万达商户管理工作指引

商户管理工作指引文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/0项工作目要点1工作标准管理控制1.受理商户上门、电话、书面等服务信息，详细填写在《商户信息记录表》上。2.根据信息性质，在《商户信息记录表》上填写分类：A维修：A1公共区域设施设备等的维修；A2商铺内由甲方提供的设施设备等的维修；A3商铺内商户自行装修/配置的设施设备等的维修，属有偿服务。责任工作记录支持文件人商B投诉：户服务质量不达标；服受理对工作人员工作态度、行为等的不满意；务与维修、服务、沟通超过规定时限或客户要求的时限；信传递客户反映的情况未解决或解决结果业主不满意；息二户及以上的业户针对同一事项提出的问题；管承诺或服务合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显偏差；理由于管理责任给客户造成声誉、财产损失或人身伤害等。C其他3.处理：维修按报修处理流程办理，投诉按投诉处理流程办理，其他类信息属于咨询类的由受理人答复，属于需其他部门或外部协调的当时传递给相关部门并跟踪处理结果。4.将A、B类信息录入ERP系统。《总服务台人员服务规范》291.营运主管每天检查《商户信息记录表》，对未及时回复的信息协调。2.商户群体性反映或多次反客服《商户信息映不能有效解决的问题及时助理记录表》反馈营运副总。3.涉及主力店的投诉及时反馈营运副总。商户管理工作指引文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/0项工作目要点工作标准管理控制责任人①营运部在商户进退场中起组织协调作用。工作记录支持文件①商户签订租赁合同及相关协议文件后，营运人员负责填写和流转《商户进场流程单》，协助商户办理进场手续。②进场当日，由营运部、工程部、物业部陪同商户进场收房，共同填写《房1进屋交接确认书》。场2③商户二次装修完成并进入开业准备时，由营运部、工程部、物业部、财进务部共同进行开业前检查，并填写《商铺开业检查表》。退场管理①在确认终止租赁合同（合同到期或提前终止）时，须提前1个月填写《商铺终止合约审批表》，办理审批手续。2退②营运部、工程部、物业部、财务部共同进行退铺验收检查，并填写《商场户退铺验收表》。②营运人员督促商户及时缴纳各种费用，包括质量保证金、租金及租金保证金、物业管理费及物业管理费保证金、能源费保证金等。营运③完成《商铺开业检查表》经理审批确认后，商户方可正式营运营业。主管①各地商管公司提前终止租赁合同，须提前1个月上报商管总部批准后方可执行。②商户签订书面的《终止协《商户进场流程单》《房屋交接确认书》《商铺开业检查表》《进退场工作规范》《商铺终止合约审批表》《商户退铺验收表》③营运人员负责填写和流转《商户退场流程单》，协助商户办理退场手续。议》后，营运部方可办理《商铺终止合约审批表》。30《商户退场流程单》商户管理工作指引文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/0项工作目要点工作标准管理控制责任工作记录支持文件人31报1.详细填写《维修工作单》，并在《商户信息记录表》记录工单号。修受理2.将《维修工作单》传递维修调度(《维修工作单》一式四联，分别由营处与运部、工程部、客服助理/仓库、客户留存)。理《维修工作单》3报修1.每天闭店前收回当天已完成的维修单并进行汇总，统计当日维修工作的处及时率和满意率。理3.2.对未完成的维修单，了解情况并填写在《商户信息记录表》上。跟踪3.对未及时完成的维修，尤其是保修期内的维修要做好与工程部的沟通工与作，及时与商户沟通工作进展，重大问题及时汇报营运副总。统计4.每月底对当月维修的及时率、满意率、回访率等进行统计，并将相关记录归档。1.商户报修后，维修人员必须在15分钟赶到现场。2.客服助理对维修回单所填写的内容进行核查，并确定客户是否签字确认。第1-2、4项由客服助理完成《商户信息记第3项录表》营运部经理完成31传递打电话解释并另约维修时间。1.报修15分钟以内进行首次回访，确认维修人员是否在规定时间内到达现场进行检查维修。1.营运部经理每天检查客服助理是否及时对已修复22.对已修复的项目，客服助理次日内电话回访，同时记录客户的意见和建项目进行逐一回访，并核查客服回访议（及时率及维修结果的评价），并将回访情况填写在《维修工作单》中维修回访一栏中，电话回访率应达到100%。相关表单。2.重点客户的报修营运部经助理3.将工单完成与回访信息录入ERP。理必须亲自回访。1.工程部接单后对无法及时维修的信息（理由、维修时间）10分钟内传递至客服中客服《维修工作心，由客服助理及时向客户助理单》项工作目要点商户管理工作指引工作标准管理控制1.界定投诉影响程度：分为重大投诉、一般投诉，重大投诉指主力店及商户群体性投诉，以及影响企业信誉、运营的投诉。文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/02.界定投诉性质：2.1无责任投诉：经查实与事实不符，或超出物业管理服务范畴（相关4法规、合同、方案规定内容）。投12.2责任投诉：情况经调查属实，属于物业服务范围或职责范围内的问诉分类题。管2.3协助处理投诉：指客户对因发展商、外部环境及服务范围以外公共理配套设施等原因而产生的影响不满的问题。3.填写《投诉处理单》，一般投诉立即上报营运部经理，重大投诉立即上报营运副总。4.将投诉信息录入ERP。2传递1.10分钟内将投诉信息传递至相关部门负责人。2.每天跟踪投诉的处理情况。1.无责任投诉安抚客户情绪，倾听对方报怨，做好说明解释工作。2.协助处理投诉协调相关部门进行处理，并及时将处理进程与结果与客户沟通。3.一般投诉三天内处理完毕，重大投诉七天内处理完毕。1.营运部经理每天检查投诉的受理与处理情况，监督投诉的处理过程。2.营运副总监督重大投诉的客服《投诉处理《客户投诉处理规4与3.收回处理完毕的《投诉处理单》。跟踪投诉管1.一般投诉处理完毕后三天内对客户进行电话回访，回访结果记录在《投理诉处理单》中。32.重大投诉和电话回访不满意的一般投诉由营运主管上门回访，将回访结回访果填入《投诉处理单》中。3.将回访情况录入ERP。处理过程。3.超时限未处理的投诉及时上报营运副总。1.投诉回访率必须达到100%。2.对回访不满意的情况及时与责任部门沟通，必要时汇报分管副总。助理单》范》客服助理《客户投《投诉处理诉处理规营运单》范》部经理32责任人工作记录支持文件《总服务台人员服客服《投诉处理务规范》、助理单》《客户投诉处理规范》商户管理工作指引文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/0工作记录支持文件2.准备好到消防局报批手续所需的表格等，提前发给商户。3.按照《办理装修手续流程图》，告知商户办理装修手续的程序，提醒商5户需要注意的相关事项。装4.向商户提供装修所需填写的表格，指导商户和施工单位填写并签署：1.所有需签署的文件均需盖章并由具备委托资格的人签字，营运部保留所有签署文件的原件。《投诉处理单》《装修手册确认书》《消防安全责任书》《保险承诺书》《房屋交接确《客户投诉处理规范》修1管装修申请4.1《装修手册确认书》4.2《消防安全责任书》（一式三份）2.营运部经理每周检查新装客服修户和新竣工户的档案归档助理认书》《装修手《装修申请册》表》理4.3《保险承诺书》（一式三份）4.4《房屋交接确认书》（一式三份）4.5《装修申请表》5.根据《装修图纸递交明细表》的规定，核对装修图纸是否完备，转交营运部、工程部、消防专职人员进行审图。6.填写《装修施工流转单》，按一户一档原则建立装修档案。情况。3.商户必须办理完毕进场手续后才可办理装修手续，特殊情况需营运副总审批。《装修图纸递交明细表》《装修施工流转单》《装修档案目录清单》51.消防水电改造装21.1统一由指定的消防公司施工。修指定工程管管理1.2协调商户与该公司签订委托协议，并保留一份合同。1.3装修验收合格后按合同收取指定的消防公司10%管理费。客服《委托施助理工协议》理2.空调改造统一交专业承包商施工，由商户与承包商接洽。33项工作工作标准管理控制责任目要点人41.投诉信息需随时录入电脑，形成月度统计表。营运统计2.每月对投诉记录进行分类统计，并形成分析报告。部经分析3.每月将《客户投诉处理单》、统计表等存档。理1.提供商户相关的平面图、管线图、结构图以及企划部统一规定的施工围档画面。商户管理工作指引文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/0前需对照《装修档案目录清《装修施工收1.受理商户验收申请。2.检查工程部《隐蔽工程验收单》、《闭水试验》等验收合格记录。43.2日内通知招商营运部、安全品质部、管理部和工程部进行竣工验收：装修3.1验收不合格的，及时与商户沟通，请其整改。验收3.2验收合格的填写《装修工程竣工验收单》。4.收集营运部、工程部、管理部的巡视记录与《限期整改通知书》并归档。5.对验收合格的商户，依照装修档案所需的资料目录收集相关图纸与审批文件，存入装修档案。5.装修1.办理装修工具撤场手续，开具《携物出门凭单》。1.各分项验收合格记录齐全后方可组织竣工验收。2.《装修工程竣工验收单》各方签字应完备。《装修施工流转单》《隐蔽工程验收单》营运《装修工程竣部经理工验收单》《限期整改通知书》《装修档案目录清单》《装修工程竣客服工验收单》《装修手册》《装修手撤场2.凭《装修工程竣工验收单》审核违章扣款，30日内与商户议定退款事项。助理《携物出门凭册》单》34项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件5装修管理3进场手续办理2.3日内收取工程部、营运部、安全品质部、管理部消防主管的审图意见，出具《装修图纸审核表》。2.1审批未通过的，组织相关部门与商户就修改事项进行沟通，待修改后再行审批；2.2审批通过的，办理进场手续。2.办理进场手续，请装修商填写：《租用方/施工方人装修期间联络表》《装修水电申请表》(如需要)3.按《装修施工收费明细表》收取相关装修费用。4.当日内通知营运部、管理部和工程部装修进场信息，包括装修单元的施工日期、施工单位情况及相关负责人、联系电话。1.所有过程需在《装修施工流转单》上记录。2.营运部经理每月检查新办装修档案的整理与归档情况。3.办理《装修施工许可证》单》检查档案是否齐全，并审核相关费用票据。客服助理《装修施工流转单》《装修图纸审核表》《租用方/施工方人装修期间联络表》费明细表》《装修手册》5.协助商户到工程部办理《装修施工许可证》。商户管理工作指引文件编号：WDSY/JNW-CH-YY03版本状态：A/0管理控制责任工作记录支持文件人便2利借用1.登记，并按公司标准收取押金。性物品2.归还时检查物品是否完好，退还押金并做好记录。服3务紧急1.装修验收时，留存商户钥匙，填写《钥匙委托书》。备用2.在钥匙上做好标识。3.将钥匙移交消防中控室，共同封存。钥匙1.根据租赁合同/物业服务合同生成每户缴费日、缴费标准/缴费金额、缴费期间等信息，ERP收费系统，并建立《济南魏家庄万达广场周期性费用汇总表》备查，费用包括但不限于：1.1租金；1.2物业管理费；1.新商户进场时，及时更新收费系统信息。2.财务部负责对照合同，审核录入信息的准确性。3.主力店收/欠费通知由客客服《携物出门凭助理单》客服《物品借用登助理记表》客服《钥匙委托助理书》《财务管理相关制11.3空调费；6主力1.4供暖费等能源费用；收店与1.5定金；费步行1.6保证金等。管街费2.每月首日从系统中查询当月应缴费的商户，在缴费日前5天发放《缴费理用通知书》。3.对主力店5-7天、步行街5天以上逾期未缴费的商户发放《欠费通知书》，并按合同约定计收纳滞金。4.根据收费系统信息收取费用及纳滞金，开具发票。5.建立/更新台帐，并及时上报集团租金部相关报表。服部发放催收，步行街商户收/欠费通知由营运部发放催收。4.对欠费超过0.5个月的商户由营运副总协调处理解决措施。5.合同规定以外的费用减免/优惠必须签订补充协议，报集团商管审批。《缴费通知书》度》客服《欠费通知《济南魏助理书》《收费台帐》家庄万达广场周期性费用汇总表》35项目工作要点工作标准11.