以上是我们进行工作分析的方法和工作说明书应包括的内容，请各位助理按