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-1-档案管理学第一章绪论第一节档案管理概述一、档案管理工作的性质和特点二、档案管理的内容三、档案管理的范围四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。（一）工作性质是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。（二）档案管理工作的特点（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；大多数档案是“孤本”，不能随意复制；档案比一般图书更显珍贵。唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。档案在不同阶段的特点：阶段半现行阶段非现行阶段保存地点机关档案室档案馆价值特点参考凭证价值历史文化价值保管期限短期、长期和永久永久服务对象本机关整个社会（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。来源原则是这一特点的充分体现。（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。二、档案管理的内容包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。三、档案管理的范围不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。-2-（1）按档案内容：分为普通档案和专门档案。普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。（2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。–特种档案的制成材料、载体和信息存贮方式都不同于普通档案3）按形成单位：分为公务档案和私人档案。公务档案：国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理、生产建设、科研活动中形成的档案。私人档案：各行各业著名人物在其个人历史活动中形成的档案，包括家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片及反映其生平事迹的传记材料。（4）按形成时期：分为古代档案、近代档案、现代档案三种。古代档案：1840年以前历代形成的档案近代档案：自1840年至1949年中华人民共和国成立以前形成的档案现代档案：中华人民共和国建国以后形成的档案三、档案管理的基本要求1、完整性要求2、安全性要求3、科学性要求4、规范性要求5、经济性要求6、现代化要求第二节全宗理论一、全宗的含义及类型二、立档单位的构成条件与全宗划分原则三、立档单位的变化对组织全宗划分的影响四、全宗理论的适用范围五、全宗理论的发展六、我国关于全宗理论的探讨一、全宗的含义及类型（一）全宗的含义全宗是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。（1）全宗是一个有机整体。（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。（4）全宗是档案的基本管理单位。（二）全宗的类型（1）按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。组织全宗：一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体；个人全宗：社会著名人物在其活动中形成的档案整体；项目全宗：在某一项活动中形成的档案集合体。（2）按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。独立全宗：一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体；联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一管理的档案集合体；汇集全宗：按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体；档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。例如:“某省手工业局、手工业联社联合全宗”“国民政府联动系统汇集全宗”-3-“国民政府东北地区铁路交通部门汇集全宗”“国民政府中国驻外使领馆档案汇集”“国民政府各银行档案汇集”二、立档单位的构成条件与全宗划分原则（一）立档单位的构成条件长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。（1）组织立档单位的构成条件执行了相对独立的社会职能，以自己的名义对外行文。简言之，要有独立的人事任免权、行文权、财权，一般还具有法人资格。（2）个人立档单位的构成条件当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位。（3）项目立档单位的构成条件项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量。项目立档单位与组织立档单位是交叉的。为了避免档案分散和不必要的重复，需明确项目全宗和组织全宗各自的范围及界线。综合性档案馆为了全面反映国家和地区的社会实践活动，应以组织全宗为主；专门档案馆以反映本专业概况和专业技术的发展和变化为目的，应以项目全宗为主；不止一个单位参加的科技、生产和工程项目，可设置临时机构立档单位，或将该项目档案归入其牵头单位或主管部门的全宗中去。（二）全宗划分的原则（1）独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。（2）关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。（3）方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。（4）一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。三、立档单位变化对组织全宗划分影响组织立档单位的变化有两种情况：根本性变化、基本职能的变化。（一）所谓根本性变化是指立档单位的政治性质、生产关系性质上的变化。在发生根本性变化时，各个历史时期的不同政权、建国前后的政府机关、官僚资本主义企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗。（2）单位基本职能变化的影响新成立单位符合立档单位条件的，其档案构成新的全宗；由若干撤销单位合并成一新的立档单位，分别构成全宗；从某一单位分离出去的单位，其档案构成新的全宗；原为一独立单位，后改为一单位的内部组织机构，改变前为一全宗，改变后是另一全宗的组成部分；临时机构一般应纳入其主管单位档案全宗。但临时机构执行的是独立的社会职能，为期时间长，档案数量多，可单独构成全宗。四、全宗理论的适用范围（1）在收集工作中的应用。机关档案室的归档工作要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；档案馆对档案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的档案作为一整体统一进馆，不得随意分散；（2）在整理工作中的应用。在档案整理工作中，一个全宗的档案作为一个整体，进行系统化整理、分类和排列，档案管理的完整性、系统性得到体现；back（3）在鉴定工作中的应用。档案鉴定以全宗为基础来权衡全宗内案卷和文件的价值，若离开全宗孤立地鉴别一份文件，则难以判定其价。-4-（4）在保管和统计中的应用。全宗是档案保管和统计的重要单位。（5）在编目工作中的应用。许多档案检索工具都是以全宗为对象编制的。（6）在基础工作中产生的全宗理论不可避免地利用工作产生影响，如阅览室调卷、档案展览、档案编研等都离不开全宗。五、全宗理论的发展1、档案管理最初采用的是事由原则，即以档案文件内容来整理组织档案，随着档案数量和种类的增加，来源原则逐渐取代了事由原则。2、来源原则的表现形式是“全宗理论”。3、全宗理论的发端——法国最先提出“尊重全宗原则”（1841年）。4、在法国“尊重全宗原则”基础上，普鲁士提出了“登记室原则”（1881年）。5、荷兰档案学家谬勒、裴斯、福罗英于1898年发表《档案的管理和整理手册》（又称《荷兰手册》），从理论上论证了来源原则。back20世纪以来，来源原则进入广泛传播和发展时期：英国：20世纪20年代提出了“档案组合”（ArchiveGroup）；美国：20世纪30—40年代提出了“文件组合”（RecordGroup）；苏联：20世纪20—30年代提出了“国家统一档案全宗”概念，后俄罗斯使用“俄联邦档案全宗”概念。并在其2004年档案事业法中规定，档案全宗是“相互之间具有历史联系或逻辑联系的档案文件的总和”。这意味着非同一来源而在内容上具有逻辑联系的档案文件集合体也可构成全宗。德国：布伦内克对来源原则的修正：提出“自由来源”原则，在整理档案时要兼顾“来源”和“事由”。六、我国关于全宗理论的探讨问题一：档案数量剧增，全宗规模过大，若拆分全宗，则违背了同一全宗档案不可分散的原则；问题二：科技档案等专门档案怎样按全宗原则管理；问题三：档案馆类型增多，出现综合性档案馆和专门档案馆之间馆藏接收范围的交叉问题，以及全宗的归属问题；问题四：社会经济体制、国家机构改革给全宗划分造成困难和混乱；问题五：计算机技术更加广泛和深入地渗透到档案管理中，电子文件的大量产生，对全宗理论的挑战。我国学者关于全宗理论的观点（1）关于全宗概念三种观点：“主体决定说”“过程决定说”“全宗集合说”（2）关于全宗分类三种分类方法：主体全宗、客体全宗理论全宗、实体全宗机关全宗、档案馆全宗（3）关于全宗的构成条件在3个基本构成条件：行文权、人事任免权、财权的基础上，增加一个条件：有无法人资格（4）关于全宗理论的实质来源联系？有机联系？须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。讨论题如何全面认识和理解全宗理论?全宗理论最先是由哪个国家首先提出的?全宗的基本含义？全宗是依据什么来组成的?-5-全宗理论为什么能取代事由原则成为占据主导地位的档案管理理论？事由原则适用于何种档案的组织？传统的全宗理论在当代有何突破和发展?案例分析：在某市的一项大型基建活动中，该市的规划局、建设局、某设计院、某大型建筑公司等参与其中，请问在该项目建设过程中形成的档案应如何按全宗理论进行管理？第三节档案管理工作的发展与档案管理系统一、现代档案的特点•数量激增，种类多样•来源广泛，内容繁杂•载体形式多样化•社会对档案的需求增加二、档案管理工作的发展1、档案业务工作复杂化不同门类、不同载体的档案有不同特点，无法采用通用的方法。使档案管理、保管和利用工作复杂化。2、档案服务方式多样化服务范围、服务对象扩展，由被动服务转向主动服务3、档案管理手段现代化计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术、网络技术等现代技术手段得到应用4、档案管理方法科学化三、档案管理系统档案管理系统及其性质系统：同类事物组成的整体档案管理系统，是指为满足利用者需要而建立的，收集和存贮档案材料及经过加工的档案信息，并通过一定的技术装备与技术手段，实现档案管理和信息传递功能的相对独立的有机整体。档案管理系统的构成要素：系统目标、档案资源、设备、方法和功能。档案管理系统具有开放性、主观能动性（自我调整和优化）、与其他信息系统的关联性等特点。档案