档案收集与管理工作通知

—1—西林改办发〔2007〕7号西乡县集体林权制度改革办公室关于认真做好林改档案收集与管理工作的通知各乡镇、林改工作组：集体林权制度改革工作是农村改革的继续和深化，是关系农村生产资料再分配和利益再调整的一场深刻变革，对解决“三农”问题、推进新农村建设、构建和谐社会、实现经济社会可持续发展、破解林业生产力发展等具有重大意义，这项改革工作政策性强、工作量大、涉及面广、时间跨度长，档案管理是其中一项重要的基础工作，近期通过我们对各乡镇、村组检查，发现各单位没有按照要求建立健全林改档案，为了进一步加强各乡镇及集体经济组织林改档案收集及管理工作，现就有关问题通知如下：—2—一、林权改革档案的含义林权改革档案是指在林权改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。林权档案收集是否完整、整理是否规范、保管是否安全、利用是否方便，直接关系到改革工作的质量和改革的顺利推进，并对今后工作产生重要的影响，完整、准确、系统的林权改革档案，是林权改革工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果，维护林权权利人的合法权益，稳定和完善农村林地承包关系，减少林权纠纷，确保农村社会稳定，促进林业突破发展的重要保证。林权改革档案管理是一项具体、细致的工作，必须坚持统一管理、分级负责、集中保管、同步进行、规范运作的原则。为了不给今后工作留下隐患，避免出现不必要的返工，请各乡镇抽调专人切实抓好林权改革档案的收集和管理工作，落实专门林改档案专柜，指导各村组做好林改档案的收集管理工作。各集体经济组织也要落实人员，确保林改档案的完备、规范。对在2005年在换发林权证过程中已将集体山林确权到户的，要严格按照本次林改工作的程序和要求，查漏补缺，建立健全林权改革档案，为林业又好又快发展奠定坚实的基础。二、明确林权改革文件材料收集与归档要求各乡镇、集体经济组织要严格按照县上的要求，根据工作职责、文件类别等情况，分别研究制订本级林改文件的归档范围及保管期限和分类办法。一是明确归档范围。在林权改革过程中形成的应归档文件包括：各种会议材料、文件、工作计划、实施意见及方案、检查、汇报、总结等材料；森林资源调查图表、林权界线图表、各种汇—3—总表、统计表、林权登记申请表、林木林地权属证明文件、公示、现场勘界材料、附图或者地块示意图、林权登记台账、林权证发放登记表；落实产权中各村调查图表、清册、实施方案、合同、林地承包方案、村民代表大会记录、决议、林权争议、来信来访、林权纠纷调处等材料。二是要明确保管年限和分类方法。保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。林改档案一般应作为文书档案进行管理。（保管年限和分类方法详见附表）三、规范林改档案收集和管理工作各乡镇、集体经济组织要建立健全各项管理制度，确保档案管理工作规范，查阅方便，经得起历史检验。一是确保档案的形成质量。归档文件应为原件，因特珠原因留存复制件的，必须由经办人核准，并注明原件的存放处。凡需归档的文件材料要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效力的标识完整齐备，使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保护的要求，照片和图片资料要有文字说明。二是做好档案的收集整理。各乡镇、集体经济组织应加强领导，夯实责任，密切配合，通力协作，加强督促检查，完善工作机制，认真做好林权改革档案的收集和管理工作。要配备业务素质高、工作责任心强的人员负责林改档案工作，加强与县档案局联系，对各集体经济组织档案管理人员进行业务指导和培训。参与林改工作的每个人员，应严格执行档案管理制度，已办理完毕需归档的文件材料应及时归档，不得据为已有和拒绝归档。林权—4—改革档案中的文件类材料，一般应按年度归档整理；资源调查、林权勘验等图纸资料，一般应装订或折叠成册；林权登记档案材料，一般以宗地为单位保管，在完成工作后及时归档；权属发生变化时，应及时补充变更记录。三是做好档案的保管。各乡镇、集体经济组织根据工作需要配备档案库房或档案专柜及相应的设施设备，采取各种防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防光、防污染、防鼠、防虫等工作，确保档案安全。村级林改档案应指定专人进行保管，对不具备档案安全保管条件的可由乡镇代为保管。林改档案管理工作是检查验收各级林改成果的重要内容，林改档案管理工作应与林改工作同步进行。希各乡镇、集体经济组织积极筹措资金，加强领导，完善制度，落实人员和档案管理的必备设施，进一步明确目标任务和责任，确保林改档案的完备规范，更好地促进林业事业健康有序发展。附：西乡县林改档案分类及保管年限明细表二〇〇七年十二月十八日主题词：林权改革档案管理通知主送：县林改领导小组，市林改办。抄送：县林业局、档案局。西乡县集体林权改革办公室2007年12月18日印发共印40份—5—西乡县林改档案分类及保管年限明细表分类档案内容保管年限立卷单位综合类1、林改工作会议材料，包括林改评议小组的产生，林地承包方案的通过，会议通知签收、会议签到、表决票签字、承包方案签名等。一般会议10年，重要会议永久县、乡镇、村、组2、林改工作政策文件：县、乡实施意见及方案，林改政策咨询及回复、解释；以及对林改实施方案、林地承包方案的批复。永久县、乡镇、村组3、县、乡、村组林改工作机构设置、人员分工，村组林改评议小组组成人员。永久县、乡镇、村、组4、林改工作计划、进度表、总结、经验介绍、汇报。永久县、乡镇、村、组5、林改工作宣传材料。10年或30年县、乡镇、村、组6、林改工作调研材料。重要的永久；一般性10年县、乡镇、村、组7、林地承包方案公示内容、集体林经营现状公示内容、林权登记公示内容。永久乡镇、村、组8、林改检查验收通知、意见、报告以及限期整改通知。永久相关单位9、林改工作重要活动文件。永久县、乡镇、村、组10、上级颁发的需要本级贯彻执行的文件。30年相关单位11、一般林改活动形成的一般性的文件材料。10年相关单位资源调查类1、本辖区森林、林木、林地资源现状摸底表及四至。永久县、乡镇、村、组2、本辖区所有权界限图及林权现状调查表。永久县、乡镇、村、组3、现场勘验图、表。永久村、组4、本辖区农户总户数、人口状况统计表。永久村、组5、本辖区参加林改的户数、人口状况统计表。永久村、组6、本辖区林改开始和结束时集体林资源及林权状况统计表。永久村、组7、本辖区公益林林权现状调查表。永久县、乡镇、村、组—6—西乡县林改档案分类及保管年限明细表分类档案内容保管年限立卷单位林权登记类1、林权登记申请表（附图）。永久县2、林权登记原权属证明。永久县、村、组3、林权登记台帐。永久县、乡镇、村、组4、林权流转材料。永久县、乡镇、村组5、林权证发放登记表。永久县、乡镇、村、组6、林权登记决议。永久相关单位7、林权登记时需要提交的其它材料。10年县合同类1、家庭承包合同。永久县、乡镇、村、组2、其它承包合同。永久县、乡镇、村、组3、山林流转合同、拍卖合同。永久县、乡镇、村、组4、银行抵押合同。永久相关单位纠纷调处类1、林权争议与调解过程中形成的原始记录材料。永久相关单位2、双方当事人之间依法达成的协议书。永久相关单位3、各级政府依法调解的意见、批复。永久相关单位4、人民法院判决书、裁定书、调解书。永久相关单位5、纠纷调解申请书。永久相关单位6、来信来访形成的有关文件材料。永久相关单位7、纠纷调解过程中双方提供的权利依据永久相关单位—7—西乡县林改档案分类及保管年限明细表分类档案内容保管年限立卷单位声像电子实物类1、林改过程中形成的照片、录音、录像等材料永久相关单位2、林权证管理信息系统数据永久县3、各种电子数据光盘、U盘。永久县4、其它声像电子材料。永久县备注1、各立卷单位按照自身职权，对照档案内容进行建档；2、林改归档文件材料分类可以按照上述六类分类后，再按保管年限分类整理；也可以按照保管年限分类后，再按上述六大类进行分类整理；3、在装订文件时，正文在前定稿在后、附件在后，即结论性文件在前、依据在后；4、在装订文件时，应该用不锈钢订书针装订，有条件的单位需加盖归档章；5、归档文件必须齐全完善。原件与复印件，转发文与被转文，请示与批复，报告与批示，函与复函，通知与报告等文件应装订在一起，以遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系；6、文件分类结束后应按文件产生的先后顺序编号，填写归档文件目录、立卷人及其它相关内容。