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全国档案事业统计年报工作填报说明（2013年3月）一、档案统计年报工作的简要回顾全国档案事业统计年报工作始于上世纪80年代。1982年，国家档案局初步制定了全国《档案工作基本情况统计年报》，经国家统计局批准，于1983年试行一年，1984年修改后正式实行。1984年2月召开的第一次全国档案统计工作会议，确立了全国统一的档案统计工作制度，并纳入了政府统计序列，我国的档案统计工作开始走上正轨。包括档案事业在内的经济社会各方面的不断发展，对档案统计工作提出了制度化、规范化、科学化的新要求。为此，国家档案局曾于1991年、1999年、2006年先后三次对统计年报报表进行修改，并引入了计算机管理系统，使其不论在形式上，还是在指标设计上都有了很大改进，更符合统计工作规范化、标准化的要求。二、我市2012年度填报工作安排2012年6月，国家档案局制定新的《全国档案事业统计年报制度》，并经国家统计局批准施行。根据这一《年报制度》，各级档案行政管理部门（档案局）、各级各类档案馆以及县直以上机关、人民团体、民主党派档案室（处、科），企业、事业单位档案室（处、科）均要通过填报相应报表的方式，将上一年度本单位档案工作基本情况真实、准确、完整加以填写，并及时上报。现行年报制度与以往相比最大的变化是，《档案室基本情况年报》的填报范围由以往的“省直以上机关、人民团体、民主党派档案室（处、科），企业、事业单位档案室（处、科）”调整为“县直以上”，粗略估计约涉及上千家单位。我市2012年度填报工作安排为按照国家档案局、省档案局部署，确保3月底以前全面完成我市2012年度档案事业统计年报工作任务，市档案局决定，各县（市）区档案局、高新区档案馆除完成本单位的填报工作外，还要负责本行政区域内机关、企事业单位填报工作的组织、汇总和向市档案局报送；市直机关档案工作协作组组长单位要在填报本单位报表的同时，协调、组织好本协作组成员单位的填写和向市档案局报送工作；市城建、房屋档案馆和各企事业单位档案室负责填报本单位的报表并直接向市档案局报送。另外，鉴于本次统计年报范围广、时间紧、任务重，原有基层单位只填报纸质表格不负责数据录入的方式无法适应工作要求，我们就国家档案局组织开发的《全国档案事业统计年报信息管理系统》编写了这份《填报说明》，以便大家尽快掌握软件的功能和使用方法。三、《全国档案事业统计年报信息管理系统》的安装与操作（一）软件安装《全国档案事业统计年报信息管理系统》由国家档案局组织开发并免费提供给统计年报填报单位下载使用。软件安装进入国家档案局网站首页，“中华人民共和国国家档案局”标识下方的蓝色区域最后一行是“公众参与”栏，点击第二个图标“下载专区”，出现如图页面。软件安装点击“软件下载”栏第一条“全国档案事业统计年报信息管理系统”，将软件安装程序下载到计算机指定位置。打开软件下载到的文件夹，双击刚刚下载的压缩文件图标，出现如图画面：软件安装点击“CDFace.exe”图标,出现安装窗口：软件安装单击“系统安装”按钮，按照提示进行安装。安装完毕，桌面上出现“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标：（二）填报前的几个术语解释1、基层单位（填报单位）：本年报制度统计范围内的各级档案局、档案馆、档案室（处、科）等。2、主管单位（汇总单位）：各级档案局。在我市，具体包括市档案局和10个县（市）区档案局。主管单位除作为基层单位填报自身情况外，还要负责汇总本行政区域内所有档案部门填报的数据。填报前的几个术语解释3、单位类别代码：为方便汇总，按照不同层次、类型为填报单位设定的代码。我市涉及的代码包括：003市档案局；004县（市、区）档案局；013市档案馆；014县（市、区）档案馆及高新区档案馆；023市级国家专门档案馆；073市直机关、人民团体、民主党派档案室（处、科）；074县（市、区）直机关、人民团体、民主党派档案室（处、科）；081企业档案室（处、科）；092市级事业单位档案室（处、科）；093县级事业单位档案室（处、科）。填报前的几个术语解释4、档基表和档综表：即基本情况表（共6张报表，每个填报单位根据自身层次和类别填写）和综合年报表（共6张报表，市和县市区档案局收集填报单位数据后软件自动生成）。（三）按流程操作软件：基层单位工作内容：各级各类档案部门利用统计软件将本单位档案工作有关数据进行录入；通过软件审核后，生成上报数据文件并报送所属主管单位（汇总单位）。基本流程：任务编辑（包括“新增单位-档基表录入-全运算-全审”四个环节）——报表打印——数据传出。按流程操作软件：基层单位1、进入系统双击桌面的快捷方式图标，进入初始页面（本软件为免费使用，无需注册）。从右图可见，软件页面上方的任务栏分为两行。第二行都是第一行对应按钮中最常用的功能，下文提及某个按钮时，如无特殊说明，均指第二行。按流程操作软件：基层单位2、任务管理根据年报制度要求，单位每年都要要填写一套报表，每套报表的数据是分开管理的，在系统中一个任务对应一套报表，所以在进行其他工作之前要确认当前操作的任务。选择【任务/任务管理】菜单，弹出任务管理窗口：按流程操作软件：基层单位在左侧任务列表中双击要切换的任务，或者在右侧列表中选择任务（蓝色高亮显示），然后单击“作为当前任务”按钮即可。在任务管理窗口中，标有标志的任务为当前任务。按流程操作软件：基层单位3、新增单位点击工具栏【编辑】按钮进入编辑界面。按流程操作软件：基层单位单击工具栏上【新增】按钮，填写封面代码页签下的单位基本信息，然后点击【保存】。注：封面代码中需填写的组织机构代码为9位，由国家技术监督局统一下发给各企事业单位，可咨询本单位财务或人事部门。按流程操作软件：基层单位4、档基表录入封面信息填录完成后，点击‘档基表’页签，开始录入数据。不同类型的单位所需填报的报表有所不同，填报完与本单位相关的档基表数据后，点击【保存】。按流程操作软件：基层单位报表保存时系统会对所填报的数据进行审核，如果审核结果出错将标示出具体指标和提示，根据提示修改后重新保存，详见右图：按流程操作软件：基层单位5、数据全运算数据运算是生成档综表数据的必要操作，在单位完成档基表数据录入后，通过‘运算’生成档综表数据（无需手工录入），点击工具栏上【全运算】按钮，如右图：按流程操作软件：基层单位6、数据审核在数据录入和运算完成后，为了保证数据的质量要求，打印和上报前还要进行数据审核，点击工具栏【全审】按钮，如右图：如果审核有错误，根据提示进行数据修改，单击【保存】按钮，然后再次进行数据审核，直至完全通过。按流程操作软件：基层单位7、数据传出全部数据保存完毕，即可使用本功能将报表数据从系统中导出为文件，是下级单位数据的上报操作。具体步骤：退出编辑界面，在主界面工具栏上点击“传出”按钮。按流程操作软件：基层单位选择【传出全部报表数据】，然后单击【下一步】（其它选项按系统默认即可）。按流程操作软件：基层单位检查输出文件的存储路径（默认为C盘根目录下，文件名是单位名称加年度），单击【开始】按钮（其它选项按系统默认即可）。按流程操作软件：基层单位数据传出后会弹出提示信息，单击【确定】完成数据传出。按流程操作软件：基层单位8、数据上报将系统生成的数据文件（文件名默认为“填报年度-填报单位-生成日期”，文件格式为“.jio”）按照指定方式报送给汇总单位（市或县市区档案局）。（四）按流程操作软件：汇总单位工作内容：市和县（市）区档案局接收到填报单位报送的数据文件后，利用软件对数据进行审核，汇总后生成本行政区域的档案事业统计综合年报数据，并及时向上级主管单位报送。基本流程：接收——审核——汇总——传出。按流程操作软件：汇总单位1、数据接收汇总单位使用软件中的“数据装入”功能，将填报单位上报的数据文件装入系统。具体步骤如下：在系统主界面工具栏上点击【装入】按钮。按流程操作软件：汇总单位选择需要装入的文件，并点击【下一步】。按流程操作软件：汇总单位选择‘装入到当前任务’，点击【下一步】。按流程操作软件：汇总单位检查装入信息、点击【开始】。按流程操作软件：汇总单位如果提示单位重复，根据实际情况配置‘是否覆盖’选项（此处的覆盖是对该单位数据的整体覆盖），点击【继续】按钮，根据提示完成单位数据装入。按流程操作软件：汇总单位如果要更新（覆盖）该单位的部分数据报表，在【是否覆盖】下选择【装入】，通过【报表装入方式】配置不同报表的装入方式，然后点击【确定】【继续】，根据提示完成单位数据装入。按流程操作软件：汇总单位数据装入后，在编辑界面下即可查看不同单位的报表数据。按流程操作软件：汇总单位2、数据审核接收基层单位数据后，为确保数据无误，还要进行审核。点击工具栏【全审】按钮，如右图：如果审核有错误，根据提示进行数据修改，单击【保存】按钮，然后再次进行数据审核，直至完全通过。按流程操作软件：汇总单位3、数据汇总主管部门在收集了全部单户数据之后，可通过汇总功能获得报表汇总数据，并产生一户汇总单位。本系统提供两种汇总方式，分别是：完全汇总、节点汇总，分别适用于不同情况下的汇总要求。按流程操作软件：汇总单位（1）完全汇总完全汇总能够建立树形结构的根节点单位，并对全部的分户数据进行汇总，其产生的单位主代码最后一位为“7”（系统自动生成）。操作如下：——在系统主界面点击【汇总】按钮，打开完全汇总界面。按流程操作软件：汇总单位——选择汇总单位封面的产生方式，单击“新建汇总封面”按钮，弹出完全汇总封面代码录入窗口，填写汇总单位信息，单击【确定】按钮即可。按流程操作软件：汇总单位——如果汇总单位封面已经存在（下级单位上报的或已经进行过完全汇总），可单击“选择汇总封面”按钮，选择数据要汇总到的单位，单击“汇总”按钮，汇总后数据将覆盖原来的数据。按流程操作软件：汇总单位（2）节点汇总（节点是指下级单位数据的汇合点，即各级主管单位）节点汇总主要应用于已形成树形结构中的各节点数据的汇总，通常在下级单位数据修改后，为使下属单位数据之和与其父节点数据保持一致时进行的再一次汇总。如：某单位的数据完成上报后数据又进行了修改，为保证包含该单位数据的汇总数据同步变化，通过节点汇总操作更新和该单位相关的汇总数据，同完全汇总方式比效率高的同时不影响其他汇总数据。操作如下：按流程操作软件：汇总单位——在主界面菜单栏【汇总】菜单下选择【节点汇总】。按流程操作软件：汇总单位——在树形结构中选择要汇总的单位，选择汇总范围。本级节点：将此节点的下一级节点单位数据汇总到该单位，即只汇总该单位的直属户。所有下级节点：从节点的最下级节点开始，进行层层汇总，汇总所有下级节点的数据。按流程操作软件：汇总单位——单击【汇总】按钮，完成汇总操作，单击“关闭”退出汇总窗口。按流程操作软件：汇总单位——【检查】功能是检查汇总单位数据是否与其单户合计数保持一致。如果检查结果出现错误，可通过重新汇总修正数据。——数据汇总后即可对汇总单位报表数据查看和打印。按流程操作软件：汇总单位4、数据传出全部数据审核完毕，即可使用本功能将报表数据从系统中导出为文件，是下级单位数据上报操作。具体步骤：退出编辑界面，在主界面工具栏上点击“传出”按钮。按流程操作软件：汇总单位选择【传出全部报表数据】，然后单击【下一步】（其它选项按系统默认即可）。按流程操作软件：汇总单位检查输出文件的存储路径（默认为C盘根目录下，文件名是单位名称加年度），单击【开始】按钮（其它选项按系统默认即可）。按流程操作软件：汇总单位数据传出后会弹出提示信息，单击【确定】完成数据传出。按流程操作软件：汇总单位5、数据上报将系统生成的数据文件（格式为“.jio”）按照指定方式报送给汇总单位（省或市档案局）。（五）报表打印除报送软件生成的数据外，填报单位和汇总单位均需要打印纸质报表（填报单位打印填写的档基表，汇总单位打印生成的档综表）一式二份，其中一份向上级单位报送，