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阳光矿业采购、出口及清关管理制度为更好为阳光矿业提供及时、保质、保量设备材料，满足阳光矿业建设生产需要，规范采购行为，杜绝损失挥霍，特定本制度。一、材料采购筹划提出1、建立材料采购筹划提出第一负责人制度凡材料筹划提出，由部门领导作为材料筹划第一负责人，负责筹划单严格审查，涉及品名，种类，材质，用途，单价，何时使用，等有关要素。一旦发生因审查不细导致材料积压，或按单采购回来材料无法使用一系列问题，都要追究第一责任经济责任和行政责任。2、材料采购筹划分为正常筹划和暂时加急筹划正常筹划按照库存量和生产耗用量，定期在每月月初3号前，在公司生产调度会议上逐部门提出，与会人员分析本期耗用状况和筹划合理性。暂时加急筹划提出，重要是生产中非正常或人为事故导致备品或备件紧张，或严重影响生产状况下，由部门领导向总经理提出。尽量减少暂时加急筹划提出，减少国内空运到坦桑次数和重量。3、材料采购筹划要预留出采购部门下单，采购，运送时间正常材料采购筹划，在达市采购要两周时间，其中寻找，比价，采购，入库大概一周时间，备车运送大概一周时间。在国内采购要至少留足出四个月时间，其中比价，下单，采购，运送入库大概五周时间，订舱，装船大概两周时间，海运大概六周时间，清关两周时间，运送一周时间。二、采购筹划单确认1、筹划单规定所有筹划单按顺序编号，作到国、内外统一。对采购速度规定，筹划单中必要注明使用时间（涉及海运、空运、托运），国内启运时间暂定为使用时间减60天。最晚筹划单中不再执行急、加急等指令。2、采购筹划审批采购筹划必要是书面形式由材料设备使用单位负责人提出，报部门负责人及公司负责采购主管审核，最后由总经理审批。采购筹划必要详细载明所购物资名称、规格型号、单位、数量、使用时间、用途（含海运、空运、托运）。特殊材料设备可指定生产厂家，当材料设备无法在国内采购或最晚启运日期规定不合理时，该筹划单视为无效。正常材料采购筹划审批按月进行，由总经理在月度生产调度会上集中审批，避免单笔筹划随意找总经理审批，影响总经理寻常工作。减少材料筹划随意性。大项集中、技术含量较高、材料采购筹划，由总经理组织有关人员会议审核批准。暂时加急材料采购筹划，单独报总经理审批。3、采购筹划传递采购筹划单由负责公司采购主管将照片（须有总经理签字确认）和文档同步发给各地接单专人，接单时间以收到文档邮件时间为准，国内接单时间为早9点至下午5点（含休息日），其她时间发筹划单，视为下一接单日早9点接单。同步，负责公司采购主管将筹划单在相应微信群中发布，第一由姆贝亚采购选取确认本地采购项目，第二由达市采购确认在坦桑采购项目，第三由国内采购确认在国内采购事项。每一步选取后，都由公司专人回应确认采购项目，并将电子版采购筹划发到相应电子邮箱中，这个过程在微信采购筹划执行群里公开，公示。4、采购筹划下发接单员接单后1小时内将采购筹划交至采购主管，并由主管下发至采购员。同步接单员将筹划单项目扩展后打印，张贴在办公室醒目位置，以便监督。扩展内容涉及：单价、总价、供货商名称、经办人、供货业务员电话（此5项由采购员填写）、规定入库或厂装日期、实际入库或厂装日期、实际启运日期（此3项由贸易部填写）、使用方信息反馈（此项由采购负责人填写）。其中实际入库或厂装日期由贸易部提出，作为考核采购员原则。实际启运日期对比公司规定启运日期，作为考核贸易部原则。5、采购筹划变更筹划人规定变更采购筹划，须填写材料设备采购筹划变更告知单，审批、传达程序与采购筹划单相似。6、采购筹划可执行性确认采购部在接到采购筹划后72小时内，会同贸易部对采购中不能执行或执行困难存在疑问采购筹划，由采购负责人向筹划人提出，沟通后需要变更筹划单，由筹划人按照采购筹划变更规定履行变更程序。7、采购筹划执行采购人员不得擅自更改采购筹划，严格执行筹划单各项规定。杜绝筹划人口头筹划，如有特殊状况，筹划人须直接联系采购负责人并及时补报筹划。8、责任追究采购员不能擅自更改筹划，若擅自更改筹划将对负责人进行惩罚甚至开除。对因采购部和贸易部工作失职导致不能准时启运，追究有关负责人责任。因清关人员失职导致货品不能准时到厂，追究达市办事处主管及有关人员责任。因采购筹划不合理导致库存积压，追究筹划人及单位主管责任。三、采购过程实行1、询价并拟定供货周期采购人员对自己所要采购物资必要履行询价程序，同一种物资询价要在三家以上，对各供货厂家（商）价格、质量、信誉等进行比较后，将报价单已书面形式报至采购主管。同步依照贸易部提出最晚入库（厂装）时间推算供货周期与否满足规定。2、考察对拟定采购意向厂家，初次采购时采购员必要到厂家（商）实地考察，对单件物资价格在3万以上或公司长期使用设备材料，须由公司领导及采购负责人组织关于人员参加考察。3、信息反馈经询价和实地考察后设备材料，要将考察成果及时向采购负责人和总经理在微信群里进行报告沟通，特别考察成果与采购筹划有出入，面临多重选取，必要履行沟通反馈程序。4、合同订立合同必要按需方模版订立，如对条款有改动，采购员须阐明理由。经询价、确认供货时间可行，并实地考察和信息反馈后设备材料方可签定购货合同，五千元以上物资采购必要签定购货合同，五万元如下购货合同由采购负责人签字，五万元以上采购合同，须由总经理签字生效。合同发到坦桑负责采购、保管主管邮箱，打印并交给矿业公司财务部存档。重要设备材料，采购员要对生产厂家生产过程现场监督。5、供货期跟单由采购员负责供货期跟单，如厂家（商）未能准时交货，追究厂家责任，同步对采购员追究责任。6、库房管理国内共两个固定库房，分别为天津塘沽港口库房和办公室库房。物资入库，由采购员提前24小时告知贸易部，并提交入库告知单，由贸易部告知库管，入库完毕以接到入库回执为准。物资入库后由库管对物资负责，库管由贸易部管理。物资出库，由贸易部提交出库申请，出库后库管应及时核对库存信息。7、物资验收和监装分为库装和厂装。厂装货品，由采购员提前至少一周提交厂装告知单至贸易部，以利提前安排车辆。采购员对物资数量是质量验收合格后才可装箱、装箱时采购部和贸易部须同步派人到场监装并拍照存档。采购部须配合贸易部完毕：每种物资贴标签、每箱货品有清单、每个集装箱有装箱单。国内报关时需要合并品名，贸易部在物流管理平台上传实际装箱单。每次装箱后，由贸易部及时将装箱单、照片等资料尽量细致同步传给达市办事处和工厂收货人，以单物一致、便于验货为工作原则。每月5号前上报当月库存信息，及相应物资启运时间规定。8、贸易运送贸易部需参加拟定采购合同。制作出口、进口文献。每单至少询价两家货代，并将报价单报至贸易负责人。负责物流管理平台管理与维护，新状态12小时内必要更新。配合达市清关工作。参加监装。负责库房管理。保证启运时间，如超期追究责任（若遇到海关查验或订舱后船公司违约等突发事件，个别问题单独解决）。配合财务完毕付款、收汇、退税等工作。向阳光矿业财务部提供中英文对照商业发票。四、对坦桑清关规定1、及时和北京办事处出口贸易经办人沟通联系，本照节俭原则，灵活采用各种清关手段。及时接纳国内捎过来货品提单。2、接到国内出口清单后，仔细对照公司已办理免表，掌握免表余量，做好进口报关文献准备。3、合理拟定进口货品合用税率，灵活变更相应货值，减少关税缴纳，在货品靠港前缴纳关税。4、货品靠港后及时清关，普通状况下，清关时间控制在2周以内。并合理安排车辆，及时将货品运送到矿山。5、对于清关时间超过两周以上时间个案，要形成专门总结材料，分清国内出口和坦桑清关相应责任，报送公司处置。6、及时依照采购筹划单，申报“进口免表”。五、物流管理平台1、此平台建立是为公司各部门及时反映国内采购物资所处位置及状态。2、平台中共设计5个角色：采购员、矿业主管领导、国内报关人员、坦桑清关人员、坦桑库管，每个角色有各自不同顾客名、密码，对系统内数据有不同改动权限。3、当前整个流程分为国内已入库、国内已出库、国内已装船、坦桑已到港、坦桑已以清关、坦桑已入库六个状态，第六个状态被确认后，整个物流过程终结。4、其中前三项由国内采购、出口部门操作，第四、五项由达市清关人员操作，第六项由矿业库管操作。5、规定上述5个角色相应负责人，对各自负责状态12小时内及时更新。6、此平台由国内采购、贸易部设计，可依照流程需要更改。六、工厂信息反馈7、物资使用后信息反馈货品到工厂后，工厂验收人员依照国内装箱单进行查验，如在查验过程中发现货品丢失，损坏或与装箱单不符等，要在8小时内报公司总经理和国内采购负责人，设备材料在使用过程中如浮现设计、质量或与采购筹划不符等问题，使用部门必要在8小时内报国内采购负责人和总经理，每月使用单位需对所使用材料、设备填写《材料设备使用状况反馈单》，并以文档格式发至采购负责人邮箱。8、追责物资到厂验货前，先对铅封拍照存档再开箱验货。验货时若发现货品品种数量不符，且该批物资在达市未开箱查验，由国内贸易部与使用部门共同核对数量，由于国内未按装箱单装箱导致损失，对贸易部进行惩罚。若该批物资曾在达市开箱查验过，须由贸易部、工厂、达市办事处三方共同给出解决意见。物资使用后，对工厂提出物资质量问题，采购人员应按合同追究生产厂家责任，包赔由此带来损失，并同步追究采购部责任。七、责任追究与惩罚1、物资采购没有严格执行采购筹划和购货合同给公司导致5万元如下直接损失，按损失额50%罚采购人员，采购不及时或采购人员失误导致不该空运物资空运，罚采购人员空运费50%，所购设备材料存在严重质量问题或与筹划不符，合同标在5万元如下罚采购人员损失额50%和25%（合同标5万元以上，10万元如下）；采购中存在重大失误，给公司导致5万以上，10万如下直接损失，视其情节，罚采购人员损失50%，采购部门负责人50%。收受厂家、供货商或货代钱、物，公司将对当事人进行经济惩罚并开除解决。对弄虚作假，为满足个人私利，恶意采购质次价高，公司予以罚款、辞退直至追究刑事责任。2、使用单位筹划不周使不该空运物资空运，罚使用单位负责人空运费50%；设备材料存在严重质量问题，使用单位未能在发现问题后24小时提出，或不能按月填写设备材料使用状况信息反馈单，罚使用单位个人和单位负责人各1000元；报虚假信息欺骗采购人员使用单位个人罚元。八、奖励1、成功为公司提供一家重叠同守信誉，产品质量可靠，品种齐全供应商，公司一次性奖励壹万元。2、在条件容许状况下，由使用单位专业人员自行采购，公司将依照对采购所需时间延长假期，并对采购过程予以恰当补贴。3、对检举揭发物资采购过程中损害公司利益，中饱私囊给公司导致重大损失者，经查状况属实，一次性奖励贰万元整。