搜索
档案与信息管理主讲人：向阳•中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生•广东科学技术职业学院副教授•卓高顾问公司培训顾问•湖北对外服务有限公司培训顾问•曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油运、株州时代等20多家企业进行培训•爱好体育，业余足球守门员•主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟通、档案管理、公文写作、办公室管理等我是向阳培训要点档案管理基础•档案和档案工作•档案的收集和鉴定•档案的整理和保管•档案的检索和利用信息管理基础•档案和档案工作•档案的收集和鉴定•档案的整理和保管•档案的检索和利用档案管理基础第一篇一、认识档案档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。一、认识档案•我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。•之所以说它是严格意义的档案理由如下：1、完整清楚地记载历史2、集中保存3、可供查找利用一、认识档案•我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档案纸质档案感光档案磁性档案激光档案•什么是档案一、认识档案档案机关组织个人社会活动文件材料留存备查二、档案工作•档案工作的具体内容社会活动档案整理收集鉴定保管检索提供利用社会活动集中系统精炼安全归纳服务二、档案工作•我国档案工作机构•档案局：•档案馆：•档案室：二、档案工作•到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居世界第一。•我国档案馆网络已经建成，并在各项事业中发挥着重大作用。三、档案收集和鉴定•收集：把各处形成的档案集中到档案部门。•收集的主要方法：归档、平时收集、移交文件转换成档案的三个条件：1、办理完毕、2、有保存价值、3、集中保存三、档案收集和鉴定•文件归档：归档时间：第二年六月以前归档范围：办理完，有价值归档要求：1、制成材料符合要求2、初步整理档案鉴定价值原则方法期限标准销毁保存有用无用三、档案收集和鉴定•档案鉴定三、档案收集和鉴定•保管期限永久定期无期限有期限长期短期16-50＜15三、档案收集和鉴定•要求（1）内容（2）特征（3）需求•原则全——全面深——历史远——发展三、档案收集和鉴定•判断——是否保存•分析——价值大小•确定——保存多久•复审——有无变化三、档案收集和鉴定•如何分析档案价值来源内容形式技术功能四、档案整理和保管•档案整理：通过对档案的分类、编号、编目、上架，使档案实现系统化的过程。四、档案整理和保管•含义按照“来源、时间、内容、形式”对档案进行•常用分类法年度、组织机构、问题四、档案整理和保管•常用分类法的结合运用年度——组织机构年度——问题组织机构——年度问题——年度四、档案整理和保管•要求正确判断年度、组织机构法律、条例：批准日指示、命令：签署日会议纪录：开会日计划、总结：针对日四、档案整理和保管•编目：案卷目录的编制案卷目录实例卷内文件目录实例四、档案整理和保管•档号：档案整理、保管的代号•包括：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）35-12-165-73四、档案整理和保管•档案保管的内容：库房管理流动保护技术处理要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）四、档案整理和保管库房管理•了解编号•熟悉编号•调节温湿度•库房检查•流动保护纸质档案温湿度要求：温度：14-20℃相对湿度：50-65%五、档案检索和利用档案信息存储检索工具查检利用者五、档案检索和利用检索工具档案内容成分报道查找工具五、档案检索和利用检索工具种类归档文件目录分类目录主题目录人名索引全宗指南五、档案检索和利用档案检索工具的编制：•选择——工具•分析——档案•形成——条目•构成——工具五、档案检索和利用档案利用方式：档案阅览服务档案外借服务档案复制服务档案证明档案咨询档案展览五、档案检索和利用常用档案资料的编制•大事记•组织沿革•基础数字汇集•资料汇编总结通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有效开发，服务于社会。信息管理第二篇一、相关知识秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有全方位性，而为领导决策提供全面、及时、准确的信息，则是信息作用的主要方面。因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。一、相关知识信息事物方式运动直接反映间接反映定义一、相关知识•信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用收集整理传递存储利用反馈一、相关知识信源信道信宿反馈一、相关知识•信息的种类按性质：自然、社会按形式：语言、文字、声像、机读、缩微按领域：政治、经济、……按状态：静态、动态按来源：横向、纵向按作用：预测、动态、反馈一、相关知识•特征客观时效可塑共享依附传递开发无限大家一起来想一想，信息收集的渠道有哪些？二、信息的收集秘书收集信息的范围二、信息的收集国际金融国际市场国内法律政策国内市场客户信息社会动态内部信息国外国内企业二、信息的收集•要求价值性——无用的不要时效性——过时的不要层次性——零乱的不要针对性——无关的不要全面性——残缺的不要二、信息的收集•明确范围——以本单位各项工作为目标•熟悉来源——分析不同来源的可信度•选择方法•查找信息二、信息的收集观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法看读问写网换买信息的收集方法二、信息的分类•含义：同同异异•方法：字母法、地区法、主题法、数字法、时间法•要求：（1）科学性、系统性、逻辑性、实用性（2）确定体系，标准、层次（3）准确归类，不交叉或包容三、信息的分类•熟悉辨类选择归类信息分类方法有哪些？四、信息的校核•范围：事实、观点——内容数据、图表、符号——形式时间、地点、人物——对象政策、法规——依据要求：以原始数据为基础排除主观因素干扰注意：结合使用提高质量四、信息的校核•确定内容核实分析选择方法作出判断溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法五、信息的传递•方向——向内传递向外传递信件备忘录通知告示传阅单内部刊物信件新闻稿新闻发布会报刊声明五、信息的传递•信息传递的要求：（1）快速及时。（2）准确完整。（3）区别对待。（4）安全保密。五、信息的传递•确定方法说——语言传递读——文字传递电——电讯传递看——可视化辅助物传递六、信息的存储信息存储载体纸质载体磁性载体激光载体感光载体六、信息的存储•信息存储管理系统集中管理系统分散管理系统计算机辅助管理系统六、信息的存储•存储要求选择存储——有无用确定期限——放多久分类存储——分别放防止损失——安全放便于利用——找得到七、信息的传递•信息传递的基本形式：（1）口头传递。（2）书面传递。（3）电信传递。八、信息的利用•信息利用的形式①信息检索服务②信息加工服务③定题、咨询服务④网络信息服务总结秘书应当努力使自己成为领导的眼睛、领导的耳朵、领导的手和脚，但绝对不要成为领导的大脑。做领导的目、耳、手、足的意思就是为领导收集信息，推荐好书，结交诤友，以让领导纵观天下风云。——著名评论家伊腾肇氏