第3章工作分析体系

第三章工作分析体系主讲：孙闪闪讲师《工作分析与劳动定额》本章内容工作分析体系构建工作分析体系工作分析的组织和实施岗位说明书的设计与编制第一节构建工作分析体系一、工作分析的相关术语二、工作分析关注的对象三、工作分析的时机四、工作分析的结果什么是工作分析？加里.德斯勒赵曙明萧鸣政彭剑锋是决定这些工作的职责和适合被雇佣从事这些工作的人所应该具备的特性的程序，分析产生工作要求的信息，这个信息接着被用来发展工作说明书和职务规范。是完整的确认工作整体，以便为管理活动提供各种相关工作方面的信息，而所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的活动。是分析者采用科学的手段和技术，直接收集、比较、综合有关工作的信息，为组织的特定战略、组织规划、人力资源管理和其他管理行为服务的一种管理活动。是人力资源管理的一项核心基础职能，它是一种应用系统方法，收集、分析、确定组织中职位的定位、目标、工作内容、职责权限、工作关系、业绩标准和人员要求等基本因素的过程。什么是工作分析？也称职位分析、岗位分析，它是对职位信息进行收集、整理、分析与综合，以确定工作岗位的目的、职责、任务，以及完成工作所需的技能、责任和知识的方法；其主要成果是为组织内每项工作制定符合组织需要的工作说明书和工作分析报告。一、工作分析的相关术语要素•岗位中不能再继续分解的最小活动单位。是形成职责的信息来源和分析基础。不直接出现在岗位说明书中。例：接听电话。任务•为了达成某种目的而进行的一系列岗位要素，是工作分析的基本单位。例：回答客户的电话咨询（接听电话、思考、回答问题）。职责•为了达到目标而完成的一系列任务的集合。表达方式：行动+目标。例：维护客户关系，保持和提升公司在客户中的形象。职责细分•作为完成职责的步骤而成为职责描述的基础，也可出现在岗位说明书中。例：处理客户的电话投诉、客户回访。岗位•承担一系列岗位职责的某一任职者所对应的组织位置，是组织的基本构成单位。职务•组织中承担相同或相似岗位职责或岗位内容的若干岗位的总和。岗位→工作；职务→人。例：销售部部长；人力资源部部长；校长。职级•职务的级别。指岗位责任大小，岗位复杂性与难度，以及对任职者的能力水平要求近似的一组岗位的总和，与管理层级相联系。例：科级、处级（人事处处长、财务处处长、学院院长）、厅级、部级。职业•不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行的职位集合。例：会计，高校教师。岗位族•又称职位族、岗位簇等。是根据岗位内容、任职资格或对组织的贡献的相似性而划分为同一组岗位。例：管理岗位族、销售岗位族、操作岗位族、技术岗位族。职位族管理族营销族专业族技术族操作族五级管理者四级管理者三级管理者销售类产品类营销策划类营销工程类市场财经类公共关系类国际投标商务类计划类流程管理类财经类采购类人力资源类项目管理类销售管理类商务类订单履行类物流管理类秘书类法务类……系统类软件类硬件类测试类结构类技术支援类特殊技术类专项技术类技术管理类资料类制造类IT类质量管理类装配类调测类物料类检验类设备类技术员类事务类司机类华为公司职位类别分为三个层次，第一层次称为族（共分为5个族），第二层次称为类（共有50个类），第三层次称为子类（共有96个子类）。权限•为了保证职责的有效履行，任职者必须具备的，对某事项进行决策的范围和程度。任职资格•为了保证岗位目标的实现，任职者必须具备的知识、技能与能力要求。业绩标准•是指对岗位职责完成的质量与效果进行评价的客观标准。例：人力资源部经理的业绩标准包括：员工满意度、空岗率、辞职率、培训计划的完成率等。二、工作分析关注的对象岗位上级流程的下游下级流程的上游讨论：绩效考核岗位关注的对象是？三、工作分析的时机工作分析的宏观情境1.新建立组织2.企业没有进行过正规的工作分析3.企业的内部组织和业务发生变化例：组织变革4.技术进步导致岗位变动例：“不拉马兵”的职责组织内部出现管理问题时需要进行工作分析的征兆3.流程运行中出现漏点、堵点4.岗位分工不清、职责不明5.岗位说明书有名无实6.其他问题1.战略无法落地实施2.组织架构、业务流程运行不畅四、工作分析的结果岗位说明书岗位描述包括岗位目的、岗位职责、岗位权限、组织结构图、业绩标准、工作流程等。任职资格要求包括岗位行为标准、任职者的知识、技能、个性特征等要求。工作分析报告阐述工作分析过程中所发现的组织与管理问题，并提出相应的解决方案。第二节工作分析的组织和实施准备阶段分析描述阶段结果形成阶段职位分析的组织与实施过程立项阶段准备阶段信息收集阶段信息处理阶段反馈验证阶段定稿运用阶段修订阶段前期征兆成立职位分析筹备小组人力资源管理体系诊断分析立项确定参与人员成立职位分析项目组探索性问卷调查文献分析职位分析计划编制职位说明书模板人员培训组织内部沟通编制修订职位分析调查问卷问卷调查信息初步分析提炼（形成初稿）标杆任职者访谈信息分析处理编制职位分析问卷组织内部沟通定稿职位分析结果的运用职位说明书修订工作分析系统模型外部专家员工监督者访谈问卷观察工作记录职业名称词典职位目的任务职责业绩标准使用设备职位背景必要知识所需技术必要经验任务职责绩效要点技术条件身体条件工作评价招聘选拔培训开发绩效考核薪酬管理收集信息的方法信息的来源职位信息工作描述任职资格人力资源管理职能搜集制作影响一、工作分析的准备阶段（一）确定工作分析的目的工作分析的目的有哪些？为什么有人工作量很大，做也做不完？为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误战机？管理者经常遇到的困惑我们需要发展！！我们需要改变！！？回顾：管理者困境管理者经常遇到的困惑为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？？我们需要发展！！我们需要改变！！管理者经常遇到的困惑为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？为什么会产生这些问题呢？？（一）确定工作分析的目的1.新成立的组织或重新设计组织结构的组织目的：将组织职能分解到每个岗位，明确岗位职责和岗位关系。工作分析重点：岗位职责、权限、工作流程等。2.为空缺岗位招聘新员工重点：任职资格要求。3.绩效考核重点：确定岗位的工作标准。（标准方法、标准时间）4.薪酬体系重点：定性描述→定量的量化评估。5.岗位的定编定员重点：测算岗位工作量，确定员工人数。构建目标导向的职位分析系统职位分析的目标职位分析所要收集的信息信息收集的成果组织优化工作目的与工作职责职责细分（或履行程序）职责分配的合理性工作流程职位在流程中的角色工作权限组织结构的调整职位设置的调整职位目的的调整职位职责的调整职责履行程序的理顺招聘与甄选工作目的与工作职责职责的重要程度任职资格招聘要求甄选标准培训与开发工作职责职责学习难度工作难点关键工作行为任职资格培训需求培训的难点与重点绩效考核工作目的与工作职责职责的重要程度与执行难度工作难点绩效标准绩效评价指标与标准薪酬管理工作目的与工作职责工作范围职责的复杂程度与执行难度职位在组织中的位置工作联系的对象、内容与频率任职资格与职位评价要素相关的信息（二）制定工作分析计划1•工作分析的目的和意义2•工作分析需要收集的信息内容3•工作分析项目的组织形式与实施者4•工作分析实施的过程和步骤5•工作分析实施的时间和活动的安排6•所需的背景资料和配合岗位（三）确定并培训工作分析小组工作分析筹备小组人员构成：公司高层主管领导、人力资源部经理、人力资源部主管、其他部门经理（例：资产财务部、行政办公室等）主要职责：1.确定工作分析需求；2.制定工作分析总体原则、导向、预算等；3.外部咨询团队的选聘；（工作分析应该更多地依靠内部成员还是外部团队？）4.过程监控；（定期召开会议，听取阶段性工作汇报）5.最终结果确认；（签订成果接收文件）6.成果推广运用；7.项目述职。工作分析小组成员（1）信息收集人员沟通技能：书面表达技能、口头沟通技能分析技能（2）工作分析师熟练使用各种工作分析方法，敏锐的洞察力、高度的总结分析能力、强烈的责任感。（3）项目经理是结合专业和管理的综合性岗位，具有双重角色。（更多专业性还是更多管理性？）（四）收集岗位信息1.工作分析信息的来源•组织所服务的客户•为组织提供原材料或服务的组织•组织结构图•流程图•部门职能说明书•现有的岗位说明资料•任职者•同事•上下级•近似岗位的岗位说明书4.企业所在产业/行业的岗位标杆1.组织内部与岗位相关的各类人员2.外部组织或客户3.组织内部文件2.工作分析所需收集信息的类型信息类型具体内容岗位活动信息岗位任务的描述，与其他岗位活动的关系岗位辅助信息使用的工具、设备、辅助设施和材料等岗位绩效信息岗位衡量办法、业绩考核标准、错误分析等对任职者的要求特征要求、技能要求、教育和培训背景、岗位经验、身体特征、态度等岗位相关特征信息岗位环境、劳动强度、岗位背景、报酬信息等岗位的外部环境信息组织战略目标、经营管理模式、组织结构、管理流程、各部门模块的有关信息（人力资源部、财务部、技术部等）如何确定所需收集的信息？与目的相关3.工作分析信息的收集者工作分析专家（咨询顾问）主管任职者工作分析小组成员：（1）信息收集人员（2）工作分析师（3）项目经理4.信息收集方法信息收集方法1.面谈法2.问卷法3.观察法4.岗位日志法5.关键事件法考虑因素1.工作分析的目标/目的2.所分析岗位的不同特点（岗位活动明显→现场观察法；内隐的脑力活动→面谈法）3.实际条件的限制（时间、成本）往往采用多种信息收集方法！！二、工作分析的分析描述阶段工作分析中的统计是指，对岗位信息的总体数量进行收集、整理和分析的过程。为了充分利用所收集到的信息，分析者需要将其分类、整理、并作出相应的处理、并以此为依据进行判断和推理。（一）工作分析信息的实际操作测量统计（二）工作分析信息的分析过程课本P531.岗位名称分析2.岗位描述分析3.岗位环境分析4.任职资格分析三、工作分析的结果形成阶段案例：课本P55（一）岗位说明书的形成岗位说明书1.岗位描述2.任职资格案例：课本P56（二）岗位说明书的应用及反馈阶段培训对象培训内容面向组织全体员工的公开宣讲工作分析的目的、意义、用途、岗位说明书各个信息模块的阅读使用方法针对部门内部人员的培训在工作分析人员的参与下，明确各自的岗位职责、绩效标准、任职资格、职业发展等针对人力资源部管理人员的培训岗位说明书如何运用于考核、薪酬、招聘、培训等人力资源管理功能模块1.岗位说明书的使用培训2.岗位说明书的反馈与调整岗位说明书的反馈与调整将始终贯穿于组织的经营管理活动之中。案例分析：A公司的工作分析1.在职位分析项目的整个组织与实施过程中，该公司存在着哪些问题？作业一：论述工作分析的使用情境。案例分析：工作分析中员工的恐惧心理案例资料：参考书第8章后面案例，诊断工作分析中员工的恐惧心理第三节岗位说明书的设计与编制一、岗位说明书概述二、岗位说明书的编写岗位说明书的主要内容1.岗位标识2.岗位目的3.沟通关系4.岗位职责与权力5.任职资格6.其他条件岗位说明书的编写岗位说明书应包括的内容岗位描述（TRDs）：反映职位的工作情况，是关于职位所从事或承担的任务、职责以及责任的目录清单。岗位规范（KSAOs）：反映了职位对承担这些工作的人的要求，是人们为了完成这些工作活动所必须具备的知识、技能、能力和其他特征的目录清单。一份完整的岗位说明书应包括的具体项目：岗位标识岗位概要履行职责业绩标准工作关系使用设备工作的环境和工作条件任职资格其他信息1.岗位标识（1）岗位名称（2）岗位编号（3）所属部门（4）所属职族（5）薪酬等级（6）可替换岗位（7）岗位编制（8）编制人（9）审定