公司会议室管理办法

公司会议制度流程页脚内容公司会议室管理办法1总则为加强公司会议室管理,保障会议室的合理使用,充分有效利用会议室资源,使公司行政工作科学化、制度化,特制定本办法。2机构和职责2.1各部门申请使用会议室需提前至少1小时在综合科登记,需提供其他准备时间较长的会议材料或物品需提前一天以上告知综合科准备,以此提高工作效率。2.2使用公司会议室统一由综合科归口管理。3会议室管理工作具体内容3.1会议室使用顺序及原则3.1.1确保公司领导办公会的优先使用;3.1.2预定部门有优先使用权;3.1.3公司及各部门对外活动的使用;3.2会议室使用程序3.2.1预定者需先行在综合科查询会议室的空闲情况,并登记会议室使用申请;紧急情况使用会议室,须提前电话通知办公室准备;3.2.2会议室管理员按照预定单要求,提前15分钟安排做好会议环境、仪器设备、会议服务的安排工作;3.2.3预定者按照预定时间、地点使用会议室。公司会议制度流程页脚内容4公司会议制度流程页脚内容3.3会议室使用部门规定13.3.1为保障不影响他人,任何部门(员工)未经预定,不得私自使用会议室资源。3.3.2预定会议后,因故会议变动、放弃使用,须在预定使用前30分钟通知办公室,以避免会议室资源的浪费。3.3.3会议室使用前,使用部门须对照《会议室设备清单》清点设备,若有缺损须向综合科说明。3.3.4会议应严格控制在预定时间内,超时使用必须提前向综合科作出申请或说明,以免影响其他部门使用。3.3.5自觉保持会议室内卫生,正确使用和维护仪器设备,未经综合科审批,不得擅自改变、损害会议室墙面、地面和顶棚。3.3.6会议过程中需要茶水服务的部门须提前告知综合科管理人员。原则上半小时以下的会议不提供茶水服务。3.3.7会议结束后,不得立即切断电源,以免损坏仪器设备。会议室使用后借用者须到综合科做归还登记,确保会议室设备完整无缺。工作人员应及时联系相关人员撤除横幅、会标和粘贴物及废弃物。3.3.8任何部门及个人不得擅自搬动或挪用会议室配置的设备,如桌、椅等物品,若确需借用,请与综合科联系办理借用手续,事后及时归还。3.4会议服务人员管理规定公司会议制度流程页脚内容4公司会议制度流程页脚内容3.4.1会议准备时,打开空调、电灯、调试柜等电器,并调试好投影仪、电视机、话筒、LED屏幕、笔记本电脑等会议所需设备,遇到重大会议室,服务人员必须多次调试会议设备,尤其保证无线话筒有足够电量。3.4.2提供茶水服务时,须平均15-20分钟间隔供水。3.4.3在会议期间,服务人员须保持工作状态,以备会议过程中需要服务时及时赶到现场服务。3.4.4会议结束后,须关闭所有使用设备和电器,锁好房门。4检查与考核会议结束后,管理人员对照《会议室设备清单》清点设备,各部门对于因使用不当造成会议室内配备的设施或仪器设备损坏者,经检查确认后,按实际价值实施赔偿并对相关责任人进行惩处。公司会议制度流程页脚内容4