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1待补镇人民政府关于请求批准实施《会泽县待补镇档案管理办法》等六个规范文件及规章的请示县档案局：为进一步推进我镇机关文书档案管理工作的规范化、制度化和科学化，根据国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006年第8号令）规定，结合我镇工作实际，拟定了《会泽县待补镇档案管理办法》、《会泽县待补镇文件材料归档范围》、《会泽县待补镇文书档案分类方案》、《会泽县待补镇文书档案保管期限表》、《会泽县待补镇各种专门档案、特殊载体档案归档范围和保管期限》，现请求档案局批准实施。附件：1、《会泽县待补镇档案管理办法》2、《会泽县待补镇文件材料归档范围》3、《会泽县待补镇文书档案分类方案》4、《会泽县待补镇文书档案保管期限表》5、《会泽县待补镇各种专门档案、特殊载体档案归档范围和保管期限》6、《会泽县待补镇职工家庭档案整理细则》二〇一〇年十一月二十日2主题词：档案管理归档范围保管期限请示待补镇人民政府办公室2010年11月20日印（共印3份）3会泽县待补镇档案管理办法为了加强我镇档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整和安全，使档案工作向制度化、规范化、科学化方向发展，开发利用档案信息资源，为领导决策和本镇各项工作服务，根据《档案法》和《归档文件整理规则》制定本办法。第一章总则第一条本办法所指档案是全镇各机关（部门）在工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机软盘等不同载体的历史记录，它既是本镇全部工作活动的真实记录，又是党和国家的宝贵财富。第二条档案工作遵循统一领导，分级管理的原则，在业务上接受同级档案行政管理部门的指导和监督。第三条本镇各机关（部门）在各项工作活动中形成的档案，应集中到本镇机关档案室统一保管，不得分散保存，规定由各机关保管的专门档案除外。第四条档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和规定。第二章归档文件材料第五条本镇各职能部门在其职能活动中形成的，已办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。4按照本镇机关文件材料归档范围的规定，将应归档的文件材料收集齐全、完整，按照档案分类和保管期限表进行整理，以便准确、真实、全面地反映本镇和各机关（部门）职能活动的面貌，以便将来发挥查证和参考作用。第六条归档文件材料质量要求1、归档的文件材料必须齐全完整，采用质地优良的载体。2、纸质文件材料必须符合档案保护的基本要求，采用国家规范要求的纸张，书写工整，签章完备，禁止使用红墨水、纯蓝墨水、铅笔、毛笔、圆珠笔、复写纸书写。第七条整理分工1、本镇各机关（部门）是自身形成的文件材料整理归档的责任部门，即谁形成，谁整理归档。2、本镇两个以上机关合办的文件，由主办机关归档。3、机关性上报文件，由镇党政办整理归档，专业性和业务性上级的文件由承办部门将结束性文件材料与上级发文一并整理归档。4、本镇党委会议记录等文件材料、党政办办公会议等文件、会议记录和有关资料由党政办整理归档。5、以本镇名义制发的各类简报、会议纪要、停息等机关性文件、材料由党政办负责归档。6、重要的来信来访材料（记录、批复、复信等）由承办部门整理归档。7、专项文件材料（基建、出版物等）由课题组、项目负责人、责任编辑等负责按照专门档案的整理规定整理归档。5第三章整理方法第八条整理原则1、文件材料的整理原则是遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。2、各机关（部门）应重视平时的积累，贯彻“严格登记，及时收集，严格检查，随办随归，妥善管理”的制度，根据文件材料的形成规律，主动做好文件材料的平时收集归类工作，以便查找、利用、整理和移交。第九条整理单位1、取消以“卷”为单位的组卷方法，实行以“件”为单位的整理方法，将归档文件材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。2、“件”是归档文件材料的整理单位，编目时体现为一条文件条目，“件”是指以自然件（一份文件）为整体的一个实体，必要时也可以组合几个文件装订成一件。文件材料的“件”，指文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；特发文与被转发文为一件；正文与公文处理单为一件；发文与复文为一件；报表、名册、图册等为一件。第十条跨年度文件的整理1、请示与批文，放在复文年整理，没有复文的，放在请示年整理。2、跨年度的规划、总结、会议文件，均放在文件形成年整理。6第十一条文件材料“件”的排列1、在分类方案的最低一级类目内，将同一事由的文件排列在一起，同一事由内按照文件形成时间的先后顺序排列。2、会议材料集中排列。3、统计报表等成套性文件材料应集中排列。第十二条修复整理对已破损的文件材料应予以修补或托裱，对字迹模糊或褪变的文件材料应进行复制，去除文件材料上易锈蚀的金属物，对幅面过大的文件材料（如报表）等应进行折叠。第十三条装订1、纸质归档文件材料由多张或多份材料组成时，应按照“件”装订，以便从实体上最终确定“件”的形态。2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原文在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；原文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。3、装订位置在左侧或左上角，装订前要对齐文件，左侧装订时“件”内各页左、下对齐；左上角装订时，“件”内各页左、上侧对齐。装订工具可采用线装、不锈钢订书针装，或其他装订方法（如角封套等）。第十四条分类归档文件采用年度—问题—保管期限进行分类。第十五条排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、7重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列。第十六条编号1、归档文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。2、归档章样式例：（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）3、全宗号：县档案馆给待补镇立档单位编制的代号（45）。4、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”等。5、室编件号：室编件号的编制方法为，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“01”开始标注流水号。6、机构或问题：作为分类方案类目，填写党群类、秘书行政类宣教文卫类、政法武装类、人事劳资类、财经统计类、农林水电类。7、保管期限：填写归档文件保管期限的简称（永久、30年、10年）。8、馆编件号：在档案移交进馆时编制。第十七条编目1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（如下图）：8归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注2、件号：填写室编件号。3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。4、文号：文件的发文字号（包括单位代字、年度、文件顺序号）。5、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，加外“[]”号。6、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如二〇〇二年三月十九日形成的文件，写为20020319。7、页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。8、备注：注释文件需说明的情况，如缺页、破损等。9、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长x宽为297mmx210mm）。10、归档文件目录应装订成册并编制封面一式三份。第十八条装盒1、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考表项目。2、不同形成年度、不同保管期限的文件材料不能放入同一个档案盒。93、当归档文件装满一盒后，再依室编件号顺序装入下一盒。4、盒脊的馆编件号、盒号暂空，在档案移交进馆时编制。5、备考表。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人：负责整理归档文件的人员姓名；检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期：归档文件整理完毕的日期。第十九条归档的时间要求和执行时间1、具有保存利用价值的文件材料，经文书处理完毕后，于次年3月以前，由各机关（部门）将各自形成的文件材料，收集齐全按其自然形成规律，依照《归档文件整理规则》在6月底前统一整理归档，交档案室保存，以便提供利用。2、本镇在工作中形成的各种文字材料是本镇的宝贵财富，任何机关（部门）或个人不得私自留存、销毁和带走，应保证档案文件材料的齐全完整。3、本办法自2010年10月1日起执行。10会泽县待补镇文件材料归档范围为了完整系统的保存本镇在工作活动中形成的各种门类，各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，积累门类齐全、结构合理的档案史料，以适应领导决策的科学化和各项工作的需要。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》的规定、结合本镇工作实际，将制定本镇文件材料的归档范围。凡是反映本镇工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围，保管人员应保证文件材料的齐全、完整，各机关（部门）及个人不得保存应归档的文件材料，本镇应归档文件材料的范围包括以下以几个方面：一、上级机关的文件材料1、上级机关召开的需要贯彻执行的重要会议文件材料。2、上级机关转发、颁发的需要执行的决议、决定、指示、规定、批复以及非本镇主管业务但需要贯彻执行的政策、法规性文件材料。3、上级机关领导等视察、检查本镇工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像、照片等材料。4、上级机关转发本镇的文件。二、本镇的文件材料1、本镇召开的各种重要会议文件、材料（包括声像材料）。2、本镇制定的各种法规、条例、细则、规定、指令等。3、本镇制发的各种文件的签发稿，印制文件和重要文件的修改11稿。4、本镇的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与本镇的批复文件。5、本镇及镇各单位（部门）工作活动中形成的工作计划、总结、报告。6、检查下级工作，调查研究形成的重要文件材料。7、汇总的统计报表和统计分析资料。8、本镇形成的财务报表、凭证、帐薄等文件材料。9、本镇党委、团委、妇联、工会及内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。10、本镇领导人公务活动形成的重要信件，从外机关带回的与本镇有关的未经文书处理登记的文件材料。11、本镇以及镇属单位征用土地和基本建设工程等文件材料。12、本镇成立、撤销、更改名称、雇用印信及其组织简则、人员编制、机构设置等文件材料。13、本镇制定的内部工作条例、章程、制度等文件材料。14、本镇的历史沿革、大事记、年鉴，反映本镇重要活动的简报、声像材料、荣誉奖励证书等文件材料。15、本镇干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等方面的文件材料，党员、团员、干部、工人名册、报表、职工录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡材料、纪律检查、治安保卫工作中形成的文件材料。1216、本镇办理的干部、工人的转移工资、党团、工会组织介绍信及存根。17、本镇财产、物资、档案等交接凭证清册。18、本镇编印的各种信息材料的定稿和印本，编辑出版物的定稿和印本。19、本镇与外单位签订的各种合同性文件材料。20、本镇在外事活动中形成的文件材料。21、本镇查处违法违纪事件形成的文件材料。22、各种普查工作中形成的文件材料。三、同级和非隶属机关的文件材料1、同级机关和非隶属机关颁发的非本镇主管业务级需要执行的法规性文件。2、有关主管机关对本镇工作检查形成的重要文件。3、同级机关和非隶属机关与本镇联系、协商工作的重要文件材料。四、下级机关的文件材料1、下级指送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件材料。2、下级报送的法规性备案文件。13会泽县待补镇文书档案分类方案根据国家档案局有关规定和档案行业标准《归档文件整理规则》的要求，为使全镇档案工作走向科学管理、充分发挥档案的作用，保证档案文件材料分类的规范化、提高档案整理的质量、保持文件材料之间的有机联系，以便于档案的保管、查阅、利用、结合我镇的实际，特制定文书档案分类方案。文书档案利用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，在每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。本镇档案按问题分为七大类：即党群类、秘书行政类、人事劳资类、宣教文卫类、政法武