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强化基础突出重点建立符合时代特征的档案资源体系南昌工程学院档案馆程巧2013-5兼职档案员职责•1、做好文书管理工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征合理分类保存，保持文件之间的有机联系，便于利用和立卷归档；•2、按照学校档案归档范围做好平时立卷，负责本部门文件材料的形成、积累、保管、整理和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；•3、主动接受档案室业务指导和督促检查，确保归档案卷质量，按规定时间向档案室移交档案并办理移交手续；•4、协助学校档案室开展好档案工作，积极向档案室反映广大师生员工对档案工作的意见和要求，研究改进档案工作。——摘自南工办发[2010]3号我校档案管理的相关制度•南昌工程学院档案管理办法（南工字[2006]36号）•南昌工程学院文件材料归档范围及保管期限表（南工办发[2008]2号）•南昌工程学院档案实体分类方案和档号编制原则（南工办发[2008]2号）•南昌工程学院文件材料归档办法（南工发[2012]2号）•南昌工程学院关于教学类档案管理的暂行规定（南工教字[2004]13号）•中共南昌工程学院委员会党建档案管理规定（南工组字[2007]2号）•南昌工程学院关于建立处级领导干部廉政档案的暂行办法（南工党字[2007]42号）•南昌工程学院学生档案管理办法（南工学字[2004]122号）档案资源体系•文书档案（红头文件、总结、计划、简报、调研报告、往来函件、工作规范、会议材料等）*•电子档案（文书档案的电子源本、数字化的副本、课件、网站、数据库、程序、设计文件、照片、录音、录像、网络教学视频、优秀论文等）•科技档案（基建、产品、科研档案）•专业档案（学籍档案、财会档案等）•声像档案（以纸质照片、录音带、录像带等磁性或银盐载体为表现形式）•实物档案（奖杯、奖状、题词、交换礼品等纪念性、荣誉性实物）培训要点•1、纸质文书的归档管理•2、电子文件的归档管理•3、档案管理软件的使用1、纸质文件材料的归档管理•1.1基本术语•1.2文件材料的日常管理•1.3归档制度•1.4归档程序1.1基本术语•归档：将已经办理完毕，具有保存价值的文件材料，经过科学的整理，定期向档案管理部门移交集中统一保管的工作。•卷、件：档案整理的两个基本单位，分别代表传统的整理方法和新型的简化整理方法。•归档制度：用以约束归档时间、归档范围、归档质量的法定制度。1.2、文件材料的日常管理•日常管理工作的主要内容：–重点盯防，防止流失–文件登记造册–简单分类管理–文件借还控制–文件集中保管•文件形成者和兼职档案员在日常管理中的角色–文件形成者要有形成和保存意识–兼职档案员要有归档及移交意识•文件日常管理的方法–预立卷：这是归档前将文件材料按类目分盒/卷存放的一个程序。它是办公室工作的一个重要工作方法，也是文件归档管理的一个重要阶段。–预立卷方法•按档案类别分盒•按职能业务分盒•按党政事务分盒•按文件来源分盒–预立卷的管理优势•随办随归，避免遗忘和混乱•经办人即责任人，了解因果原委，来龙去脉文件日常管理的要点•注意各渠道收集•注意进行合理分类•注意文件间内在联系•注意文件的完整性1.3、归档制度•归档范围：外单位重要来文、本单位发文、工作计划、总结、简报、报表、出版物、大事记、重要规章制度、调研考察报告、重大事件或重大活动材料、重要会议资料等。根据《南昌工程学院文件材料归档范围及保密期限表》执行。•不归档范围：不须办理、重份的、未生效的、不须执行、普发参阅性文件。•归档时间：文书类档案6月，科技档案档案在项目结束后，专业档案可根据情况需要在本部门暂存以利于工作。•归档要求：科学分类、区分不同价值、组件完整、科学整理（卷、件）归档工作体系收集积累归档整理归档移交各内设机构档案馆接收材料形成人材料形成人兼职档案员文书档案编目入库保管目录数据档案实体管理利用利用管理内部管理数据提交原文利用数据发布档案馆档案员专职档案员归档各归档单位档案馆安全保管环境信息开放环境1.4归档程序•归档是文书处理工作的法定程序，是文件材料日常管理工作的升华，专业性更强。•归档的两种方式–卷：收集分类鉴定组卷分卷卷内文件排列撰写题名编制页码赋予档号编定《案卷目录》《卷内文件目录》填写案卷封面、备考表去金属物并装订装盒盒面要素填写–件：收集分类鉴定组件排列装订盖归档章编制《归档文件目录》装盒2007年以前文书采用“卷”的整理形式2007年以后（含）文书采用“卷”的整理形式学习制度规范收集鉴定著录装订移交整理国家、省、行业、学校等各方标准《南昌工程学院归档范围》《归档范围及保管期限表》分类、组合、排列、编目案卷级、文件级著录不错页、缺页集中统一管理学习及实践按制度执行按制度执行立卷、组件世纪科怡系统移交手续去金属，线装文件材料归档步骤2、电子文件的归档管理•2.1基本术语•2.2电子文件的特点•2.2电子文件的日常管理•2.3电子文件的归档整理•2.4电子文件的移交2.1基本术语•电子文件与电子档案：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。电子文件分为文书类、声像类、科技类、专门类电子档案。电子文件归档后称为电子档案•逻辑归档与物理归档：逻辑归档是指不改变电子文件存储路径，把电子文件的管理权限移交给档案管理部门；物理归档指脱机移交。•版式文档：将文字、图形、图像等多种数字内容对象按照一定规则进行版面固化呈现，如PDF、CEB、SEP等。•元数据：由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容方面的具体数据。”•电子文件真实性、完整性、有效性：是衡量电子文件是否具有凭证价值和长期保存的关键因素。•前端控制、全程管理：电子文件管理的两个重要思想，强调介入电子文件业务系统设计、文件制作及形成、管理阶段，进行全过程控制及管理。2.2电子文件的特点•（1）信息与载体的可分离性；•（2）信息的可操作性；•（3）信息的流动性；•（4）数字信息的不稳定性；•（5）信息难以维持永久的存取摘自《电子文件管理理论与实践》2.3电子文件的日常管理•电子文件日常管理的主要内容：–保存和保护电子文件；–维持电子文件真实完整有效；–简单分类管理；–电子文件登记；–电子文件集中保管•兼职档案员在电子文件日常管理中的职责–收集积累–归档移交•电子文件的收集与积累：–主动积累：文件形成者及档案管理人员有义务有责任将产生形成于公务活动中的原始材料归入档案管理部门进行管理，任何拒不移交、出卖、转让、交换、据为已有、损毁、丢失、擅自销毁等行为应承担相应法律责任。–及时收集：兼职档案员的职责、定期进行、作好鉴定及分类–收集要求：最终版本（或重要版本）、组件完整、有效著录、做好电子文件账、格式规范•最终版本：最终定稿；或是重要的修改稿；版本号应该能够体现或是被辩认。•组件完整：组件是组成一份完整文件的组成部分，如正文、附件、发文稿纸、草稿；请示与批复、来文与复文、转发文与被转发文等。•有效著录：著录是对档案的特征进行选择、分析、记录的过程。有效著录是包括形成过程、管理过程、信息要素等综合记录。•做好登记：主要是《归档电子文件登记表》，该表是电子文件资源的总表，可以了解本单位电子文件资源现状•格式规范：收集时应采用通用格式，非通用格式应转换–文本：XML、RTF、TXT，推荐转为PDF–图像：JPEG、TIFF，推荐JPEG–图形：固有格式，收集时应注明软硬件环境–音频：WAV、MP3，推荐MP3–视频：MPEG、AVI，推荐MPEG2–数据：固有格式，收集时应注明软硬件环境–程序：固有格式，收集时应注明软硬件环境•归档范围：《南昌工程学院电子文件归档范围》；电子文件类型包括：文本、图形、图像、音频、视频、数据、程序、网页等。•归档时间：逻辑归档随办随归，物理归档定期进行•归档质量要求：分类管理，格式规范，科学命名及存储、有效著录，交接清楚2.4电子文件的归档整理归档质量要求一：分类管理–声像类•党政活动（SX11.11）•教学活动（SX11.12）•科研活动（SX11.12）•外事活动（SX11.12）•文体活动（SX11.12）•校园风貌（SX11.12）–文书类•党群（DQ）•行政（XZ）•外事（WS）归档质量要求二：格式规范文本文件PDF、DOC图像文件JPEG、TIFF图形文件视频文件MPEG、AVI音频文件WAV、MP3超媒体链接文件程序文件数据文件MDB、LOG归档质量要求三：科学命名及存储•科学命名–有确定档号的可以以档号+扩展名命名（例：2001-JJ12.3-004-005.dwg）–无法确定档号的可以以中文命名（例：20121212某某领导在某某大会上作指示，应表明时间主题画面等基本要素；南工党字[2013]1号（定稿），应表明其稿本等要素）•科学存储：–存储结构：在磁盘/光盘根目录下以门类为单位进行存储；下设数据文件夹、著录文件夹、说明文件夹、移交文件夹专门放置数据、著录、说明及移交单等（示例）。–数据文件夹结构：单位/年度/门类/分类/保管期限/件号/电子文档名–存储格式：按前所述规则执行归档质量要求三：科学命名及存储光盘存储结构示意图:\说明文件夹数字档案或数据文件夹著录文件夹授权文件夹其他文件夹硬磁盘存储结构示意图:\文件夹1文件夹2……文件夹N说明文件夹数字档案或数据文件夹著录文件夹授权文件夹其他文件夹说明文件夹数字档案或数据文件夹著录文件夹授权文件夹其他文件夹归档质量要求四：有效著录•电子文件的有效著录：–江西省声像类电子档案著录规则–江西省文书类电子档案著录规则•文书类电子档案著录–文面要素–背景环境元数据•声像类电子档案著录–画面要素–背景环境元数据鉴定分类组合著录命名存储移交电子文件的归档整理流程鉴定：按照《南昌工程学院归档范围及保管期限表》确定归档对象，划定保管期限分类：根据文书类和声像类分类规则进行分类，一般按文件夹组织类别组合：文书类电子文件以件为单位进行管理；声像类电子文件以卷为单位进行管理，一次重大活动就是一卷著录：文书类电子文件著录文件本身要素、管理及权限、业务及人员等；声像类电子文件著录画面基本要素外，还强调职能业名活动名称。命名：根据各单位实际情况，以档号或文字为电子档案命名，不要忘记扩展名存储：电子文件的存储要有一定的层次和结构移交：按照一定的归档移交手续要求向档案管理部门进行移交，移交时电子文件、电子文件目录、电子文件移交登记表、介质检测检验表等不可缺2.4电子文件的移交•移交内容–电子文件目录数据–电子文件原文（及重要文件稿本）–《归档电子文件登记表》一并归档–元数据等•移交形式：–脱机拷贝–在线传送–推荐的载体优先顺序：一次写光盘，磁带、可擦写光盘、硬磁盘•移交手续：–移交接收检验；安全性检验、完整性检验、有效性检验–《归档电子文件移交、接收检验登记表》一式两份，经办人及交接双方盖章（示例）3、档案管理软件的使用•管理软件达到的管理效果：–档案馆可对全校档案资源目录及原文进行管理（一级管理）–各单位可对各单位归档档案目录及原文进行查阅（二级管理）–便于各类统计等•管理软件的账号及权限分配–用户名：兼职档案员姓名首字母–密码：同上–权限：根据各单位产生档案的种类分配，如有异议请及时提出•安装与设置（安装与设置说明）–服务器地址设置：10.0.90.123–数据库名称：is_archive–机器码的注册：•各单位使用说明（说明文档）