档案的定义

第一章概述教学目的与要求了解档案的起源与载体演变，认识档案的性质、特点、种类、作用及其发挥规律，掌握档案工作的内容、性质、基本原则与机构设置。教学重点与难点1、重点认识档案性质与作用、掌握档案工作基本原则和机关档案工作性质。2、难点是档案与图书、文物等的区别与联系、机关档案工作的任务。教学方法课堂讲授与实地参观教学时数5学时第一节档案一、档案的起源档案起源于何时，至今尚无确证可考，学术界众说纷纭，归纳起来，有三种代表性的说法，一是说起源于初人时期，一是说起源于原始社会末期，一是说起源于奴隶社会时期（即阶级社会）。无论哪一种说法，都承认一个共同的基本事实，即在文字出现以前，人们就已开始使用结绳、刻契、图画等原始记录方法来辅助记忆、交流思想和处理公私事务，萌芽了档案的因素。（一）结绳记事这种方法就是在绳子上打结，以绳结的大小、多少、位置上下、不同颜色等来表示不同的意思和作用。据有关文献记载，新中国成立之初，居住在云南省的哈尼族在从事田地交易时，仍用结绳作为买卖双方的信用凭证。（二）刻契记事刻契，或称契刻，就是在木头、竹片、石块、泥板等物体上刻划各种符号和标志，用以表示一定的意义。据说，新中国成立之初，居住在云南省的佧佤族仍用刻契的方法在木棍上记载重大事项。（三）原始图画远古时期的人们在山洞石壁或其他岩石上刻绘图画来记录他们生产、生活等情况（如采集、狩猎、捕捞、农耕、祭祀等），先后在我国、法国、西班牙等国都已发现这样的壁画和岩画。以上三种记事方法在一定程度上记录和反映了当时人们的社会实践活动，具有记忆备忘、信守凭证的功能，从这个意义上来说，它们可算作文字出现前的产生档案的制作方法，也就出现了史前档案，成为人类档案的源头。二、档案的演变随着社会生产的不断发展和科学技术的不断进步，出现了文字，也就产生了文字记录的档案。我国最早的文字记录的档案，其产生的确切时间，现在尚无定论。仅根据发掘出土的文物考证，我国在距今三千五百多年前的商代就有了比较成熟的甲骨文字，因此，我国有文字可靠的档案史最迟也有三千五百多年了。从那时起到现在，我国档案记录的方式、技术和载体已经历了多次的发展变化，现分为如下几个阶段作一概略介绍。（一）甲骨档案甲骨是指龟甲和兽骨，它们在商代既是人们用占卜的一种工具，也是人们所用的一种书写材料。从甲骨文字记录的内容来看，商朝统治者十分崇尚迷信，举凡国家大事、自然现象、帝王活动都要用甲骨占卜向上苍询问吉凶，以便决策，如征战、出巡、祭祀、狩猎、耕种、婚丧、灾害、疾病等。并将占卜的时间、人名、问事及其结果等都刻写在甲骨上，集中保存在宗庙内，以被查考。这就形成了今天我们所称的甲骨档案，其上所载的商代政治、军事、经济、帝王活动、社会情况、天文地理等内容，成为后世研究商代社会历史和自然历史的珍贵资料。（关于“甲骨档案”这一概念的科学性，近年来有学者提出质疑，如郑州大学文博学院考古系张国硕同志在其论文《甲骨文在商代非档案说》中指出：“（甲骨文）可以说是商代人无意保存下来供后人查考利用的‘事实档案’。但必须澄清的是：甲骨文在商代并不是人们有意保存的档案。”《档案学研究》1999年第2期64页—68页）（二）金石档案“金”是指商末周初出现的青铜器，“石”是指周代出现的石刻。商末周初，统治阶级把重要文件和重大事项，如法律、契约、册封、赏赐等铸刻在青铜器上，后来又刻写在石器或石板上保存起来，这就形成后世所称的金石档案。如“毛公鼎”、“泰山石刻”等。（三）简册档案简册又称为简牍。“简”指竹片，“册（牍）”之木片。春秋战国时期出现了竹片和木片的书写材料，用它们记载并保存下来的历史文献，后人称之为“简册（牍）档案”。晋人杜预所著《春秋三传序》说：“大事书于策，小事简牍而已。”（四）縑帛档案縑帛是丝织物的总称，这是春秋战国时期出现的一种书写材料，用它记录并保存下来的文献资料，后世称之为縑帛档案。《晏子春秋》载：“昔吾先君桓公，予管仲狐与谷，其县十七，著之于帛，申之于册，通之诸侯。”（齐景公语晏子）（五）纸质档案从考古发掘资料和古书记载来看，我国西汉时期就已出现了纸，东汉蔡伦在此基础上，研究解决了纸的原料问题后，纸才开始大量生产和运用，并逐渐代替了笨重的简牍和昂贵的縑帛，成为主要和日常的书写材料。据传，东晋安帝（公元397—418年）时，太尉桓玄下令：“古者无纸故用简，今凡用简者以黄纸代之。”以行政命令强制推行用纸。纸的发明和运用，是书写材料的一次大革命，也是档案、图书的一次大发展，其历史意义和影响不亚于今天的计算机技术革命。今天及今后相当长的一段时间里，纸仍然是最重要的用途和最广泛的档案载体。（六）胶磁档案近百年来，随着科学技术的飞速发展和巨大进步，摄影、录像、录音、电子计算机、多媒体网络通讯等高新技术的逐一出现，给人们的学习、工作和生活等各方面带来了极大的方便，人们日益广泛的使用照片、影片、磁带、磁盘、光盘等脚词材料来记录社会活动和贮存史料，产生了大量的胶磁档案。并且随着网络技术、数字技术的不断进步和发展，无纸化办公环境的形成，磁质材料终将代替纸质材料而成为最重要的档案载体。三、“档案”词源考略我国的档案，历史悠久，但档案一磁的出现，却相对较晚，至于何时出现，至今仍在考证之中。（一）我国古代关于档案的称谓我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。（二）现当代学者考证情况简介关于“档案”词源现有两种主要观点。1、“档案”一词来源于满语，出现在清初。持此观点者的依据，一是见诸于清初文人杨宾所作的《柳边纪略》一书，其第三卷载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰‘牌子’，以削木片若牌故也；存贮多年者曰‘档案’，曰‘档子’，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼之谓‘牌子’、‘档子’矣。”二是见诸于《康熙起居注》一书，其中有“部中无档案”之语。2、“档案”一词来源于汉语，出现在清朝之前。持此观点者主要有：（1）侯传学提出《周礼注疏》中有“副当”之说：“写副当以授六官。”（王荣声、王玉声认为“副当”之“当”并非“档案”，而是副词，应释为“将”。不少学者认为二王之言可信。）（2）王金玉等人提出“宋代‘架阁文字’即为‘档案’”之说，还进一步考证明初即有“档案”的称谓，其证据是明初所撰的《明实录》，其上载有：“（洪武二十五年正月）庚子日，据刑部近来因户部文档不明，着本部办理拿问该属官吏等情具奏，帝降旨：‘匡正迟速，非隐匿粮饷则勿问。钦此。’”并据此认为“档”作为档案的称谓应追溯到元代。（3）张中强提出元曲有“档案”之说：“使肖曹律令不曾习，有档案分令史支持。”（和宝荣考证此处之“档案”应当作“当案”，即“当职”。和宝荣所言可信。）以上两种观点，均值得商榷，尚待进一步从古代文献资料和出土文物中作进一步深入的考证。目前档案学界普遍赞同第一种观点，认为其史料可靠。（三）古今“档案”词义比较据考察，我国古代最早的词典《说文解字》（东汉许慎著）中有“案”无“档”。该书将“案”释为“从木案声，几属也”，即指长条形矮桌，古代官员常以之处理公务，堆放文书，由此引申出把办理完毕的一桩事情所形成的有关文书称作“一案”。《说文解字》之所以未收入“档”字，应有两种可能性，一是当时尚无此字；二是许慎未将当时所有的文字收集齐全完整，“档”字即为一例。清代所编《康熙字典》释“档”为“横木框档”，即“木制框架”。宋代把档案库房叫做“架阁库”，由此可见，“档”即“架阁”，即为存放备查文书的框架。古代档案存放方式经历了从地窖（甲骨档案）到案几（简牍、縑帛档案）再到架阁的历史发展过程，其变化标志着：1、档案保管意识不断增强，即对档案重要性的认识不断深化；2、档案工作不断进步，其档案保管的规范化意识不断增强。为现代档案和档案工作的产生奠定了基础。现代所说档案，与古代的“档”、“案”和“档案”相比较，无论在外延和内涵上都有了新的发展。对此，应有一个明确的认识。四、档案的定义及其含义（一）档案的定义关于档案的定义，据不完全统计，目前国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢？其原因大概是：1、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同）一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。2、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案，如此等等，不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。三是同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别，例如我国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。四是因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。五是随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。六是人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”（二）档案定义的含义档案定义包括了以下基本含义：1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。4、