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金晓涛主要内容一、档案管理现代化二、电子文件与电子档案的定义三、电子文件的管理原则四、电子文件的管理要求五、保证电子文件信息的安全六、树立对电子文件的正确认识一、档案管理现代化档案管理现代化概念概念:档案管理现代化.是相对于档案传统手工管理而言的.它是以系统论等现代管理科学为指导,应用现代管理方法和手段,积极采用先进的管理技术与设备,充分发挥档案管理人员的主动性,积极性和创造性,对档案管理的传统方式和做法进行改革,使档案管理实现系统化,定量化,信息化,智力化,以取得档案管理总目标的最佳效果.档案管理现代化优点（一）档案管理上实现方便、高效管理（二）档案保护上有利于馆藏档案的保存保护（三）档案利用上查阅高效、快捷计算机检索直接为利用者服务婚姻档案证明计算机检索档案管理现代化不足（一）档案管理上安全性问题（二）档案管理上人员素质的要求小结•只有电子文件大量产生才会出现电子档案管理。只有用计算机对档案信息进行全文（实体）管理和利用，档案工作才能称得上真正进入信息时代，档案管理也才能真正称为现代化。二、电子文件与电子档案的定义档案载体的演变结绳刻契档案载体的演变甲骨档案金文档案档案载体的演变简牍档案石刻档案档案载体的演变纸质档案声像档案档案载体的演变电子文件档案档案载体的演变甲骨简牍纸张磁、光介金石缣帛胶片纸草羊皮音像1、电子文件的概念国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》给文件所下的定义是：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景信息和结构所构成，而不管其形式和载体如何。”1、电子文件的概念由此可见，传统文件在概念的定义上，其构成是一维的，而电子文件在概念的定义上就强调了构成的多维性，即电子文件指在数字设备及环境中生成,以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读处理,并可在通信网络上传输的文件。其内容、背景信息和结构贯穿于文件的整个生命周期。2、电子档案的概念“电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件。作为人类步入信息社会而在档案领域新出现的概念。电子文件归档后即为电子档案。规范的定义为：“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。3、电子文件的类别（按电子文件的信息存在形式分类）文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG（PDF）影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP34、电子文件的特性(1)电子文件是数字化的信息形态(2)电子文件对设备的依赖性(3)电子文件载体的非直读性(4)电子文件的信息与载体相分离性(5)电子文件对元数据的依赖性(6)电子文件信息的共享性与不安全性(7)电子文件的高保真性(8)电子文件的易修改性元数据元数据：(关于数据属性的数据)指反应电子文件数据属性数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件和图形工具软件、字符集等数据文件形成阶段的信息：责任者、形成机构、形成时间、文件形式、文件格式等文件运作阶段信息：接收者、抄送者、传递日期及附件、接收日期等文件归档阶段信息：归档日期、版本号、分类号文件环境信息：电子文件形成的硬件条件、软件条件、系统环境等。五角大楼黑客攻击事件1998年，黑客向五角大楼网络发动了“有史以来最大规模、最系统性的攻击行动”，打入了许多政府保密性的敏感电脑网络，查询并修改了许多档案报表和人员数据。三、电子文件的管理原则1、全程管理原则为确保电子文件及电子档案的原始性(真实性)、完整性、有效性和安全，档案部门必须对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理。2、前端控制原则前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。其必要性主要体现在以下两个方面：第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。第二、前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。掌握电子文件至电子档案的管理环节纸质文件至纸质档案的管理环节是：收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等增加三个重要环节：参与电子文件的形成建立电子档案数据库电子档案的长期保存电子文件设计、形成鉴定、著录、标引、编目电子文件登记、积累收集、整理电子文件归档上交档案馆电子档案信息数据库电子档案信息备份数据库备份索引电子档案保存拷贝迁移再生性保存电子档案长期保存电子档案永久保存电子档案鉴定电子档案销毁电子文件开发利用网络用户安全措施安全措施直接利用拷贝电子档案管理示意图3、真实性保障原则电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件有效性和法律的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为社会记忆长久保存的前提。伊朗门事件电子文件真实性保障是文件合法性和证据力的必然要求。4、完整性保障原则电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。5、可读性保障原则电子文件的长期可读是指电子文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够被人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。四、电子文件的管理要求1、收集积累要求（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集文件定稿以及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等。（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式、如无法转换，则应将相关软件一并收集。（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。1、收集积累要求（六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。（八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。（九）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数，管理数据等应与电子文件一同收集。（十）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。2、电子文件收集积累的格式(一)文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。(二)图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。(三)视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。(四)音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。3、电子文件的登记要求（一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记，每种格式的电子文件均应由信息部门在《电子文件登记表》中登记。上述两种表格应与电子文件一并向档案部门移交。（二）电子文件登记表和电子文件目录应与电子文件同时保存。（三）电子文件登记表和电子文件目录制成电子表格时，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。（四）电子文件类别即指：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。电子文件类别代码：T—文本文件I—图像文件G—图形文件V—影像文件A—声音文件O—媒体链接文件P—程序文件D—数据文件电子文件登记表4、电子文件的归档--归档要求（一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。（二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。（三）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，如有电子文件的纸质版本或缩微品应同时保存。（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。（五）加密文件夹应在解密后进行归档。（六）压缩文件应在解压缩后进行归档。4、电子文件的归档—归档方式逻辑归档：将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。4、电子文件的归档—物理归档1.把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。2.推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。3.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。4.特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。5.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》，以件为单位填写续页。6.对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。7.归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。归档电子文件登记表5、归档电子文件的移交、接收与保管移交要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。5、归档电子文件的移交、接收与保管移交、接收的检验文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目----载体有无划痕，是否清洁。----有无病毒。----核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。----核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。----对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。归档电子文件移交、接收、检验登记表5、归档电子文件的移交、接收与保管归档电子文件的保管归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。归档电子文件的保管应符合下列条件：⑴归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。⑵单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。⑶归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离⑷保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。⑸保管环境温度选定范围：17℃—20℃，相对湿度选定范围：35%—45%归档电子文件管理及迁移登记表电子文件设计、形成鉴定、著录、标引、编目电子文件登记、积累收集、整理电子文件归档上交档案馆电子档案信息数据库电子档案信息备份数据库备份索引电子档案保存拷贝迁移再生性保存电子档案长期保存电子档案永久保存电子档案鉴定电子档案销毁电子文件开发利用网络用户安全措施安全措施直接利用拷贝电子档案管理示意图五、保证电子文件的信息安全1、电子文件的制作过程要责任分明。2、电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。3、建立和执行科学的归档制度。4、建立和执行严格的保管制度。5、加强对电子文件利用活动的管理。6、建立电子文件管理的记录系统。维护其信息安全方面的主要要求是：六、总结:树立对电子文件的正确认识一、正确认识电子文件兴起的历史必然二、树立对电子文件