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档案馆(室)工作基础主要内容：一、档案和档案工作概述二、机关档案工作三、档案馆工作第一章档案和档案工作概述第一节档案概述一、档案的起源与沿革以档案的物质载体划分，我国档案的演变经历了以下六个阶段：1、甲骨档案(文字刻写在龟甲兽骨上，所以称为甲骨文)2、金石档案(殷商和周代铸在青铜器上的铭文，一般称之为金文或钟鼎文，春秋战国时期，特别是秦汉以后，有些重要的记载和规定，刻在石头上，所以称之为金石档案)3、简牍档案(竹简和木牍)4、缣帛档案（质地细薄的丝织品）5、纸质档案6、新型载体档案(如音像、电子档案)二、档案的定义与属性(一)档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。(《中华人民共和国档案法》)基本含义包括如下内容：1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2、档案是保存备查的文件。“文件”采用的是广义的概念，即不仅指常规的文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的原始记录材料。3、档案内容的记录方式和载体是多种多样的。4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和本质属性。(二)档案的基本属性1、知识性；2、信息性。(三)档案的种类1、文书档案：实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文(如请示、批复、决定、决议、法规、法律等等)转化而成的档案，其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位。2、科技档案人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录。3、专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。（专门业务档案和特殊载体档案统称为专门档案）(四)档案的基本价值1、档案的凭证作用。2、档案的参考作用。第二节档案工作概述一、档案工作的含义、性质1、档案工作：通常是指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。它的基本内容：收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计工作。2、档案工作的性质(1)档案工作是一项管理性的科学性的工作。(2)档案工作是一项服务性的条件性的工作。(3)档案工作是一项政治性的工作。二、档案工作的基本原则1、统一领导、分级管理国家全部档案：档案工作的组织原则和管理体制。（1）统一领导，统一管理。从中央到地方都设立了相应的档案行政管理部门和各级档案管理机构，在性质上既是党的机构又是政府机构。（2）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理。一切机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，必须按照国家的规定，均由单位的档案机构集中管理，不得据为己有或由承办单位和个人分散保存，各机关档案中需要长远保存的，由各级档案馆保管。（3）国家全部档案由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导。2、维护档案的完整与安全（1）维护档案的完整：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺少；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。（2）维护档案的安全：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，即保证档案管理的物质安全；另一方面，要保护档案免遭有意的破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。3、便于社会各方面的利用：全部档案管理工作，最终都是为了提供档案给社会主义事业的各项工作利用。三、档案机构1、档案室：各组织统一保存和管理本单位档案的内部机构。①地位和作用：一方面，档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门，它是单位工作的助手，为单位的领导工作和单位内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为单位工作和生产活动服务。另一方面，应向各级档案馆移交档案的档案室是整个档案工作的基础。（2）基本任务①对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作，进行指导和监督；②接收和保管本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；③定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。（3）档案室一般分类①普通档案室：通常也称为机关档案室、单位档案室、文书档案室，是主要管理普通档案的。这种档案室在全国最普遍，数量最多。②科技档案室：它是管理科学技术档案的专门档案室。在工厂、矿山、设计院、科学技术研究院（所）等科学技术部门一般都设有这种档案室。③音像档案室：即影片、照片、录音带等特种档案室。电影公司或制片厂，新闻摄影部门（如报社、通讯社）、广播事业部门和唱片厂等，设有这种档案室。④人事档案室：是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的机构，有的称干部档案室（科）。⑤综合档案室：是指统一管理本单位全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一的综合管理。⑥联合档案室：同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些单位的档案。2、文件中心和档案寄存中心①文件中心：是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，是介于单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构，一般由国家的各级综合档案馆负责管理。其主要职能是：将文件从其形成单位接收、存储进文件中心，提供准确、快捷的文件借阅服务，满足文件形成者的需要，保证所接收和管理的文件的安全，进行科学管理等。文件中心的类型主要有：政府文件中心、商业性文件中心。②档案寄存中心：是由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。档案在寄存期间，所有权形式不变，档案馆一般只提供安全保管服务。3、档案馆：党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。4、档案行政机构：是党和国家指导和管理档案工作的部门，如档案局。5、档案机构之间的相互关系：上级档案行政管理机构与下级档案行政管理机构、档案行政管理机构与档案业务机构（档案馆、文件中心、档案室等）具有业务指导和监督的关系；档案室与档案馆、文件中心和档案馆之间具有档案交接关系；各级种类档案馆（室、文件中心）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。第二章机关档案工作第一节机关档案管理工作一、机关档案工作（一）定义这里所指的“机关”是指为实现其管理职能而组织的能独立行使职权的、非生产建设或非经营性的国家机构和社会组织，包括国家机构、社会团体、事业单位等。机关档案：是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。既是机关单位的财产，也是国家的保管财富。机关档案工作：是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。机关档案工作机关档案工作机关档案工作管理机关档案管理宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，接受档案行政管理部门业务监督、检查和指导等收集、整理、保管本机关形成档案，做好档案的鉴定和统计，为机关各项工作提供利用及有关档案的信息服务，按规定定期向档案馆移交档案等。（二）机关档案工作特点基础性是机关管理的基础。机关档案工作的好坏，直接影响或促进机构单位各项工作的开展。服务性为本机关各项工作服务，特别是为领导决策、为机构中心工作、为维护机关根本利益和历史真貌服务。专业性档案管理是一项专业性很强的工作，是机关档案工作区别于几个其它工作的根本特征。因此，机关档案部门也必须接受作为档案工作主管机关的档案行政管理部门的业务监督和指导。（三）机关档案工作的地位和作用1、是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节机关档案管理是机关行政管理的重要组成部分行政管理工作指由机关中心机构（办公室或综合部门）和其它服务保障部门主管的机关日常事务性、基础性、保障性和服务性工作，基本包括：秘书、文字处理、综合统计、档案管理、信访、保密、安全保卫、财务管理、接待联络、行政后勤等。机关档案管理是机关业务工作的重要组成部分业务工作中产生的大量业务档案是机关档案的主体，业务档案的形成贯穿于业务管理工作的始终，是机关业务管理工作必不可少的工具和依据。机关档案在机关工作中发挥不可替代的作用其作用于机关工作整个系统的各个部分，在机关事业发展、工作水平提高以及维护机关工作的真实历史面貌等方面起到的衔接、借鉴作用是其他工作无法替代的。机关档案工作水平是机关科学管理的一个重要基础和标志。2、机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分，是档案事业的基础机关档案是档案馆档案的主要来源机关档案工作是档案事业的基础机关档案工作的好坏，直接影响档案馆工作，影响其他档案工作乃至档案事业的发展机关档案室是我国最基层也是数量最多的档案工作机构（四）机关档案工作的职能按《档案法》及实施办法规定，机关档案工作的职能是：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。（五）机关档案工作的具体任务1、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度。2、对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。3、收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案。4、在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。依照规定，各专业主管机关负有对所辖范围内直属机关单位档案工作进行规范化管理，对所属系统、专业在贯彻档案法规方面进行监督检查和指导的职责。（六）机关档案工作人员1、机关档案人员的配备《机关档案工作条例》第三款第六条规定：“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职档案人员”。机关不论大小，在其行使职能活动中都会产生档案和档案工作，因此，就应该有相应的档案工作机构和人员承担机关档案工作的职能。无论采取哪种形式，档案工作机构和人员都必须列入机关编制序列；必须保证专职档案人员的素质和数量；必须保证兼职档案人员兼职适量，以档案工作为主，并保持相对稳定。2、机关档案人员的素质要求政治素质档案业务素养（1）必须具备档案专业技能和理论知识；（2）必须具备一定的档案工作实践经验。文化修养档案人员均具有大专以上文化程度组织和社交能力监督指导、进行机关内部档案工作的组织和交流以及增添设施、争取经费、组织档案业务培训等。（七）机关档案工作基本制度1、机关档案工作人员岗位责任制明确机关档案工作人员岗位本职工作权责、任务和要求的一项机关档案工作基本制度。主要内容包括机关每个档案工作人员职责、权限、任务、考核和奖惩措施。2、机关文件材料立卷归档制度明确机关文件材料立卷职责、归档范围和要求、归档时间和手续的一项机关档案工作基本制度。包括机关文件材料立卷职责、归档范围、归档时间、归档要求和归档手续。3、机关档案保管制度是关于机构档案保护和管理的一项机关档案工作基本制度。主要内容包括机关档案的安全保护、库房和设备管理措施以及移交。4、机关档案保密制度明确机关档案保密事项和要求的一项机关档案工作基本制度。主要内容包括机关档案保密措施和对机关档案人员的保密要求。5、机构档案鉴定工作制度是关于甄别和判定机关文件与档案保存价值的一项机关档案工作基本制度。主要内容包括鉴定档案价值的标准、档案鉴定工作的组织和档案销毁的规定。6、机关档案利用制度明确机关档案提供利用范围、方法和要求的一项机关档案工作基本制度。主要内容包括机关档