文件级档案的整理

文件级档案的整理一、依据二、定义三、归档范围四、整理原则五、归档要求六、整理方法依据国家档案局《归档文件整理规则》青岛市档案局《归档文件整理规程》文件级《青岛市企业档案分类编号办法》返回定义件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。文件材料：指企事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录文件级档案：是档案的一种保管形式，即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式返回归档范围企事业单位在筹备、建设运营发展以及产权变动过程中形成的，记录和反映本单位活动的，具有依据和参考作用的文件材料返回整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。返回归档要求质量要求数量要求时间要求返回质量要求1、字迹清晰，材料耐久2、归档的文件应为原件或具有凭证作用3、归档的文件应齐全、完整、准确齐全是指文件材料不同的版本稿次要全完整是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面准确是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文事一致返回数量要求1、归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数2、具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档返回时间要求管理类文件一般应在办理完毕后，第二年上半年归档产品、科研、基建项目文件在项目结束后三个月内归档，周期长的项目可分阶段、分单项归档外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档会计文件在会计年度终了后，由财务部门整理保存一年，次年上半年归档案室保存返回整理方法装订分类排列编号编目装盒装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。分类归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。（more）1按年度分类将文件按其形成年度分类。2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码4件号：文件的排列顺序号。（more）5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。在编目过程中，应注意以下几点：(1)、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（more）(2)、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。(3)、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。1、件号：填写室编件号。2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。3、文号：文件的发文字号。4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。6、页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。7、备注：注释文件需说明的情况。装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒1.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。3.档案盒应采用无酸纸制作。备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4、日期：归档文件整理完毕的日期。