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*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.07编号：欧阳光明（2021.03.07）程序文件汇编（�1版）编制：审核：批准：2017-10-01发布2017-10-01实施*******有限公司目录文件控制程序1.目的对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门使用文件的适宜性、充分性和有效性。2.适用范围适用于公司质量/环境/职业健康安全文件和资料的控制。3.职责3.1办公室负责管理体系文件的归口管理；3.2技术部负责技术文件的管理和控制；3.3研发部负责设计研发和技术协议等文件的控制管理；3.4各部门负责归口外来文件的控制管理。4.工作程序*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.074.1管理体系文件分为三个层次，分别是A层文件《管理手册》；B层文件《程序文件》；C层文件有：作业指导书、操作规程、管理制度、国家/行业标准等。4.2文件的审批流程4.2.1A层文件：《管理手册》由综治办编写、常务副总审核，总经理批准。4.2.2B层文件：《程序文件》由编写小组负责编制，管理者代表审核，总经理批准。4.2.3C层文件：由管理部门编写，部门负责人审核，分管副总批准。4.2.4公司行政文件4.2.4.1人事任命文件高层管理人员任命由总经理提名，董事会审核，董事长批准后发布；部门中层正职管理人员任命由总经理提名、董事长批准后发布；部门中层副职、班组长任命，由分管副总提名、总经理批准发布。4.2.4.2其他文件其他文件由主管部门起草，经部门负责人、分管副总、总经理审批后发布。4.3文件的控制管理4.3.1文件编写格式统一按照《体系文件编写导则》要求进行编写。4.3.2技术部负责工艺规程、产品标准等文件发放和回收控制管理。4.3.3研发部负责新产品研发文件、SDS和使用说明书、技术协议等文件的发放控制管理。4.3.4办公室负责体系书面文件的复印、发放和回收等的控制管理（技术文件除外）。*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.074.3.5综治办负责OA系统电子版文件授权的控制管理，负责各部门书面文件发放及变更的登记。各部门负责本部门电子文件的归档管理和控制。4.3.6文件应保密，不准私自外泄及复印，严格执行保密制度；需借阅时申请批准，并建立文件借阅记录。4.4文件的管理4.4.1建立“文件发放和回收记录”各部门应建立本部门的“文件发放和接收记录”，并对其变动情况实行动态管理，随时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保证各使用场所文件的适宜性和有效性。4.4.2文件的借阅借阅文件应填写“文件/记录借阅记录”，经文件保管部门的负责人批准后，即可借阅，涉密文件要经分管副总或总经理批准。4.4.3文件的增发需要增加书面文件的，由需求部门提出申请经部门负责人批准后，统一由办公室、技术部和研发部按《文件控制程序》进行控制发放。4.4.4文件的补领使用中的文件因破损无法使用或丢失时，应到文件发放部门办理更换或补发手续，经原批准人批准后发放；更换的文件分发号不变。当公司内部机构调整或人员变更时，应做好文件交接工作。4.4.5文件的作废、销毁和留用4.4.5.1文件更新或换版时，由文件发放部门依据文件发放记录及时收回旧版本，发放新版本，填写回收记录，并加盖“作废”标识。4.4.5.2作废的和超过保管期的文件，由办公室填写文件销毁清单，经分管副总批准后方可处理，销毁时应有二人在场，并在销毁单上*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.07签名。4.4.5.3作废文件由编写部门规定保存期限，对需保留以备查用的作废文件，加盖“保留作废”章，分别存放，并予记录。4.4.6文件的保管、归档、状态识别4.4.6.1文件保管、归档应编目整齐，保存完好，各部门在撤销、合并时，应及时回收作废文件。4.4.6.2文件管理部门应根据文件发放情况，及时更新有效文件清单（一般每年一次）。4.4.7外来文件的控制4.4.7.1对直接引用的外来文件，由归口部门负责审查其适用性，按受控文件发放使用；并由归口部门于每年定期对其有效性进行技术查新，确保有效。4.4.7.2对各部门适用的法律法规、标准规范，由归口部门通过相关媒体、网络等查询更新，确保其适用性。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，由原编写部门提出申请并填写《文件更改单》，经原批准人批准后，并经综治办备案，由办公室、技术部或研发部收回文件统一更改，填写更改记录，并按更改单的要求在更改位置标识更改次数（a、b、c…）和更改记录处数（1、2、3…）。4.5.2文件的更改方式采用划改或换页4.5.2.1划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。4.5.2.2换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.07作换页处理。4.5.3因公司产品、组织机构、管理模式等发生改变时，由原编写部门对原文件进行评审，以确定文件是否需要更新，对更新的文件更改，应再次评审。5.相关文件和记录5.1《体系文件编写导则》5.2文件/记录更改申请单5.3文件/记录销毁清单1.目的记录控制程序为了加强体系运行记录的规范管理和有效的控制，保证记录满足可追溯性要求，为管理体系有效运行提供客观证据。2.适用范围适用于公司管理体系范围内记录的控制管理。3.职责3.1办公室负责体系运行记录控制的归口管理；3.2各部门负责本部门运行记录的控制管理。4.工作程序4.1记录的控制范围与分类4.1.1记录包括：管理体系文件规定提供的记录及其他记录（包括电子存储介质），也包括来自相关方的记录。4.1.2记录的分类包括：各种管理记录、操作记录、监视测量记录及电子记录等。4.2记录的填写4.2.1按记录设置内容逐项填写，不得空项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.074.2.2填写记录时，一律用黑色钢笔或签字笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.2.3记录的内容应完整、齐全，提供的数据、资料应准确、语言要简练。4.2.4各种管理记录、操作记录、监视和测量记录等要及时填写，不得后补、伪造。4.2.5记录填写完，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性，并为制定纠正措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。4.3记录的管理4.3.1记录的编号根据《体系文件编写导则》规定进行编号。4.3.2记录的编制、修改填写“记录表格编制/修改申请表”，附空白记录表格，经部门负责人批准后方可使用。4.3.3记录的使用各部门应建立本部门“文件/记录清单”，并保存空白表格，当需要使用新版本记录时应规定使用时间。4.4记录的贮存、保管、处置4.4.1使用记录原则上由使用部门自行保管，并分类明确，贮存在适宜环境中，防止变质、损坏、丢失。4.4.2当人员发生变更时，做好交接工作。4.4.3各部门应收集整理有关记录，建立记录台帐，要求保存期限在*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.073年以上的，应按年度移交办公室保存；办公室对移交的记录，在移交清单上签收，分类存放，建立管理台帐。4.4.4各类记录根据法规、合同、产品特点和工作需要确定保存期限，一般3-15年。具体保存期限由记录形成部门规定并明示在文件清单上。4.4.5对超过保存期限且无查考价值的记录可销毁。对需处理的记录，由部门负责人填写记录销毁清单，经分管副总批准后方可处理。销毁时，必须二人在场，并在清单上签名，清单应保存3年。4.5记录的借阅4.5.1借阅记录必须经记录管理人员同意后,方可借阅。若与借阅的记录内容无直接关系的人员，无权借阅。借阅人员须填写借阅记录。4.5.2借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，由各部门记录管理人负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究借阅者的责任。4.5.3外部人员借阅记录时，需经记录保存部门批准后方可办理借阅手续。5.相关文件和记录5.1《文件控制程序》5.2《体系文件编写导则》5.3文件/记录清单5.4文件/记录销毁清单5.5文件/记录借阅记录环境因素识别与评价控制程序*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.071.目的为识别、评价和更新公司的活动、产品和服务中能够控制的以及可期望对其施加影响的环境因素，评价其环境影响的程度，从而确定重要环境因素，为制定环境目标、指标提供依据。2.范围适用于公司在生产活动、产品和服务中环境因素的识别与重要环境因素的评价、更新与管理。3.职责3.1环境部负责组织各部门对环境因素进行识别与评价，汇总各部门环境因素，确定重要环境因素，编制重要环境因素清单；3.2各部门负责本部门环境因素的识别与更新；3.3分管副总负责重要环境因素的审核、批准。4.术语和定义4.1环境因素：一个组织的活动、产品和服务中与环境或能与环境发生相互作用的要素。（注：重要环境因素是指具有或能够产生一种或多种重大环境影响的环境因素。）4.2生命周期：产品（或服务）系统中前后衔接的一系列阶段，从自然界或自然资源中获取原材料，直至最终处置。（注：生命周期阶段包括原材料获取、设计、生产、运输和（或）交付、使用、寿命结束后处理和最终处置）5.工作程序5.1环境因素识别与评价的时机5.1.1建立环境管理体系时。5.1.2环境法律法规、标准等发生变化、更新和新增时。5.1.3工艺、设备、材料和人员等发生变化时。*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.075.1.4新增作业活动、过程和服务时。5.2环境因素识别与评价的步骤5.2.1识别环境因素和环境影响时应考虑以下方面：a）考虑产品的全生命周期各阶段。b）生产活动、服务等产生的废（污）水、废气、噪声、固废和资源能源利用。c）供应商、施工方、运输公司等相关方活动所产生的环境影响。d）正常、异常运行条件及可合理预见情况或紧急状况（如火灾、爆炸、废水、废气或噪音的异常排放、人员伤害事故等）所伴随的环境影响。e）以往遗留的环境因素问题、现场的、现有的污染及环境问题，以及设计开发活动可能带来的环境问题和将来潜在的法律、法规和其他的要求。5.2.2各部门在进行环境因素识别时，根据涉及的作业活动、服务和工作程序，画出流程图，标出各工序的输入和输出，填写《环境因素排查表》。a）输入：原材料、辅助材料、能源、消耗品、工具辅具等。b）输出：正常、异常情况、紧急情况下产生的废水、废气、噪音、固体废弃物。c）环境影响因子主要有：大气污染、水污染、土壤污染、噪声污染、固废排放、资源利用、能源消耗、植被破坏和生态影响等。5.2.3识别环境因素是一个动态变化过程，各部门在识别环境因素时，应充分考虑三种来源、三种时态、三种状态、八个方面及两种范围：a）三种来源：活动、产品、服务。即公司应考虑：存在公司活动（如生产加工过程、设备维护、办公活动）中、公司产品本身中和*欧阳光明*创编2021.03.07*欧阳光明*创编2021.03.07公司提供服务中存在的环境因素。b）三种时态：过去、现在、将来。即公司应考虑：对过去遗留可能仍在产生环境影响的环境问题、现有的污染及环境问题、计划中的活动和产品出厂后可能带来的环境问题。c）三种状态：正常、异常、紧急。即公司应考虑：正常运行条件、异常运行条件（如启动、关闭、检修等情况）、紧急状态（如发生爆炸、火灾、意外事故等情况）下带来的环境问题。d）八个方面：公司的活动、产品和服务所形成的大气排放、水体排放、土地排放、原材料和自然资源的使用、物理属性（如形状、大