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1档案管理规定第一章总则第一条为加强集团公司（以下简称集团）档案管理工作,提高档案管理水平和工作效率,确保完整、准确的保存集团发展历史的真实面貌，为集团领导决策及各项工作的开展提供信息和依据，特制定本规定。第二条集团档案是指集团在项目前期、基建、生产、经营、管理以及对外合作交流活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。它分为行政管理、经营管理、技术管理的文书档案，产品、科研、基建、设备仪器的科技档案以及实物、声像、电子档案。第三条本规定适用于集团各职能部门（以下简称各部门）及所属各项目公司（以下简称各项目公司）。第二章档案机构及职责任务第四条集团及各部门、各项目公司档案实行二级分工管理制：即集团为“一级管理”（由办公室下辖档案室负责）；各项目公司、集团各部门为“二级管理”。第五条集团办公室是集团档案管理工作的主管部门，责成档案室对集团各类档案（财务档案、人事档案除外）收集、整理、保管、统计和提供利用，并对集团各部门及各项目公司档案管理工作进行监督指导。第六条集团档案室应配备相应的设施和具备一定专业知识、取得相应岗位资质、适应档案工作需要的专职管理人员，负责集团档案管理工作。第七条集团各部门、各项目公司应设立专（兼）职档案管理员，负责本部门、本项目公司文件资料的日常收集、编号、登记工作，并将已办理完毕的各类档案，按照集团档案管理规定的归档范围、时间、自行整理，经自检合格后，移交集团公司档案室。第八条集团办公室有权根据集团发展的需要调整归档范围，档案室有权随时征集重要文书档案、工程档案、声像档案、电子档案等；各部门和各项目公司有责任和义务予以配合。2第三章文件材料的形成和归档第九条根据国家法律法规及有关规定，制订并执行公司文件材料的形成、积累、整理和归档的制度，确保集团各项经营管理工作均有完整、准确、系统的文件材料。第十条在公务活动中形成的集团层面的文件材料，主办部门必须及时整理移交集团档案室集中归档管理。第十一条凡属应归档的文件材料是维护集团合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。第十二条员工调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原部门负责人后，方可离开岗位，不得自行带走或销毁。第十三条文件材料的归档范围：1.文书类档案集团层面的文书类档案由董事长办公室、集团办公室负责整理和归档。⑴集团历次股东会、董事会、监事会决议、纪要及相关文件材料；⑵集团历次董事长、总经理、副总经理办公会、工作例会等会议记录、纪要及相关汇报材料；⑶集团历次年度、年终工作会议、各类专题会议等重要会议形成的文件材料；⑷上级行政主管部门及有关单位制发的需要集团贯彻执行或涉及集团业务的来文、来函；⑸以集团名义制发的正式电文的签发稿、印制稿；⑹以集团名义制定的工作条例、章程、制度、办法等文件材料的定稿和印本；⑺以集团名义向上级领导、各级政府及部门的请示、批复、工作汇报等重要材料；⑻集团与政府及有关单位或对外开展的经济活动及协作所签订的合同、协议书、会谈纪要及在谈判过程中形成的文件材料、往来传真等；⑼反映集团重要公务活动中形成的领导讲话、致辞等文件材料；⑽反映集团经营管理活动的史志、年报、大事记、重要工作简报等；3⑾集团外事外访、业务考察活动中形成的会议纪要、考察报告、情况汇报、任务批件等；⑿集团重大项目从考察论证至签定协议所形成的文件材料；⒀经审定的集团中长期发展战略、规划、经营、投资计划及重大改革调整方案等；⒁集团与各项目公司签订的年度经营承包责任书及年度考核奖惩等文件材料；⒂参加全国性、地区性行业会议和上级部门召开会议形成的文件材料；⒃各种宣传画册及在报刊上刊登人事招聘、企业宣传等资料；⒄集团组织参加的大型活动海报、广告；⒅集团及各部门、各项目公司需要移交集团档案室归档的文件材料由各部门、各项目公司专（兼）职档案员负责整理和归档，包括计划、总结、报告、请示、批复等。2.审计类档案由审计部门负责整理和归档。⑴各项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料；⑵各项审计中的审计方案、记录，被审计部门的的基本情况等材料；⑶各项审计报告、审计整改方案及有关材料；⑷审计部门配合其它部门进行的专案检查的有关材料。3.科技档案主要包括基建档案、产品档案、设备档案。由战略发展部、综合部、成本控制中心、法务部、总工办、项目公司等按分级管理的原则，负责整理归档并向集团档案室移交。集团公司重大活动、重大事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片、光盘等。⑴投资建设的各类项目前期综合文件、工程设计文件（包括初步设计）、施工文件、监理文件、工程竣工文件（包括预决算、商品房销售许可、合同）、竣工图（包括工程图纸、底图、光盘）、电子档案、声像档案。⑵工程、物资设备、服务等招投标工作形成的全部文件资料。4.以特殊载体形式存在的照片档案、声像档案、实物档案，由其形成部门、项目公司、或集团办公室负责整理和归档。包括：4⑴集团重大活动、重大事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片等；⑵对外宣传的录像、录音、照片、底片、光盘；⑶集团在各项工作中获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及各类奖励证书等，对外友好往来单位赠予集团的具有纪念意义的物品；⑷集团生产、经营、管理等方面取得的资质证书、营业执照等各类具有法律效力的证件；⑸人事档案、财务档案暂不在档案室归档范围内。第十四条归档时间1.各项管理工作中形成的文书档案由各部门、各项目公司经审定、编号、登记、组卷后，每季度向集团档案室移交一次；最迟要在次年一季度整理组卷后向集团档案室办理移交。2.大连地区科技档案的归档要求：⑴工程技术档案应按照工程项目要求，由各项目公司每月将与工程形象进度同步的施工档案、监理档案一式三份收集整理、保存项目公司，待工程竣工时，会同施工档案、监理档案编制人共同组卷、归档、移交。档案编制要求、责任、归档份数、归档时间等均应在施工承包合同中明确约定。确因工程需要不能随时归档的，经主管副总批准后，可在工程项目竣工验收后一次性立卷归档。⑵凡集团新进各种设备，必须在设备到货开箱后，立即将随机资料向集团档案室归档。⑶在安装、调试中形成的文件材料，应在每一阶段工作结束后，将有关资料及时收集归档。⑷实物档案要随时移交归档。⑸声像档案、电子档案短期项目要在完成后一周内归档；长期项目应分期、分批归档（每半年一期）。⑹各部门、各项目公司在工作中形成的科技类文件材料，由各部门部长审定后按附录内容要求及时归档（包括附录内容形成的相关腹稿、定稿、批文、报件、申报资料等）。⑺改建、扩建和维修工程，应在工程结束后立即送集团档案室归档。3.外地项目公司档案归档要求：外地项目公司文书档案的归档时间可在每年底向集团档案室移交一次；工程5档案可在项目竣工验收后三个月内向集团档案室移交归档。第四章档案管理第十五条档案密级档案密级划分为秘密、机密、绝密三种。1.绝密档案，指建设项目准备阶段文件，如：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标准备阶段形成的文件材料，竣工验收文件、竣工图、监理档案、施工档案等。2.机密档案，指建设项目活动中形成的施工文件、监理文件等。3.秘密档案，指集团在行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的各类文件资料等。第十六条保管期限保管期限按各类别的内容划定，分为永久（50年以上），长期（15年至50年），短期（15年以下）三种。1.凡是反映集团主要职能活动和基本历史面貌的，对集团的历史具有长远利用价值的档案为永久保存（如项目档案）。2.凡是反映集团一般活动的，在较长时间内，对集团工作有考查价值的档案为长期档案。3.凡是反映生产、经营和管理活动的、除永久和长期保管的档案，在较短的时间内有参考价值的档案为短期保管。4.保管期限介于两种保管期限之间的档案，一律从长。工程类档案的详细分类、保管期限、编目等要求均应依据辽宁省建筑工程归档规程执行。第十七条归档案卷质量1.归档的文件材料应为原件，并真实地反映各部门、各项目公司生产经营和管理活动的历史过程，案卷做到完整、准确、系统。允许采用复印件的应标明原件存放处、经办人及时间并加盖单位公章。2.归档的文件材料必须经部门部长或项目经理及档案员审核后，签字并向集团档案室办理移交。3.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、圆珠笔、铅笔等。64.归档的文件材料应字迹清楚、纸张及文件格式符合规定要求，图表清晰、整洁、签字盖章手续完整。5.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。6.录音、录像文件应保证载体的有效性，长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。7.归档的文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。8.归档的文件材料必须附有完整的卷内文件目录，并且内容填写齐全规范。9.案卷归档时，要及时办理归档手续，由归档移交人填写档案移交目录一式两份，移交双方核对无误后，在移交目录上签字确认各保存一份备查。第十八条保密制度1.档案管理人员必须树立保密观念，严格遵守职业道德、遵纪守法，严守集团机密。2.按相关规定适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保密措施和借阅制度。3.未经批准，任何人（包括档案管理人员）不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室；未经批准，任何人不得查阅秘密档案、资料。调换工作时，对所保管的档案资料应办理交接手续，离职后对所了解的机密情况不得泄露。4.有关部门查阅机密以上档案须经主管副总批准。5.任何档案未经批准不得随意抄录、拍照、复制；任何人不得涂改、撕毁、损坏、伪造档案。6.档案管理人员应将涉密文件妥善保管，一旦发现档案材料丢失泄密等情况，应及时报告并采取积极的挽救措施。第十八条档案分类编码1.档案类目划分7文书档案A党群工作类B行政管理类C经营管理类D生产技术类科技类档案E产品类F科学技术研究类G基本建设类H设备仪器类I会计档案类J干部职工档案类K实物档案M声像档案L电子档案2.集团档案室档案共分为五类：⑴文书类档案.见表一⑵科技类档案.见表二⑶实物类档案.见表三⑷声像档案.见表四⑸电子类档案.见表五欧美亚集团公司档案室文书档案分类表一一级类目（按机构划分）二级类目（按不同类目设置划分）三级类目（按年度划分）01大连欧美亚集团公司A01·A—2000~200702大连海岸东方置地有限公司（金州）A02·A—2006~200703待定（金州银河湾项目）A03·A—200704大连海基置地有限公司（金州）A04·A—200705辽宁东方创展置业有限公司（沈阳）A05·A—200706哈尔滨世界阳光建设开发有限公司A06·A—2004~20078欧美亚集团公司档案室科技档案分类表二一级类目（按机构名称划分）二级类目（按不同类目划分）三级类目（按产品名称划分）01欧美亚房地产公司E01中华名城02蓝色海岸03名城国际02大连海岸东方置地有限公司E01金州总部基地02海岸东方03待定E01金州银河湾04大连海基置地有限公司E01大连天谰湖纪念公园05辽宁东方创展置业有限公司E01沈阳总部基地02沈阳水晶蓝湾06哈尔滨世界阳光开发建设有限公司E01哈尔滨世界阳光公园02哈尔滨会展中心07联华物业E01中华名城02蓝色海岸档案分类类目示意图XXE·XX—0001案卷顺序号（指产品下排列后的流水号）三级目录（按机构下产生的产品名称分类）二级目录（按不同档案类目划分）一级目录（按全宗号划分（指机构））9集团公司档案室实物档案分类表三一级类目（按机构划分）二级类目（按不同类目划分）按性质划分三级类目（按年度划分）序号01欧美亚集团公司K01公司荣誉2000102董事长个人荣誉2000103员工荣誉2000104赠品2002102海岸东方置地有限公司K01公司荣誉2006103待定K01公司荣誉2007104海基置地有限公司K01公司荣誉2007105东方创展置业有限公司K01公司荣