怎样进行工作分析

怎样进行工作分析广州中医药大学管理学院饶远立学习目的—了解工作分析的一般原理•工作分析的概念•工作分析的用途•工作分析的方法•职位说明的主要内容•工作分析是收集、分析和记录工作相关信息的过程，目的是了解工作的性质、内容和方法，确定从事该项工作需要具备的条件和任职资格。•工作分析也称职位分析。一、工作分析的概念工作分析的用途•人员配备•人员招聘与解雇•人员定向•人员培训•工作检查•绩效评估•授权•薪资确定•结构调整•新设职位或原有职位空缺需要补充时，应要求有关部门的经理提供待填补职位的说明书，然后才决定是否同意给他配备人手。•有些经理常对某一职位到底应该做哪些事模糊不清，要求他先写说明书，等于给他提供了一个检讨本部门人员配备的机会，可以避免盲目进人的情况发生。2.1人员配备2.2人员招聘与解雇•根据职位说明书所载明的从事某项工作所具备的任职资格和条件去招聘人才，可以避免单纯凭感觉随意招聘而造成的新聘人员不能胜任工作的情况发生。•当企业需要解雇现职人员时，也可以职位说明书作为依据，说明他不能胜任所担任的工作。2.3人员定向•新进人员可以依据职位说明书的指引较快的进入工作状态，避免在适应新环境的摸索过程中因焦虑、不安和恐慌而造成的精神上的压力。•职位说明书也可以给新进人员留下公司制度健全、管理规范的印象。2.4人员培训职位说明书可以提供关于工作内容和职务条件等比较完备的信息，公司可以此为依据制定培训计划。2.5工作检查职位说明书提供的关于工作内容和绩效标准的信息，是公司各人员工作任务完成的标准，可据此来检查各项工作，如是否按时提交必要的报表和报告。2.6绩效评估根据职位说明书拟订的绩效标准，可以客观公正地评价各个职位的工作表现，避免经理事后任意主观地评估。2.7授权根据职位说明书记载的各职位的职责内容，可以适当地授权，使各级人员在自己的职责范围内负起责任来，不必遇事不管大小层层请示，从而加速工作的进行。2.8薪资确定根据职位说明书的内容，可以对不同的职位进行比较，确定每个职位对公司的相对价值，进而确定公平的薪资水平，避免出现干多干少、干好干坏都拿一样的情况出现。2.9结构调整通过分析和比较职位说明书，可以检查公司的各部门的内部各职位之间的工作内容是否重复，各职位的工作负荷是否均衡，检查各项工作流程十分合理、是否可以简化，从而对组织结构和工作流程作必要的调整。案例分析•一个车工不小心将大量机油洒在机床周围的地板上，车间主任叫他清扫干净，车工拒绝执行，理由是职务说明里并没有清扫的条文。车间主任顾不上去查职务说明的原文，找来一名勤杂工清扫，但遭到勤杂工的拒绝，理由也是职务说明里没有包括清扫。车间主任威胁说要解雇他，他才勉强答应，但干完后立刻向公司投诉。•有关人员接到投诉后，查阅了车工、勤杂工和清洁工三类人员的职务说明。车工的职务说明规定车工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但没有提及清扫地板。勤杂工的职务说明规定勤杂工有责任以各种方式协助车工，如领取原料和工具，随叫随到，但也没有包括清扫。清洁工的职务说明中确实包含了各种形式的清扫，但他的工作时间是从工人下班后开始的。•回答：对于勤杂工的投诉，你认为如何解决？如何防止类似情况再发生？三、工作分析的方法•面谈法•问卷调查法•观察法3.1问卷调查法•使用这种方法时，每个员工都会收到一份问卷，用来填写职位的有关信息。•员工完成问卷后，由其直接上级检查其填写的完整性和准确性，然后交回职位分析人员。3.2面谈法•使用这种方法时，职位分析人员首先与员工面谈，面谈时根据事先拟好的提纲向员工提出一些与工作有关的问题，请员工回答，然后再与员工的直接上级进行讨论。•与直接上级面谈可以核实与员工面谈时所获得的信息的准确性。3.3观察法•使用这种方法时，职位分析人员在员工工作时从旁观察一个职位的工作过程，记录下看到的完成的各项任务。•如果工作中包括有不规则的任务，必须要观察几个工作流程。3.4综合法•综合运用上述三种职位信息收集方法，比单独使用一种方法产生的效果好。•最常用的两种组合方式：问卷和面谈；问卷、面谈和观察。四、职位说明书的主要内容•工作识别•工作概述•工作职责•工作权限•绩效标准•工作联系•任职资格和条件4.1工作识别•包括工作名称、工作代码、隶属部门、直接上级主管的职位、编写日期。•工作名称用来反映工作内容的性质，目的是把某一项工作同其它工作区分开来；工作代码是方便查找；隶属部门和直接上级主管的职位是指明某一项工作的位置；编写日期是标明工作说明的具体编写时间。4.2工作概要•以简短的、摘要式的文字概括工作内容，向员工说明工作的性质以及完成工作的方法和理由。•这类信息在招聘中特别有价值。4.3工作职责用简练的文字完整详细的叙述工作，以方便别人了解工作的内容及完成工作的方法和理由。4.4工作权限•明确任职者的权限范围，包括决策的权限、对他人实施监督和指导的权限、对下属的任用权限，以及经费预算的权限等。•这类信息在授权中特别有价值。4.5绩效标准•说明企业期望任职者在执行工作说明中的每一项任务时所要达到的标准。•这类信息在绩效评估和培训中特别有价值。4.6工作联系•说明任职者与企业内部（和外部）其他人之间的联系情况。•包括明确直接上级和直接下级，与其他部门的横向联系。4.7任职资格和条件•指对任职资格与任职条件的最低要求，内容通常包括所需知识、能力和技能、体能条件、个性特点、教育程度、工作经验、专业资格等项目。•这类信息在招聘和选择中特别有价值。