文书与档案管理

文书与档案管理电子教案潘春胜主编第一章绪论［教学目的、要求］通过本章教学，使学生们熟悉文书与档案管理的组织机构，明确文书档案人员的基本素质与技能要求；掌握文书与档案，文书工作与档案管理的含义及相互关系。［教学重点和难点］文书工作与档案管理的基本含义及相互关系，工作要求。［知识结构图］总论文书与管理文书工作与档案管理组织机构与人员素质第一节文书与档案［教学重点与难点］1.文书与档案的含义2.文书与档案的联系和区别一、文书与档案的含义（一）文书的含义文书是国家机关、团体、企事业单位和个人在社会实践活动中，为了一定的目的而形成的具有一定格式，用以处理各种事务，沟通各种关系而形成的所有文字材料的总称。从文书的含义中可使学生了解以下四点：1.文书是一种书面材料2.文书具有一定的格式3.文书具有实用性4．文书的主体主要是党和国家机关、团体、企事业单位和个人。文书的含义，用示意图表示为：文书行为主体一定格式文字材料档案是机关组织和个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来的对日后工作有一定查考利用价值的文字、图表、照片、声像及其他各种方式和载体的记录材料。（二）档案的含义从档案的含义中，可使学生了解以下四点：1．档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的2．档案是保存起来的有查考利用价值的记录材料3．档案信息的记录方式和载体是多种多样的4．档案是人们的社会活动的原始记录档案的含义，用示意图表示为：档案机关组织、个人查考、利用、价值记录材料表现形式：文字、图表、声像、照片二、文书与档案的相互关系联系区别1．功用相同2．物质载体相同3．内容和格式相同4．二者互为条件1．性质不同2．形式不同3．效用不同（一）文书与档案的联系1．二者的功用相同。文书是现实活动的记录，用于处理各种事务，沟通各种关系；档案是保存起来的历史活动记录，用于日后工作的查考和利用。2．二者的物质载体相同。历史上文书与档案的主要载体是龟甲、兽骨、羊皮、竹木、绢帛、纸张等，现代发展到胶片、磁带、磁盘、光盘等，由于二者载体相同，记录在载体上的方法也相同。如印刷、晒制、摄影、录音、录像等。3．二者的内容和格式相同。档案直接来源于文书，档案是由文书转化而来的，人们常说，“今天”的档案就是“昨天”的文书，“今天”的文书可能就是“明天”的档案，这句话概括了档案与文书之间的密切关系，因此说，两者的内容与格式完全相同。4．二者互为条件。文书与档案是密不可分的有机整体。文书是档案的前身，档案是文书的延续。没有文书也就没有档案。在某些情况下，文书也要通过查考档案后才能形成和制发，档案为文书的形成提供了依据和参考。（二）文书与档案的区别1．二者的性质不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务方面具有针对性、指导性和执行性；档案是机关组织和个人在社会活动中积累、保存起来的信息，具有原始记录性。在日后工作查考、科研方面具有凭据性、参考性和借鉴性，并向全社会提供利用，发挥着实际效益。2．二者的形式不同。文书是在处理现行事务中不断产生的，档案是为了今后应用，将处理现行事务的有关材料按一定的规律组成和保存起来。文书是一份一份的，其表现形式为单份的、零散的；档案是将一份一份的文书按一定方式组合起来的，是多份的，整体的。3．二者的效用不同。文书是进行公务活动，处理现实事务的重要工具，通用文书是具有法定的权威和行政约束力。因之，文书具有现实效用；档案，作为真实的历史记录，具有凭证和参考价值，可以提供利用，发挥其历史效用。第二节文书工作与档案管理［教学重点与难点］1﹒文书工作与档案管理的含义2﹒文书工作与档案管理的联系和区别一、文书工作与档案管理的含义(一)文书工作的含义文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在机关工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的流程。文书工作含义用示意图表示为：文书工作文书工作人员科学的原则、程序、方法文书的制作、处理、管理（二）档案管理的含义档案管理也称档案工作，它是指用科学的原则、方法和组织制度管理档案，为党和国家提供各种服务的工作。它的工作内容主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作，这就是通常所说的档案工作的六环节。档案管理的含义用示意图表示为档案管理档案管理人员科学的原则、方法、组织制度管理档案、提供服务二、文书工作与档案管理的相互关系联系区别1．工作对象相同2．工作环节相同3．二者互为条件1．工作任务不同2．工作内容不同3．服务对象不同(一)文书工作与档案管理的联系1．二者的工作对象相同。文书工作与档案管理工作的对象都是文字材料（档案工作还有其他材料）。文书工作是形成和处理文字材料，是对文字材料的前期处理，并实现其现行效用；档案工作是有规律的保存了文字材料，是对文字材料进行了后期处理，并实现其备考利用价值。档案是由文书转化而来的。2．二者的主要工作环节相同。文书的整理与归档是文书工作的最后一个环节，但同时又是档案工作的第一个环节——收集。归档和收集是文书工作与档案工作的临界线和交叉点。它们从不同的角度履行了同一道手续。归档文书的整理工作是档案工作的基础工作，因此，必须符合档案管理的要求，它既是文书工作的任务，也是档案工作的任务。3．二者互为条件。文书工作是档案管理的前处理阶段，是档案管理的基础，档案管理是文书工作的延续和深入，是文书工作的归结。没有文书工作，就没有档案管理工作。在某些情况下，文书工作又需利用档案材料，否则，将不能更好地开展文书工作。(二)文书工作与档案管理的区别1．二者的工作任务不同。文书工作的主要任务是高质量地形成文书，及时准确地处理往来文书，有条理地、安全地运转文书，完整妥善地保管文书，正确地发挥文书的作用；沟通对内外的联系，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务。档案管理的主要任务是坚持集中、统一和科学地管理档案，大力开发档案信息资源，逐步实现档案管理的现代化，更好地提供档案利用，为社会主义现代化建设服务。2．二者的工作内容不同。文书工作的内容主要是文书的形成，文书的处理及文书的整理与归档；档案管理的内容主要是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。3．二者的服务对象不同。文书工作主要是为机关领导工作服务；档案管理是为全社会提供服务，档案提供利用的对象越广泛，其价值效用也就越大。第三节文书工作和档案管理的组织结构［教学重点与难点］档案工作组织机构一、文书工作机构（一）对较大的机关来说，由于他们的文书处理工作任务比较繁重，则设立专门的文书部门，如“文书处”、“文书科”等，归机关办公室领导。同时可采取分散的形式，一些文书处理工作由各业务部门办理，到年终将整理好的文件送回文书部门进行归档。（二）对较小的机关或基层单位来说，由于职能范围较小，内部机构单纯，文书处理工作任务比较少，就没有必要设置专门的文书工作部门，可采取集中的形式，一般是在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作人员。这样既可以节省人力、物力，又便于简化手续，提高效率。二、档案工作机构（一）档案室档案室是各种机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。它属于管理研究和咨询性质的专业机构，同时也是具有机要性质的部门。（二）档案馆档案馆是党和国家永久保管档案材料的基地，是国家法定的专门保管档案的机构。它与机关的档案室不同，是面向社会的事业单位，是开放型的组织机构，是提供档案信息为社会服务的中心，是科学文化事业的重要组成部分。（三）档案事业管理机构档案管理事业机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导、管理档案工作的部门。在我国，党、政档案工作实行统一管理。因此，档案事业管理机构既是党的机构，又是国家的机构。档案工作组织机构如图1—1所示中共省委、省人民政府中共中央、国务院中共县委、县人民政府国家档案局省档案局县档案局(科)中央档案馆省档案馆县档案馆中央机关档案室省直机关档案室县属机关档案室第四节文书工作与档案管理人员的素质要求［教学重点与难点］文书与档案管理人员的素质要求一、文书工作人员与档案管理人员文书工作人员，我们通常把从事文书工作的人员，都称呼为“文书”。一般说来，凡在机关单位从事文秘工作的人员都可以看作是文书工作人员。档案管理人员，主要是从事档案管理工作的人员。这些人员包括机关档案室、各类档案馆以及档案管理事业机构的工作人员。文书工作人员和档案管理人员是文书工作和档案管理的主体，没有这些人员的辛勤劳动，文书工作和档案管理就是一句空话。他们具有不可替代的重要作二、文书工作与档案管理人员的素质要求（一）要有较高的政治素质（二）要有高度的思想觉悟（三）要有较高的业务水平（四）要有良好的工作作风思考练习题一、简答题1．文书与档案的含义是什么？2．文书工作与档案管理的含义是什么？3.文书工作主要包含哪些内容？4.档案管理的内容是什么？5．文书工作与档案管理工作人员的素质要求有哪些？6.文书工作人员与档案管理人员的技能要求是什么？二、论述题1.文书与档案的相互关系2.文书工作与档案管理的相互关系