三、职务分析与职务描述

三、职务分析与职务描述（一）职务分析的概念1.职务分析的含义职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范(任职资格)的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。2.职务分析的意义只有做好了职务分析与设计工作，才能据此完成以下的工作：l使整个企业有明确的职责和工作范围。l招聘、选拔使用所需的人员。l制定职工培训、发展规划。l设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度。l制定考核标准，正确开展绩效评估工作。l设计、制定企业的组织结构。l制定企业人力资源规划。3.职务分析的基本术语1）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。2）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。3）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。4）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。5）职务：一组重要责任相似或相同的职位。6）职系（Series）是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也分不同的职位系列。7）职级（Class）指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。8）职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。9）职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。10）工作族是指两个或两个以上的工作任务相似或要求的人员特征相似的一组工作。4.职务分析所需资料背景资料工作活动工作行为工作设备有形和无形物质绩效标准工作条件人员条件5.职务分析的战略性决定1）了解企业人力资源管理目标和战略，以及人力资源规划的方向；2）制定职务分析的目标，以决定资料搜集的内容、职务分析的方法和负责人员的安排；3）搜集背景资料；4）选择有代表性的职务加以分析；5）依照所选定的方法进行资料搜集；6）编写职务描述和职务规范。(二)职务分析的方法1.访谈法1）访谈内容工作目标；工作内容；工作的性质和范围；所负责任所需知识与技能；其他内容2）访谈时应注意以下几点：（1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；（2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；（3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；（4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。2.观察法——使用原则1）被观察者的工作应相对稳定2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作3）要注意工作行为样本的代表性4）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准3.问卷调查法（以美国普渡大学（PurdueUniversity）的研究为例）1）调查内容（1）资料投入（2）用脑过程（3）工作产出（4）与他人关系（5）工作范畴（6）其他工作特征2）评价、剖析工作的五个维度（1）具有决策、沟通与社交能力（2）执行技术性工作的能耐（3）身体灵活度（4）操作设备与器具的技能（5）处理资料的能力4.功能性职务分析法（FJA）按照这一方法，职务分析应包括对该职务的工作特点和担任该职务的员工特点进行分析。1）工作特点包括工作职责，工作的种类及材料、产品、知识范畴三大类。2）员工的特点包括正确地完成工作所必备的培训、能力、个性、身体状况等方面的特点。5.资料分析法为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。6.关键事件记录法关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件记录包括以下几个方面：1）导致事件发生的原因和背景；2）员工特别有效或多余的行为；3）关键行为的后果；4）员工自己能否支配或控制上述后果。7.实验法实验法是指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法1）实验法的运用原则（1）尽可能获得被试者的配合；（2）严格控制各种变量；（3）设计要严密；（4）变量变化要符合实际情况；（5）不能伤害被试者。2）实验法的具体操作例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。8.工作秩序分析法工作秩序分析的方法之一就是动作——时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间。9.工作日记法指由任职人员自己记录下每天活动的内容。（三）职务分析的基本程序1.准备阶段（1）组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；（2）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；（3）利用现有文件与资料对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；（4）把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；（5）提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。2.调查阶段（1）编制各种调查问卷和调查提纲；（2）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；（3）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、“典型”员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；（4）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。3.分析阶段（1）仔细审核、整理获得的各种信息；（2）创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；（3）归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。4.完成阶段（1）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”；（2）将草拟的“职务描述书”与实际工作对比；（3）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；（4）修正“职务描述书”；（5）若需要，可重复（2）～（4）的工作；（6）形成最终的“职务描述书”；（7）将“职务描述书”应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书”；（8）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将“职务描述书”归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。（四）职务描述书的编写1.职务描述书的内容1）职务概要2）责任范围及工作要求3）机器、设备及工具4）工作条件与环境5）任职条件2.对职务描述书编写的要求1）清晰2）具体3）简短扼要