文书档案分类与整理实务

1文书档案分类与整理实务蔡盈芳副研究馆员、博士[e-mail]135012375622认识一下姓名：蔡盈芳历任航空工业档案馆（隶属航空工业集团公司）信息技术处处长、航空工业档案学会秘书长、中国档案学会企业学术委员会秘书长兼委员。现为中国化工档案馆（隶属中国化工集团公司）业务负责人兼技术业务处处长，中国档案学会企业学术委员会委员。档案学专业毕业，信息管理学博士研究生。3内容文书档案整理实务一、《归档文件整理规则》介绍二、按件整理细则详解三、按卷整理方法详解归档范围详解一、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》归档前的收集应用举例4内容文书档案整理实务一、《归档文件整理规则》介绍5《归档文件整理规则》介绍一、《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）概述与意义2000年12月6日，国家档案局发布的行业标准，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。（一）对机关档案工作的意义缓解机关档案工作压力节省机关的财力物力理顺机关档案工作职能6《归档文件整理规则》介绍（二）对档案馆工作的意义便于档案馆控制档案进馆质量有利于档案馆向社会开放（三）对档案管理现代化的意义现代化科学管理档案促进文档一体化的实现为电子文件整理打下基础7《归档文件整理规则》介绍二、主要特点（一）简化１、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。２、取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。３、无需编页号，目录改设“页数”项。４、归档文件直接装盒保管。５、无需拟写案卷题名和填写案卷封面。（二）兼容兼顾计算机和手工两种管理方式（三）灵活8整理细则详解一、有关定义文书档案整理工作：是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位9整理细则详解归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。件：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。来文与复文包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通告与报告等等。10档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用11保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等12区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁13便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便14整理细则详解二、主要过程与环节从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。15立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。16一、划分全宗全宗的定义最早叫“芬特”（Fond），是俄语“全宗”的意思简单的说就是一个单位全部档案的总和。全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。单位划分标准：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号17划分全宗在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。单位分拆和合并都要另起全宗18分年度归档文件分类方法很多，一般采用保管期限——年度，保管期限－年度－机构（问题）。分年度就是把归档文件按形成的年度分开，这是归档文件整理的第二步。要求。一个立档单位，每年都要形成文件材料，在整理归档文件中，要求不同年度的文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用最广泛、最基本的分类方法。二、全宗内文件分类19方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时间、批复时间，通过时间、公布时间等，分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，来判定文件所属年度。对计划、总结等，新方法取消按内容针对年度归类的做法，统一规定为签发日期来判定文件所属年度。个具体问题。跨年度的会议材料，归在会议闭幕年整理；跨年度的调查材料，归入调查结束年整理；跨年度的请示，归入批复年整理。20注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序。一是与理顺文件相结合。就是要把发文印件放在底稿前，把转发文件放在被转发文件之前，从而理顺文件的排列；二是与剔出重份文件相结合。本单位的发文往往存有2份，只能留一份归档，另一份必须剔出来，作为发文汇集，其它重份文件也应同时剔出；三是与剔出不归档文件相结合。按照归档范围，把不应归档的文件全部剔出，作销毁处理。21分机构（问题）分机构（问题），就是按归档文件形成和承办的部门或归档文件反映的问题分开。分机构（问题），能最好地保持全宗文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的面貌，保持文件之间的有机联系，这是档案整理第三步程序（未进行机构问题分类的单位，但这一程序也应进行，以便把相同问题的文件集中一起装盒）。22分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法分类方案：年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）年度—保管期限（例3）保管期限—年度—机构（问题）（例4）保管期限—年度23例1：2001年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2002年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2003年：……24例2：2001年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期……2002年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期……2003年：……25例3：2001年：永久、长期、短期2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期……26例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……长期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……短期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……27三、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列28同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序按文件的重要程度排列不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列按事由的重要程度排列按事由具有的共同属性分别集中排列29四、归档文件组盒及排列归档文件组盒就是在分类的基础上，按照一定要求，把归档文件组成一盒或若干盒的过程。这是归档文件整理的第五步程序。要求。不同年度的文件不能放入同一盒内，不同保管期限的文件不能放入同一盒内，在分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）的文件也不能放入同一盒内。同一事由且期限相同的文件，必须放入同一盒内（文件太多时，可专组几盒）。30方法。最常见的方法有三种：一是按责任者组盒。就是把同一作者的文件组成一盒或数盒；二是按问题组盒。就是把反映一个问题或几个问题的文件组成一盒或数盒；三是按名称组盒。就是把同一名称的文件组成一盒或数盒。在实际操作中，要视其一个保管期限里文件的多少而定，如果一个期限里文件不多，就可以不分责任者、问题、名称而组成一盒。如果一个期限里文件少，在分类方案未分机构（问题）的情况下，还可以把不同机构（问题）的文件组成一盒。如果一个期限里文件较多，往往三种方法结合运用。31盒内文件的排列。是指根据一定方法，确定归档文件盒内先后次序的过程，其排列方法主要是按事由原则排列。事由原则就是指同一事由的相关文件应排在一起，这里的事由，可以指一件具体事，或一个小问题，或一段紧密的工作过程。也就是说，同一盒内，要把同一事由的文件排列在一起。32排列的具体方法。一盒内属同一事由的归档文件，最简单的就是按时间先后排列，或者按文件的重要程序排列，重要的在前，其他文件在后。一盒内有几个事由的文件材料，可按不同事由形成的时间先后顺序排列，即按事由的办结时间排列，也可按事由的重要程度，结合责任者，结合时间顺序排列。也就是说，重要事由排在前面，一般的依次排列。在同一个事由内，上级机关在前，再按本机关、同级机关、下级机关依次排列，在一个责任者内，按时间先后排列。33按文件的重要程度排列，就是将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。其具体方法是：综合性文件在前，一般专题性文件在后；法规性文件在前，业务性文件在后；处理问题的结论性文件在前，其他依据性文件在后；正件在前，附件在后；法规性文件定稿在前，草稿在后；印件在前，定稿在后；机构性文件在前，人员编制文件在后；涉及领导性文件在前，一般工作人员在后；级别高的机关在前，级别低的在后。34特殊情况文件的排列。在只分年度期限的情况下，当一盒内有几个内部机构文件时，可按三定方案设置的内部机构次序排列，如办公室、人事科、业务科等；同一次会议的文件集中排列，简报信息按期号排列，批复在前，请示在后，转发文在前，被转发文件在后。35五、归档文件的编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号年度指归档文件的形成年度保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的件号指归档文件的排列顺序号全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号36保管期限就是盒内文件属于哪一种限期，即永久、30年、10年，用中文标注。机构或问题，属选定项目，未分到这一级次时，不标注，采用了机构或问题