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职务分析与职务说明书中国人民大学劳动人事学院付亚和第一部分为什么要进行职务分析一、职务（工作）分析•定义：在全面了解工作（职务）的基础上，提取管理所必须的、有关工作方面的信息。•人力资源管理具有两类不同性质的管理活动：•1、日常例行的管理活动；•2、维持和发展组织系统的活动；•工作分析属于第二类管理活动。二、什么是工作•1、组织最基本的活动单元；•2、相对独立的责-权统一体；•3、同类岗位（职位）的总称；•4、部门、业务组和组织划分的信息基础；•5、人进入组织的中介；•6、工作与组织相互支持。三、工作分析的目的•（一）组织决策•（二）工作和装备设计•（三）人力资源管理（一）组织决策•1、组织结构的开发；•2、组织的发展计划；•3、组织策略的制定等。（二）工作与设备设计•1、工作的设计与再设计；•2、工作方法的设计；•3、工作的安全设计；•4、设备的设计；•5、工装的设计等（三）人力资源管理•1、人力资源规划：解决组织发展过程中“人”与“工作”相互适应的关系•需要通过组织内现有工作信息的了解，以及预测组织未来工作可能发生的变化，制定人员的补充规划、晋升规划、人员配置与调整规划、培训与开发规划、报酬规划等。•2、人员的选聘与录用：解决进入组织中人员质量的问题•工作分析的信息可以提供：•*工作执行人员的任职资格；•*求职者的信息提取内容；•*考试、面试及心理测验的内容设计；•*人员录用效度的检验；•*求职咨询；•*个人职业发展展望；•3、工作执行评价：•*确定员工绩效完成情况（明确任务）；•*对员工进行绩效改进指导；•*指导员工进行在职培训（执行指导）；•*进行职业生涯指导等。•4、薪酬管理：进行工作分类与工作评价的基础•*确定薪酬体系；•*确定薪酬标准；•*确定薪酬水平；•*确定奖励制度；•*进行人工成本的有效控制等。•5、培训与开发：•*进行培训必要性分析；•*确定培训方针和政策；•*确定培训内容和选择培训方法；•*培训师与受训人选择；•*培训效果评估；•*培训工作的改善与发展等。•6、公平管理：确保管理所使用信息的客观性、完整性、准确性•*避免用人方面的不正之风；•*克服晋升、考核、培训、薪酬等方面的管理的盲目性和主观性；•*有效地进行合同管理；•*客观、公正地处理劳动关系和解决劳动纠纷与争议等；•*工作的可比价值；•*晋升与流动路线等。四、工作分析的研究对象•1、工作的输出特征：••*一个工作的输出（产品、劳务）是什么？•*它与组织内的其他输出有什么联系和区别？•2、工作的输入特征：••*一个工作对工作执行人员的资格要求（知识、经验、机能等）是什么？•*使用什么设备和材料？•*需要运用什么其他非人力的资源？•3、工作的转换特征：•*一个工作的输入是如何转化为输出的？•*转化在程序、技术和方法是怎样的？•*人和设备之间的职能是如何分配的？•*在转化过程着，人的活动、行为和联系有哪些？•4、工作的关联性特征：•*这个工作在组织中的位置是什么？•*工作的责任和权利是什么？•*工作对人的体力和精力有什么要求？•*工作执行的时限是什么？•*适用该工作的规章制度制度和法律有哪些？五、工作分析的结果•1、工作描述；•2、工作者说明书；•3、工作执行标准；•4、报酬因素；•5、工作簇等。•一般情况下，工作描述和工作者说明书合并，称为“工作（职务）说明书”。第二部分工作分析的程序和方法一、工作分析的程序•管理方面设计方面收集与分析结果表达结果运用•1、确定工1、选择1、收集信息1、工作描述1、培训分•作分析的目信息来源2、分析和综2、工作者说析使用者•的和结果使2、选择合工作情报明书2、传播分•用的范围；分析者3、执行标准析的结果•2、选择被3、选择4、报酬因素•分析的工作分析的方5、工作簇•法与系统（一）目标选择与组织•1、确定取得工作信息的使用目的；•2、确定信息收集的类别和范围；•3、选择工作分析人员；•4、建立工作分析的组织系统；•5、规定规范用语；•6、各层管理人员和员工心理准备。（二）方案的设计•1、信息来源选择：确保信息的可靠性和完整性•*工作执行者；•*组织的各种文字资料；•*监督管理者、培训部门；•*下属、顾客和用户；•*工作分析专家、独立的第三者等。•2、信息收集的方法和系统选择：•*观察法：作为参与式观察者或旁观者•1）主要研究工作的外显特征，如工作负荷、工作环境、工作关系等方面；•2）也可以用来证实其他渠道所提供的信息；•3）初步了解工作的基本情况；•*座谈法：•1）特别适用对文字理解有困难的人；•2）能够及时控制和引导；•3）可以提供观察不到的信息；•4）可以当场评价信息质量，决定取舍；•5）适合提取工作的内部信息，如任职资格、培训需求、责任和权利等。•*问卷法：•例：（管理类）•1、工作中的决策程度•2、与人交往•3、在教育、经验和性格方面需求•4、在体力、精神努力和职位压力方面的需求•5、工作的保密程度•6、特殊的沟通技能•7、特殊的资格，列出履行职责需要的清单•8、制定决策内容，包括决定和控制公司的政策和法律；判断失误的影响；回顾你决策的程度•9、什么是最重要的职责•10、监督什么职位和监督多少职位•11、监督的多样化和复杂化程度•12、工作执行的描述，包括依据标准政策、方法、程序、原理、创造性思维、惯例等•13、判断，包括确定目标、对信息的评价、判断的多样化、判断的影响和重要性•14、决策，包括理由、决定等•15、困难和复杂程度•16、正确和失误的影响类型•17、准确，运用技术的准确性：技术的类型、需求程度、典型问题、正规的程序、预防失误•18、错误的影响，错误的类型、错误的偶然性、纠正错误的成本、错误的影响范围•19、对外工作关系，接触人的类型、接触目的、频繁程度、接触方式（电话）、•影响人的技能和老练、占工作的比例•20、内部工作关系•例：工作问卷的设计（一般）•1、如果你是工作是非整日的、季节的或临时的，请解释：•2、描述学会和执行你的工作需要的培训和经验的种类和数量。如果是特殊的训练、技能或经验，请记在下面：•3、教育需求程度：•4、多长时间的工作经验才能象你一样满足职务的需求？•5、工作概要，你工作的所以目的是什么：•6、应该如何做和为什么这样做：•7、精神或视觉的需求程度，描述精神或视觉集中/注意的程度，在你的工作需求的情况，如极少、这个工作、持续注视：•8、设备和根据的责任，包括资金、维护或防止设备、根据损坏和丢失：•9、对材料和产品的责任，包括在防止资金、材料、产品损坏、浪费过程的控制、监督、等：•10、对他人的安全，包括维护他人安全环境方面：•11、工作环境，包括站、走动、坐、举、爬蹲、跪等：•12、外出时间，每周、月和年的比例：•*工作日志法：•例：•序号工作活动名称工作活动的程序权限时间消耗备注•1复印文件审核领导签字-执行45分钟例行•复印-登记•2开介绍信审核领导签字-执行15分钟例行•开信-登记•3起草公文领会领导意图-•撰写-修改-提交需报审2小时偶然•4送公文亲送-收件人签收委托负责40分钟例行•*任务清单法：•例：总经理办公室•1、总结总经理办公室的工作•2、将业务动向中对公司其他部门有重大关系者向上级管理机构报告•3、在指定范围内，协调本部门的活动•4、在指定范围内，协调本部门与其他部门的活动•5、在诸如企业服务等问题上，与专家、技术顾问以及外界组织进行商谈•6、代表公司参加委员会、专门小组会议•*FJA法：数据人物1、综合1、协调2、分析3、汇编4、计算5、抄录6、比较7、……8、无关紧要0、咨询1、交涉2、教学3、指导4、娱乐5、说服6、讲话-发讯号7、服务8、无关紧要0、测试1、精密加工2、操作-控制3、驾驶-操作4、运用-操作5、照料6、进料-出料7、用手操作8、无关紧要（三）情报的收集与分析•1、信息收集的内容：•1）工作内容；•2）工作的职责；•3）有关工作的知识；•4）精神方面的机能；•5）灵巧正确程度；•6）经验；•7）适应年龄；•8）所需的教育程度；•9）机能的培养要求；•10）学徒（见习）要求；•11）与其他工作的关系；•12）作业身体姿态；•13）作业环境；•14）作业对身体的影响；•15）劳动强度；•16）特殊心理品质要求等。2、信息分析内容•1）工作名称分析：•目的：解决工作命名标准化问题•A、命名正确•B、名称美化2）工作规范分析•目的：全面认识工作•A、工作任务分析：工作任务、工作内容、独立性与多样性程度、工作的程序和方法、设备与材料的运用；•B、工作责任分析：确定每项任务的责任和权限；•C、工作关系分析：制约与被制约关系、协作关系、升迁与调换关系等；•D、劳动强度分析：劳动强度指数、标准工作量、工作压力等。3）工作环境分析•目的：确认工作的条件和环境•A、工作的物理环境分析：•温度、湿度、照明、噪音、震动、异味、粉尘、污秽、气压、放射等。•B、工作的安全环境分析：•危险性、危害性、危害程度、发生频率、职业病、工业卫生等。•C、社会环境分析：•工作所在地的生活环境、工作的孤独程度、工作的单调性程度、人际交往等。4）任职资格分析•目的：确认工作执行人员的最低任职资格条件•A、必备知识分析：最低学历要求；对有关政策、法令、工作准则及规定的通晓程度；对设备、材料性能、安全技术、工艺过程和操作方法、工具选择等有关知识的最低要求等。•B、必备经验分析：相关工作经历要求、专门训练和职业证书要求、有关工艺规程、操作规程工作完成方法等的实际能力等。•C、必备能力分析：根据前两项确定的注意力、决策力、创造力、组织力、判断力、智力、适应性等。•D、必备心理素质分析：职业性向；运动心理能力；气质性向等。（四）结果表达•1、工作的识别项目：•2、工作概要；•3、工作在组织中的位置；•4、工作任务、内容及权限；•5、工作的环境与条件；•6、任职资格条件；•7、其他特定文件：如薪酬、工作簇、工作执行标准等。（五）结果的运用•1、制作各种具体应用文件：如招聘、报酬、培训、考核等文件；•2、培训各级文件使用者；•3、促进文件在各个相关管理领域里的有效运用等。•例：总经理的工作说明书