工作分析与胜任特征评估

工作分析与胜任特征评估中国四达人力资源基础服务专家第一节工作分析一、工作分析定义采用一定的方法（访谈法、问卷法等）对组织内特定职位进行分析，确定该职位的主要信息（职位目的、职位关系、职位责任、工作环境、素质要求等）的过程工作分析的六个导向回答工作做什么，称为任务导向分析；回答工作要如何做，称为行为导向分析；回答任职条件是什么，称为个人导向分析；回答工作绩效是什么，称为目标导向分析；回答工作环境是什么，称为条件导向分析；回答工作责任是什么，称为责任导向分析。职位基本信息职位分析的基本信息职位名称职位代码所在部门直接上级的职位名称工作地点现任任职者的姓名该职位的职位等级该职位的薪点范围职位分析的时间职位说明书的有效期职位分析员人名或代码常见的工作标识一、工作标识常见的工作标识职位名称指公司内部的工作岗位头衔.它应该能反映此职位的主要功能。如会计，销售经理。部门名称指各部门，办公室。例如，人事部、财务部、维修部，如果是分公司，请注明名称后，再同时写明部门名称。分支部门指各职能，各大部门下属的分支机构或部门。如果没有，该栏目可以省略。常见的工作标识直接主管直接上级主管的工作头衔.直接主管签字和任职人签字在职位说明书编制完成之后，或新的任职者就任之前，直接主管将说明书交给下属，双方签字确认。职位说明书撰写/修改人姓名职位说明书撰写/修改日期一、基本信息职位名称招聘配置主管所在部门人力资源部目前任职者黄谦职位等级高级主管级工作代码H0001工作地点3M公司总部职位分析员中南林业科技大学人力资源管理教研室分析时间2006年9月某公司职位说明书工作标识示例二、工作概要请使用一两句简捷概括的话，准确说明该岗位存在的原因是什么。通常情况下一两句话就足以说明，除非该岗位是由一个任职人同时完成着两个或更多的不同的工作。此部分的撰写目的主要是从公司整体的角度看待该岗位的总体重要性，或者是该岗位对公司业务的独特贡献。工作依据工作行动工作对象工作目的根据公司的销售战略，利用和调动销售资源，管理销售过程、销售组织、关系，开拓和维护市场，以促进公司经营目标和销售目标的实现销售部经理二、工作概要完备性：它表达了该职位所要取得的所有关键成果。成果导向：它是成果为导向，而非以过程为导向。即它要表达的是该职位要完成什么工作，以及为什么要完成这些工作，而非如何完成这些工作。稳定性：工作职责仅仅包含该职位的稳定性的工作内容，而不包含上级那些临时授予的、动态性的工作内容。独立性：每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。系统性：同一职位的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。工作职责的基本特征三、工作职责正向目标反向目标支持目标确保……保证……促进……提高……提升……完善……防止……避免……防范……致使……作为……供……支持……提供……利于……帮助……实现……控制……表达目标的常用词1、对计划、制度、方案、文件等编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见2、针对信息、资料调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理3、某项工作(上级)主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估4、思考行为研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划、5、直接行动组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、6、上级行为许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定7、管理行为达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督8、专家行为分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价9、下级行为检查、核对、收集、获得、提交、制作10、其他维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、概念化、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用职责描述的常用动词1、必须采用“动词+名词+目标”或者“工作依据＋动词＋名词＋目标”的书写格式；2、必须尽量避免采用模糊性的动词，如“负责”、“管理”、“领导”等；3、必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；4、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，尤其要尽量避免采用管理学专业的冷僻术语。如确实有采用术语的必要，须在职位说明书的附件中予以解释；5、当其存在着多个行动和多个对象时，如会在行动动词和对象之间的关系引起歧义，需要进行分别表述。职责描述的书写规则X负责预算工作……X负责培训工作…...X负责仓库保管工作……典型错误一X管理MIS系统X管理内部银行的运作…...X管理人事配置工作……X领导公司的企业文化建设工作X领导组织的薪酬与福利管理工作X领导公司的对外宣传工作典型错误二典型错误三X无条件完成领导交办的其他工作典型错误四职责描述的典型错误工作的目的成果领域A成果领域B成果领域C成果领域D职责目标a职责目标b职责目标c职责目标d行动行动行动行动第一步第二步第三步第四步第五步基于战略的职责分解步骤关键成果领域所要达成的目标部门预算确保部门预算与组织的战略与整体预算保持一致。人力计划确保人力资源计划与战略、组织结构保持一致。招聘录用提高招聘工作的效果与效率，并确保空岗的关键职位的能够及时得到高质量的人员补充。人力配置提高组织内各部门、各职位的人事匹配。培训开发提高培训组织的效果与效率。薪酬管理确保组织能够有效的吸引、激励和保留人才。绩效管理保证绩效管理循环的正常运行。员工关系避免员工不满与劳动纠纷的发生。人力资源经理成果目标示例流程型并列型网络型混合型职位目标类型图示职责与职责之间相互并列，不存在顺承关系。上一职责的工作成果构成下一职责完成的工作输入。存在这某一核心职责，其它职责彼此并列，其成果成为该核心职责的工作输入上述几种类型的混合体。应用范围最广。逻辑关系职责内在关系的四种类型1、收集、整理、分析主要政府政策及相关市场信息，编辑信息简报，建立顺畅的信息渠道，为领导进行战略决策提供依据。2、与业主沟通，收集业主项目招标意向、资质、标底等信息，融洽客户关系、掌握客户资源，以确保公司的项目投标的成功率。3、拟制项目整体的策划方案并根据项目所处的不同阶段草拟和执行策划建议书，以实现对项目前期实施过程的具体细节进行预测和有效的监控4、依据公司对项目标书的具体要求和业主的实际情况，参与制作标书，确保标书的新颖性、实用性和成功率。5、投标结束后，牵头汇总具体投标项目的投标总结和归档，并逐渐建立客户及竞争对手档案，为下次竟标提供相关信息。6、项目中期，与业主联系，获取业主对项目施工的意见反馈，以利于树立公司的良好形象和业主的二次开发。前期调研阶段投标与竞标阶段项目计划阶段项目计划阶段投标结束总结阶段项目执行阶段流程型职责示例——某公司的市场部经理1)提供本院教授级以上人员的用车服务。2)提供财务用车、行政用车、外事用车服务。3)到校后勤处联系车队。公务用车服务1)提供来访者在出发地与学校之间的往返用车服务。2)根据来访者需要，协助安排来客食宿接待学院来客1)了解行政人员对办公用品的需求。2)在金额规定范围内，采购优质适用的办公用品。3)协助教务秘书选购相关教材，并提供运输。4)到劳动部、劳动协会、教育部等有关机构取送文件和办理相关手续。行政服务工作1)采购固定资产2)登记固定资产卡片。3)报上级复批。4)日常维护固定资产。5)年底核查、清算固定资产。固定资产管理工作基本职责并列型职责示例——某高校院系办公室主任收集行业信息，分析行业的发展趋势收集竞争对手的信息，监控竞争对手的动态与竞争策略收集并传达国家的产业政策与宏观经济信息，并分析其对本行业和本公司的战略影响分析组织内部的战略资源，发现组织的优势与劣势起草公司的长期、中期战略规划与公司的年度经营计划分析组织内部的战略变革因素，并形成对变革支持与阻力的判断网络型职责示例——某公司的战略分析高级主管1)关键性：即业绩标准变量对该职责的最终完成效果的影响程度。影响程度越大，则该业绩变量越可取。因此，最终结果标准比从关键控制点中寻找出来的过程性标准更好。2)可操作性：即业绩标准是否可以转化为实际能够衡量的指标。包括是否可以收集到准确的数据或者事实来作为考核该标准的依据；是否可以量化，如果不能量化，则是否可以细化，以避免单纯凭感觉打分的现象发生。3)可控性：即该业绩变量受到任职者的工作行为的影响有多大，是更多受到任职者的控制，还是受到外部环境的控制。一般认为，如果任职者对该业绩变量的控制程度小于70%，则认为该变量必须舍弃。4)上级职位的认可：业绩变量的选取还必须得到该职位的上级的认可。四、业绩标准业绩变量的筛选标准五、工作联系下属人数指可以支配和管理的人数。是直接管理和间接管理的全部员工数之和。内部关联在完成工作时，该岗位会同公司内什么样的主管上级/同部门同事/其它部门发生工作关系；也可以说是对该职位有或受该职位影响的单位或个体有哪些。外部关联指因完成该岗位工作而必须发生联系的所有公司以外的机构，包括供应商，客户，上级单位，关系单位，政府机关等。内外联系对象（部门或单位）联系的主要内容与公司总部各部门的联系财务部薪酬预算、薪酬发放行政部文件、档案管理总部各部门人员招聘、培训、调动、考核与公司子公司的联系子公司人事部业务指导子公司总经理业务协商与公司外部单位的联系人才市场、高校、猎头公司人员招聘外部培训机构人员培训五、工作联系示例——某公司的人力资源部经理六、工作压力因素与工作环境维度具体界定选择工作时间的波动性定时制：一个工作周期内（管理人员一般为一个月，或者更长）基本上，工作量没有太大的变化，比如出纳员。适度波动：一个工作周期内，出现以天计的工作忙闲不均的情况。比如工资发放的主管，在月末比较忙，而平时工作比较简单。周期性：在长期的工作过程中，出现强烈的反差，比如市场人员，在投标前期工作极其紧张，但是交接工程部门以后，相对轻松。出差时间的比重经常出差，占总时间的40％以上出差较为频繁，占总时间的20—40％出差时间不多，占总时间的10—20％很少出差，占总时间的6—10％偶尔出差，占总时间的0－5％工作负荷轻松：工作的节奏、时限自己可以掌握，没有紧迫感。正常：大部分时间的工作节奏、时限可以自己掌握，有时比较紧张，但持续时间不长，一般没有加班情况。满负荷：工作的节奏、时限自己无法控制，明显感到紧张，出现少量加班。超负荷：完成每日工作须加快工作节奏，持续保持注意力的高度集中，经常感到疲劳，有经常的加班现象。工作环境空气油污粉尘液体气体噪音温度通风照明火花飞溅铁屑飞溅电弧光地面清洁设备清洁警觉程度危险程度紧张程度下列各指标按照工作环境条件的恶劣程度，从低到高分为5个等级。等级越低，工作条件越好；等级越高，工作条件越恶劣。1．空气：指工作时间内，岗位周边环境的空气质量。清新12345污浊2．油污：指工作岗位和工作台面上油污的多少。无12345有3．粉尘：指工作岗位周围空气中粉尘的多少。少12345多4．液体：指操作时经常接触到的化学液体的有害程度。无害12345有害5．气体：指操作时经常接触到的化学气体的有害程度。无害12345有害6．噪音：指工作环境周围（半径30米内）较大声音的程度。小12345大7．温度：指工作场所的温度是否适宜。适宜12345不适宜8．通风：指在有烟雾或其他不良气味的工作环境中空气的流动情况。好12345不好9．照明：指工作场所的光照程度。明12345暗10．火花飞溅：指操作时是否有火花溅出。无12345有11．铁屑飞溅：指操作时是否有铁屑溅出。无12345有12．电弧光：指操作时是否产生电弧光。无12345有13．地面清洁：指工作岗位所在地面的清洁程度。洁12345脏14．设备清洁：指操作时所用