工作分析的实施

第三章工作分析的实施一、工作分析前的准备工作二、工作信息的收集方法三、工作信息的分析四、工作分析结果的形成工作分析的步骤准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段工作分析流程图数据来源◆工作分析◆员工◆监督者数据收集处理工作数据（工作描述）◆名称◆任务◆职责◆绩效标准◆工作关系◆劳动强度◆劳动条件和环境◆劳动资料和劳动对象工作要求（工作规范）◆知识水平◆工作经历◆职业道德◆所需能力◆生理要求职位说明书：◆任务◆责任◆权限人力资源管理职能◆定编定员◆招聘◆选拔◆培训与开发◆业绩评估◆薪酬管理准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段第一节工作分析签的准备工作一、阐明工作分析的必要性二、明确工作分析的目的三、选择适当的工作分析方法四、成立工作分析小组五、明确有关人员的角色一、阐明工作分析的必要性1、需要工作分析的各种情况组织结构调整？高层管理变动，工作进行重新界定业务变化，工作流程变化大规模招聘，招聘要求？制定绩效考核标准，工作职责？员工培训计划、衡量工作价值？2、工作分析的宣传解释工作内容3、没有经过宣传和动员可能出现的后果Companyname【症状1】准备不充分人力资源专员小V接到指示，公司在这个月将开展工作分析。人力资源部的每个成员自然成为工作分析小组成员，小V要负责部门各个岗位的工作分析。他决定先从普通的员开始，从下往上分析，把经理摆在最后。事实上，普通员工的态度并没有小V预期的那样配合。“工作分析？干吗用的？你们人力资源部还真是吃饱了没事干。”资历深厚的直接质疑小V。“哦，是不是要裁人啦？怎么突然要分析工作了呢？”胆小者支支吾吾，疑心重重。“真抱歉，手头忙，等过一阵再谈吧。”态度冷淡不配合的更不在少数。一周下来，小V精疲力竭，却收获寥寥。Companyname诊断：员工对小V工作或质疑或冷淡，问题并不在小V身上。员工对工作分析实施者态度冷淡，有抵触情绪其实是员工对工作分析恐惧的一种表现。这个案例中，员工之所以对工作分析产生恐惧，主要原因就是事先没有作宣传传动员。员工不清楚工作分析的原因、流程、目的，心里没底，自然对这项突如其来的工作不配合，对实施者也有不信任感。Companyname处方：事前解释，明确目的假如小V所在的公司管理层决定要进行工作分析。那么就应该在分析工作实施前做好充分的准备与铺垫：成立工作分析小组，制定计划、步骤，目的。工作分析的主要目的，通常是为了设计、制定高效运行的企业组织结构；制定考核标准及方案，科学开展绩效考核工作；设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案；使得人尽其才。如果公司的CEO能在全体员工大会上，告诉大家工作分析的目的；让他们明白，这是一个客观公正的调查分析，并不是针对个人，要裁员或者降薪。消除了员工的心理障碍，后面小V们的工作也比较好做了。另外，人力资源部也需要把工作分析的执行步骤、方法告诉大家，将流程公开，让员工心中有数。“鬼鬼祟祟”、神神秘秘容易引起不安。（1）对各种特定工作进行如实的描述，正确认识这些工作；（2）编制或修订工作说明书；（3）对工作进行设计或再设计；（4）明确岗位资格要求，制定招聘标准和招聘测试方案；（5）制定有关工作任职者的培训计划，提高培训的针对性和培训的效果；（6）明确工作任务、职责、权力及其相关工作的关系，减少互相推诿的现象；（7）进行工作评价，平衡薪酬待遇，实现公平、公正；（8）对工作绩效进行评价，提高评价的客观性、公正性等。二、明确工作分析的目的三、选择适当的工作分析方法工作分析系统的选择应考虑的因素P521、工作的结构性。2、产业的类型。3、工作结果和过程特征。4、企业价值观。5、研究的对象。四、成立工作分析小组工作分析人员：工作分析专家工作任职者（他们有可能提供关于工作的最真实、最可靠的信息）任职者上级主管P54是否要请外部专家？5个因素（三）人员方面的准备2.工作分析小组的构建内部人员外聘专家、人员节省费用、分析问题客观、经验丰富时间长、员工有压力节约时间、员工抵触情绪小分析问题不客观、经验不丰富五、明确有关人员的角色1、高层管理：提出必要性，参与支持发布政策、指示安排相应人员建立时间框架解决各种冲突、提供持续支持审核、验收、认可工作分析，应用2、中层管理人员3、工作分析人员4、员工5、工会6、工作分析顾问（四）建立良好的工作分析氛围获取高层管理者的支持直线管理者的配合工作承担者的理解第二节工作信息的搜集（五）收集和分析工作的背景资料组织内的环境信息组织外的环境信息组织的愿景、目标与战略组织的经营管理模式组织结构和业务流程人力资源管理、财务管理、营销管理状况组织所提供的产品或服务组织研发、采购、生产、销售、客户服务的有关信息组织文化和价值观行业标杆工作状况经销商信息客户信息（最终用户的内在需求等）外部供应商信息主要合作者与战略联盟的信息主要竞争对手的信息1）组织结构图2）工作流程图各部门负责人图书资料室行政副总收集本部门的图书需求信息将信息进行汇总审批购买归档、保管借阅3）工作配置图总经理办公室办公室主任：1人行政事务科文秘档案科计划统计科科长：1人行政事务专员：3人科长：1人文秘专员：1人档案专员：1人科长：1人计划统计专员：2人4）组织现有的部门职能说明书和工作说明书部门名称人力资源部部门负责人人力资源部经理直接主管行政副总职位设置人力资源部经理、招聘专员、培训专员、绩效考核专员和薪酬专员部门使命负责建立健全人力资源管理和开发体系，并确保其得到有效实施和持续发展，为其他各部门提供人力资源管理服务和支持部门主要职能1.制定人力资源管理规范；2.制定人力资源规划；3.实施工作分析，编写工作说明书；4.实施人员的招募和选拔；5.分析培训需求，展开培训工作；6.组织实施公司的绩效考核工作；7.建立和调整薪酬福利体系1）行业内或专业领域内的相关政策规定2）外部组织相似工作的信息3）国内外的工作分类标准4）职位词典第二节工作信息的收集二、工作信息的收集（一）工作信息收集的范围与内容●确定要收集的信息●根据对现有资料的研究，找出一些需要重点调研的信息或需进一步澄清的信息●按照6W1H的内容进行考虑，看看在每一方面需要收集的信息信息主要类型工作内容：机器设备：工作条件：对任何者的要求：howwhywhenForwhomwhowherewhat工作分析信息的来源：6W1H1。做什么（What）•任职者所要完成的工作活动是什么？•任职者的这些活动会产生什么样的结果或产品？•任职者的工作结果要达到什么样的标准？2。为什么（Why）•做这项工作的目的是什么？•这项工作与组织中的其他工作有什么联系？对其他工作有什么影响？3.用谁（Who）•从事这项工作的人具备什么样的身体素质？•从事这项工作的人具备哪些知识和技能？•从事这项工作的人具备什么样的经验？•从事这项工作的人在个人特性上具备哪些特点？4。何时（When）•哪些工作活动是有固定时间的？在什么时候做？•哪些工作活动是每天必须作的？•哪些工作活动是每周必须作的？•哪些工作活动是每月必须作的？5。在哪里（Where）•工作的自然环境：地点、温度、光线、噪音、安全条件等•工作的社会环境：文化环境、工作群体中的人数、人际关系等6.为谁（forWhom）•工作要向谁请示和汇报？•向谁提供信息或供组结果？•可以指挥和监控和人？7。如何做（How）•从事工作活动的一般程序是怎样的？•工作中要使用哪些工具？操作什么机器设备？•工作中所涉及到的文件或纪录有哪些？•工作中应重点控制的环节是哪些？工作分析方法1.访谈法2.观察法3.问卷法4.工作实践法5.特殊事件法（二）工作信息的收集者工作分析人员主管（管理者）任职者客观公正，保持信息的一致性，在分析方法的选择上有专长。对工作了解，收集信息快。主要对信息进行检查和证明对工作最熟悉，收集信息快。需要接受培训。（四）工作信息的来源书面资料任职者的报告同事的报告直接的观察（四）工作分析信息收集方法定性的工作信息是有关工作信息性质的描述，对其分析主要是通过进行分类、整理的方式重新组织。定量的工作信息是用数字来标识的，要区分相对差异和绝对差异。（一）、利用已有的资料优点：收集方便成本低缺点：可能与实际情况之间存在差异（二）、问卷法优点：收集信息快；调查面广；结果可数量化缺点：费时；费用高；易受主观影响有偏差（1）职务名称_____________（2）比较适合任此职的性别是A男性B女性C男女均可（3）最适合任此职的年龄是A20岁以下B21-30岁C31-40岁D41-50岁E50岁以上（4）能胜任此职的文化程度是A初中以下B高中、中专C大专D本科E研究生以上（5）此职的工作地点在A本地市区B本地郊区C外地市区D外地郊区E其他（6）此职的工作主要在_____（指75%以上时间）A在室内B在室外C室内外各占一半（7）任此职者的一般智力最好在A90分以上B70-89分C30-69分D10-29分E9分以下（8）此职的工作信息主要来源是A书面材料（文件、报告、书刊杂志、各种材料等）B数字材料（包含各种数据、图表、财务数据的材料）C图片材料（设计草图、照片、X照片、地图等）D模型材料（模型、模式、模板等）E视觉显示（数学显示、信号灯、仪器等）F测量装置（气压表、气温表等各种表具）G人员（消费者、客户、顾客等）（1）一般性工作分析问卷法：（2）指定工作分析问卷法说明以下职责在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的打0分，标在右侧的横线上）（1）和客户保持联系____（11）准备好各种推销工具____（2）接待好每一个顾客____（12）每天拜访预定的客户____（3）详细介绍产品的性能____（13）在各种场合推销本企业产品__（4）正确记住各种产品的价格____（14）讲话口齿清楚____（5）拒绝客户不正当的送礼____（15）思路清晰____（6）掌握必要的销售知识____（16）向经理汇报工作____（7）善于微笑____（17）每天总结自己的工作____（8）送产品上门____（18）每天锻炼身体____（9）参加在职培训____（19）和同事保持良好的关系____（10）把客户有关质量问题反馈给有关部门__（20）自己设计一些小型的促销活动_（21）不怕吃苦____（三）、观察法优点：更深刻地了解工作要求缺点：不适用于某些工作（脑力的、紧急或偶然的）工作分析观察提纲被观察者姓名：观察者姓名：工作类型：观察内容：（1）什么时候开始正式工作？（2）上午工作多少小时？（3）上午休息几次？（4）第一次休息时间从___到___（5）第二次休息时间从___到___（6）上午完成产品_____件（7）平均多少时间完成一件产品？（8）与同事交谈几次？日期：观察时间：工作部门：（9）每次交谈约____分钟（10）室内温度_____度（11）抽了几支香烟？（12）喝了几次水？（13）什么时候开始午休？（14）出了多少次品？（15）搬了多少原材料？（16）噪音分贝是多少？（四）、采访法（面谈法）优点：获得多重信息缺点：耗时；成本高；信息失真（五）、工作实践法优点：第一手资料缺点：不适用于危险的或高度专业化的工作（六）、关键事件法优点：揭示工作动态性；所得材料适用性强缺点：耗时；难对一般工作行为形成总的概念第三节工作信息的分析将利用各种收集信息方法所收集到信息进行统计、分析、研究、归类一个过程。P71第四节工作分析结果的形成一、审查与确认工作信息二、形成工作说明书工作说明书：对工作的目的、职责、任务、权限以及任职者的资格要求等的书面描述。工作分析表1.工作内容2.职责范围3.工作关系4.工作要求条件5.工作环境三、工作描述和工作规范的编写工作分析清单填表人姓名：部门领导人签字：日期：岗位名称：岗位代码：直接上司职务：直接下属职务：工作内容时间质量标准数量标准与工作相关的岗位1.2.工作职