档案文献编纂学

档案文献编纂学郝伟斌Tel:13592659607E-mail:[e-mail]郭沫若《题赠档案馆》前事不忘后事师,自来坟典萃先知.犹龙柱下窥藏史,呼凤舆前听诵诗.国步何由探轨迹,民情从以识端倪.上林春讯人间满,剪出红梅花万枝.档案数字化和档案网站建设档案文件的开放和公布档案基础信息库建设档案专题数据库建设档案编研开发文档查阅档案展览……档案信息开发形式一、档案编研工作概述（一）档案编研工作概念是以满足单位日常运转，业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的，以库藏档案为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。对象：档案、资料手段：研究开发和加工整理目的：满足社会对档案信息的利用需求（二）档案编研工作的性质及原则1、档案编研工作的性质档案编研的记述性---述而不做,信而好古.档案编研的研究性---信息整合,信息增殖.档案编研的适用性---有感而发,量体裁衣.档案编研的主动性---跟踪服务,送货上门.2、档案编研工作的原则存真求实原则编以实用原则立足馆（室）藏原则统一规范原则3、档案编研工作的一般过程选题；选材；考订、加工与编排；辅助材料的编写；成果审核；成果出版和发行。围绕一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选、加工等一系列活动。其主要工作内容包括：选题汇编性材料的选题：根据历史人物根据历史事件以问题角度选题以组织机构角度选题以会议角度选题以文种选题以地区选题以社会热点选题明确目的：工作查考宣传教育文化休闲编史修志工作需要？社会热点？学术空白？重大活动？选材尽可能根据选题，确定适当的一些主题和信息来源。可通过馆（室）藏及外部资料、网络等渠道进行查找。对所获得的材料根据一定的标准，进行鉴别挑选，综合典型性、真实性、多种类型互为补充等要求进行挑选。加工和编排原文转录（全录、节录）格式编排点校加工常见加工方法：按事件发展阶段按专题按文种、地区、作者等按形成时间常见编排方法：辅助材料的编写对内容的注释对文字符号的注释对其他有关情况的注释注释（夹注、脚注、篇后注、书后注）：选题的意义、目的和对象历史背景和基本内容相关文献的价值和状况对相关文献内容的补充说明等序言：编辑说明5、档案编研工作的主要方式档案馆编研。讲求全面、系统、规范。档案室编研。讲求时效、实用、特色。独立编研部门联合。社会化、市场化运作。联合编研三、档案编研工作的难点1.现实需求与深化服务的辩证法2.近期计划与长远计划的协调3.题目与材料的关系4.权威性与合法性并举5.单一性与系列性的关系四、档案编研工作的非普遍性原则宁求其缺,不求其有.宁求其俗,不求其雅.宁求其约,不求其全.五、档案编研成果最常用的四种分类：按表达形式划分：可以分为文字式、图形式、数据式和声像式等四种；按加工层次划分：可以分为一次加工、二次加工和三次加工等三种；按选题范围划分：可以分为综合型和专题型两种；按体裁特征划分：可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。六、一次加工档案编研成果介绍（一）一次加工档案编研成果的适用范围一次加工档案编研成果适用于在形成上具有一定的规律，而且材料系统，数量较多，在利用时检索途径又比较模糊的档案编研加工。这种档案编研成果主要起到查考和套用、复用的作用，人们通过查阅利用这种档案编研成果，找到工作的依据。（二）一次加工档案编研成果的编制要求1、选题方面可针对在工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标准和通用图样等档案材料，多角度开展一次加工档案编研成果的编研，形成《发文汇集》、《专题汇编》和《图样汇编》等多种类型的档案编研成果，便于利用这经常查阅利用。如可以按年度编制《发文汇集》，也可以按问题编制《专题汇编》，还可以按专业编制《图样汇编》。2、选材方面一次加工档案编研成果的选材方式主要是选用重份原始文件或复制原始文件。选用重份原始文件和复制文件，能保持档案原貌，保证档案编研成果的可靠性。3、加工编辑方面相对来说，一次加工档案编研成果的加工编辑量并不太大。主要有内容删节、格式加工和文字校勘等等。为了保证档案编研成果的严肃性、权威性，提高档案编研成果的质量，一定要做好加工编辑工作，特别是文字校勘各种。另外，如果选用的是复制件，最好能在复制件上注明归档原件的档号，以方便利用。4、总纂方面一次加工档案编研成果的总纂主要包括材料排列和结构完善加工。材料排列是指文件与文件之间的先后排序的确定，结构完善加工主要是完成档案编研成果的辅助结构有关内容的编写等加工。5、审核方面一次加工档案编研成果的审核主要是审核档案编研成果的发布形式和使用的控制范围。特别是生产、技术方面的一次加工档案编研成果，实际都是利用有关科技档案编制而成，内容涉及技术秘密、技术诀窍，甚至自主知识产权等，一定要进行严格的审核，控制使用的范围。（三）常见的一次加工编研成果1、发文汇集发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存两份）。发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是其他档案编研成果所无法代替的。对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位，可以一年遍几本。假如有必要编几本的，可以按发文时间划分或发文字号的不同划分。2、专题汇编专题汇编的将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起。如：有的单位编制的《安全生产操作规程汇编》就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。其他如：《人员任免汇编》、《荣誉汇编》、《标准汇编》、《质量管理文件汇编》等等3、图样汇编图样汇编是按专业将各种有关的图样汇集成册的一种一次加工档案编研成果。人们在进行图样设计时通过利用图样汇编，可以受到启发，甚至可以套用其中的材料，提高设计工作效率。一般单位都是通过复制技术图样的办法编制图样汇编的。图样汇编可以是综合性的，也可以是专题性的。如：《工艺设备图集》、《主要零部件图汇集》、《民间住宅户型标准设计图册》、《大型电机通用件汇编》4、文集文集是将特定作者的作品、科研论文汇编成册的一种一次加工档案编研成果。文集既可是一个作者的作品、科研论文单独编制而成，也可是几个作者的作品、论文合在一起编制而成。如：《应用现代化管理方法论文选编》、《报刊选编》、《领导讲话汇集》。七、二次加工档案编研成果介绍（一）二次加工档案编研成果的适用范围二次加工档案编研成果主要适用于记录和反映单位基本情况、重大事件和活动、主要生产经营活动及其成果，而且在日常工作中经常被查阅利用的档案的编制加工。这种档案编研成果属概要性介绍或一般性宣传的材料，主要起到备查和提示作用。人们通过利用这种成果，能对有关事件有一个大致的了解。（二）二次加工档案编研成果编制要求1、选题方面因为二次加工档案编研成果的种类很多，可以选择的余地很大，所以在选择课题时，一要强调具有。实用价值，优先考虑最急用、最实用的。二要前易后难，优先考虑相对容易编的。三要优先考虑数量多的档案。2、选材方面相对一次加工档案编研成果来说，二次加工档案编研成果的选材更要全面、细致、慎重、要宁多勿漏，力求“全、精、准”。因为二次加工档案编研成果选材采取复制和摘录等方法，摘录和复制过程就是信息转移过程，在此过程中，稍有大意就会造成误差，对档案编研成果的质量就会有很大的影响，所以要求工作要做得很细。3、加工编辑方面加工编辑一定要坚持存真原则，采用的信息一定要是档案中记载的内容。删节时要慎重，有用的素材尽可能保留。缩写时一定要忠于原文，不能凭个人主观臆想，随意发挥，也不要妄加改动。4、总纂方面二次加工档案编研成果的总纂尤为重要。只有经过总纂，才能按照一定的体例格式，把从不同的档案中摘录的相对零乱的材料组合起来，使之从无序变为有序，成为一个完整的材料。5、审核方面二次加工档案编研成果的审核主要是审核档案编研成果内容的准确性，因为二次加工档案编研成果的选材方式是摘录、缩编和剪辑，在选材过程中可能会出现误差，需要在审核中严格把关，保证档案编研成果的质量和价值。（三）常见的二次加工档案编研成果1、大事记大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案编研成果。（1）大事记的体例按照体例来分，大事记可以分为：编年记事体、分类编年体和本末记事体三种。编写大事记一般使用的体例是编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。（2）编年记事体的格式编年记事体的格式有两种，一种为两段式：时间——大事内容。另一种为三段式：时间——大事内容——备注。备注起到注明材料出处的作用。（3）大事记的记述范围大事记的记述范围为：各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾害、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事。（4）大事记的编写要求①大事记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事。②大事发生时间要保持唯一性，不能模糊。③大事内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。⑸其他相近的还有：①年谱按年月记载重要人物生平事迹的一种大事记。被谱述的人物，称为“谱主”。编撰时，应广泛参阅有关谱主的档案和资料，对其生卒时日、生平经历、重要活动、学术成就等各方面的材料，加以选择、考订和编排。要求取材适当，文字精练，褒贬公允，实事求是地反映出谱主一生的轨迹。所取材料应注明出处。并可附录画像、照片及研究谱主的资料索引等，以佐参考。②年表以年代次序简述历史事件或人物事迹的一种大事记。如《史记》中的《十二诸侯年表》、《汉兴以来诸侯王年表》。现代的《中国历史大事年表》等。单纯纪年以供查考历史年代的表格，也称年表。2、组织机构沿革组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工档案编研成果。（1）组织机构沿革的体例组织机构沿革的编写体例有编年体、系列体和阶段体三种。最常用的组织机构沿革体例是编年体。编年体是以年代为序，逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。（2）组织机构沿革的构成①序言，序言是说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。②正文，正文是组织沿革主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。③附录，附录补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机关设置的上级批文的引印件。附录附在正文后面，起到补充说明的作用。（3）组织机构沿革的编写要求：①准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚。②统一组织机构编写涉及的机构和人员层次，特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。③采用