海南省档案局海南省发展与改革厅

-1-海南省档案局海南省发展与改革厅海南省工业经济与信息产业局琼档字〔2008〕40号海南省档案局海南省发展与改革厅海南省工业经济与信息产业局关于转发国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法的通知各市县档案局、发改局、信息主管部门，省直各单位:为加强对我省国家电子政务工程建设项目档案的监督指导，确保国家电子政务工作建设项目档案及时、完整地移交归档，更好地为国家电子政务工程建设项目的建设、运行和管理服务。现将国家档案局、国家发展与改革委员会印发的《国家文件-2-电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》（以下简称《办法》）转发给你们。按照《办法》要求，并结合我省实际，提出以下贯彻意见：一、参照《国家重点建设项目档案管理登记办法》的有关规定，做好电子政务项目档案管理登记工作。我省国家电子政务工程建设项目在开工后6个月内，须按项目隶属关系，填写《国家电子政务工程建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）》（附件1），报送项目审批部门的同级档案行政管理部门，以便档案部门及时了解项目的情况，做好项目档案的跟踪监督指导。二、项目建设单位与项目实施机构、参建单位在签订合同时要设立专门条款，明确各方的档案工作职责与要求，对项目档案移交内容、整理标准、介质、套数和移交时间等方面提出具体要求。合同验收时，应同步进行档案验收。三、项目建设单位、实施机构和参建单位在项目建设初期应建立档案工作网络，明确各单位、各部门的分管领导和档案员的岗位职责，制定各项档案工作制度和标准。建设单位应指导各参建单位开展档案的收集和整理，同时档案行政管理部门要根据掌握的项目进展情况跟踪监督指导。四、电子政务项目档案工作应与项目建设进程同步实施，做到同计划、同实施、同验收。项目审批部门、档案行政管理部门要坚持对电子政务项目全过程进行监督、检查、指导，并-3-且要分阶段进行重点抽查。项目建设单位在项目立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理工作，并制定项目档案的收集、整理、归档、移交工作计划，健全档案管理制度。项目建设过程中，各参建单位均应在各自职责范围内同步搞好项目档案工作，做到形成规范、收集完整准确、整理规范、管理科学。阶段工程完成后，建设单位必须对档案进行初步验收。项目竣工时，项目档案必须通过竣工验收。五、按照《办法》和《重大建设项目档案验收办法》的规定，电子政务项目档案竣工验收由项目审批部门组织的竣工验收委员会下设的档案专家组负责。档案专家组由项目审批部门、档案行政管理部门和信息产业主管部门的人员及相关专家组成，负责对项目档案的完整准确情况和案卷的质量进行检查，并形成验收意见。六、电子政务项目档案未经项目审批部门组织档案竣工验收的，或档案竣工验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。七、根据项目文件材料的形成规律和特点，全省的电子政务项目文件材料统一按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）进行整理和归档。八、发文前，已经竣工投入使用的国家电子政务建设项目，项目建设单位应参照《办法》，与项目实施机构及参建单位加强沟通协调，尽量做好档案的收集、整理和移交归档，发挥档-4-案在项目的运行、维护和管理服务中的作用。海南省档案局海南省发展与改革厅海南省工业经济与信息产业局二ΟΟ八年六月十三日主题词：档案管理电子政务建设项目办法通知海南省档案局办公室2008年6月16日印发（共印195份）-5-附件1：国家电子政务工程建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）项目名称建设单位或项目法人地址邮编上级主管部门批准概算总投资万元计划工期工期年月—年月主要单位工程名称现已完成的单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位项目档案和资料管理情况档案资料管理部门名称隶属部门联系地址、电话负责人项目建档时间专职档案人员数量库房面积/档案工作其它用房面积设施设备现有档案和资料数量（正本）卷（册）图纸张数对项目档案日常监督、指导的上级单位填表单位（盖章）年月日注：此表于项目开工后6个月内报同级档案行政管理部门。对于未验收的建设项目，每年填写此表一次。-6-国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的通知各省、自治区、直辖市、计划单列市及新疆生产建设兵团档案局、发展改革委，中央和国家机关各部门（直属机构），各中央管理企业，各人民团体，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室：为加强国家电子政务工程建设项目档案管理，使档案工作更好地为国家电子政务工程建设项目的建设、运行和管理服务，根据《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》及有关规定，特制定《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。各级档案部门和发展改革部门要加强协调，相互配合，共同做好国家电子政务工程建设项目档案管理工作。国家档案局国家发展和改革委员会二○○八年五月二十日国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范国家电子政务工程建设项目档案管理，充分发挥档案在项目建设、运行、管理、监督等方面的作用，根据《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》和有关档案管理的法规与标准，制定本办法。第二条本办法适用于使用中央财政性资金的国家电子政务工程建设项目（以下简称电子政务项目），其他信息化建设项目档案管理，可参照执行。本办法所称电子政务项目主要是指国家统一电子政务网络、国家重点业务信息系统、国家基础信息库、国家电子政务网络与信息安全保障体系相关基础设施、国家电子政务标准化体系和电子政务相关支撑体系等建设项目。第三条电子政务项目档案是在电子政务项目建设全过程中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是电子政务项目竣工验收、运行维护、升级改造等工作的重要依据。第四条本办法所称项目建设单位是指负责项目建设的中央政务部门和参与国家电子政务项目建设的地方政务部门。根据《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》规定，项目建设单位应确定项目实施机构和项目责任人。第五条电子政务项目档案工作在档案行政管理部门监督、指导下，由项目建设单位负责。项目建设单位应将档案工作纳入项目建设计划和管理程序，纳入相关人员的岗位职责，根据项目实际情况，采取有效措施，确保电子政务项目档案的完整、准确、系统、有效。第六条电子政务项目档案管理在项目建设期间由建设单位的实施机构具体负责。电子政务项目实施机构应明确电子政务项目档案工作主管领导，制定档案工作计划,建立健全归档制度、档案分类编号方案等管理制度和业务规范，配备具有专业知识和技能的档案管理人员，提供档案管理所需经费、设备、场地等条件。第七条电子政务项目实施机构应对参建单位进行档案管理交底、指导、培训，对参建单位移交的档案进行审核、验收。-7-第八条建设单位的档案管理部门应对电子政务项目的档案管理进行业务指导并提出具体要求，对实施机构制定的档案管理制度和业务规范进行审查，对电子政务档案的收集、整理、移交进行业务指导。第九条档案验收是电子政务项目竣工验收的重要组成部分。未进行档案验收或档案验收不合格的电子政务项目，不得通过竣工验收。第二章档案的收集与整理第十条电子政务项目实施机构应根据电子政务项目审批部门批复的实施内容，依据《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》（见附件），结合本项目特点制定归档范围和保管期限，做好文件收集工作。第十一条电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。实施机构在项目建设初期通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式，对文件的收集、整理、归档提出明确要求；在项目建设过程中，结合项目进程，对电子政务项目文件的收集、整理情况进行检查；单项工程验收、合同验收时，应同步进行档案验收。第十二条电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应明确各方职责。在电子政务项目设计开发、施工、监理、设备采购、委托中介招标等合同、协议中应设立专门条款，对电子政务项目档案提交范围、整理标准、介质和套数、移交时间等方面提出具体要求并明确违约责任与罚则。涉及知识产权的招标文件、合同、协议中应明确与知识产权相关的归档材料的提交内容、深度等要求。第十三条监理单位依据监理职责，按照《信息化工程监理规范》（GB/T19668—2005）、《建设工程监理规范》（GB/T50319—2000）的要求，对承建单位、施工单位形成的文件材料进行审核并签署。第十四条电子政务项目实施机构归档的纸质文件应为原件或正本，且签章手续完备。同时应注重对电子文件、照片、录像等各种类型、载体文件材料的收集、归档。电子文件的归档范围参照纸质文件归档范围。第十五条文件材料的整理、归档可根据建设单位实际情况，从《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）两种整理方式中选择一种，电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）的原则要求。第十六条档案保管期限分为永久、30年、10年三种。电子政务项目档案保管期限为30年的对应《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中的长期，保管期限为10年的对应短期。第十七条电子政务实施机构和相关参建单位应通过管理制度和技术措施，对电子文件的形成、积累、收集、鉴定、归档进行全过程的管理，保证电子文件的真实、完整、有效和安全。电子文件定期归档，应将所采集的相关元数据一并保存。第三章档案的移交与管理第十八条各参建单位应按招标文件、合同、协议以及有关规定，及时向电子政务项目实施机构移交电子政务项目档案。电子政务项目实施机构负责对接收的档案进行审查验收和汇总整理，交接双方应办理档案移交手续。第十九条电子政务项目实施机构应在电子政务项目竣工验收后3个月内，根据建设单位档案管理规定，向建设单位或本机构的档案管理部门移交档案。需经常利用的档案，可在办理移交手续后借出。第二十条中央和地方共建的电子政务项目档案实行分级管理。中央政务部门、地方政务部门分别负责归档、保存各自形成的档案。第四章档案的验收第二十一条电子政务项目档案验收一般分为初步验收和竣工验收两个阶段。档案初步验收由建设单位组织，并形成验收报告。档案竣工验收由项目审批部门组织的竣工验收委员会下设的档案专家组负责。档案专家组由电子政务项目审批部门、档案行政管理部门人员及相关专家组成。-8-第二十二条档案竣工验收采用听取汇报、现场查看、质询、抽查档案等方式。第二十三条相关档案行政管理部门应加强电子政务项目档案验收前的检查、指导。第二十四条档案竣工验收主要内容及基本要求：（一）电子政务项目实施机构明确档案管理体制和职责，建立档案工作规章制度和业务规范，采取有效措施对本单位和各参建单位形成的档案进行统一管理；（二）电子政务项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有效；（三）电子政务项目文件材料的收集、整理、归档和档案的整理与移交符合有关档案管理标准的要求。电子政务项目档案完整、准确、系统、规范；（四）保证档案实体和信息的安全，档案装具、归档文件的制成材料符合耐久性要求。第二十五条档案专家组出具档案验收意见，档案验收结果分为合格与不合格。档案专家组三分之二以上成员同意通过验收的为合格。档案验收不合格的电子政务项目，由档案专家组提出整改意见，并进行复查，复查后仍不合格的，不得通过竣工验收。第五章附则第二十六条本办法自颁布之日起施行。第二十七条本办法由国家档案局负责解释。附件：国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1立项阶段文件1.1项目建议书阶段1.1.1项目建议书及批复文件永久1.2可行性研究报告阶段1.2.1可行性研究报告及批复文件永久1.2.2项目调整申请及批复30年1.3初步设计阶段-9-1.3.1初步设计方案和投资概算报告及批复永久1.3.2项目调整申请及批复永久2项目管理文件2.1综合管理文件2.1.1建立项目领导和实施机构文件10年2.1.2项目管理计划、年度总结10年2.1.3投资、进度、质量、安全、合同