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湖北武铁山桥轨道装备有限公司采购货品（工程劳务）合同、付款及发票管理制度目：为规范公司各类采购货品（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票管理，结合公司实际状况，制定本制度。内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际状况不同分如下几种状况解决：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。第一条、财务对合同管理规定公司各类货品采购及工程劳务业务均需订立合同（对于零星办公用品采购，价值在500元如下，凭经部门经理核准采购筹划单进行采购，不需订立合同），详细规定如下：（一）、合同订立及审批1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产采购合同订立应由采购业务经办人经依照经批准《采购筹划单》及《采购合同价格申报单》进行。《采购筹划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元如下由分管副总批准，超过2万元由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量材料物资，由生产保障部提出《采购筹划单》经保管员核算库存报分管副总批准后实行采购2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前订立工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元如下由分管副总批准，超过2万元工作劳务合同由总经理批准。（二）、合同内容填写规定（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别商定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需获得我司主管税务机关允许劳务发票，并注明出具时限为收货后一种月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。（三）、合同报送及执行（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务负责人负责订立，报分管领导核准后由业务经办人将生效合同报送一份到计财部材料会计处存，同步实行采购。（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实行采购，劳务合同由行管部执行实行，对于特殊状况下经总经理特批采购（工程劳务）业务除外。计财务部将按合同商定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请同步还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货，在第一次进货时发票要附合同,在后来价格不变业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时第一笔业务发票后附有供货方调价函。（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批合同。第二条、付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→1、计财部往来会计核算→2、申请人分管领导签字→3、财务负责人签字→4、总经理签批→5、财务出纳员付款所有因采购货品、接受劳务付款业务均需凭经核准“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交用款申请中列示收款人信息及帐号真实性、精确性负责，如因提供收款人信息不真实导致财务误付款，给公司带来经济损失，由采购业务负责人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误导致退汇、退票，该笔业务金融机构手续费由业务负责人个人承担，由此导致误工误产及一切后果由业务负责人承担。所有付款业务用款申请单，除第一次付款新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额状况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来经财务负责人或总经理批准付款用款申请时，按实际批复付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。1、预付款业务：无特殊状况，除采购生产急需材料业务外，其她预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付所有价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购筹划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准用款申请附合同书、采购筹划单，到财务办理支付款项手续。（2）、对于预付货款经济业务，各物资采购及工程劳务部门必要慎重把关,保证与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中持续半年浮现未发生变化负数金额业务单位，由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回，以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。2、货到付款业务：原则上必要先获得发票再付款，但在不超过财务规定到票时间内付款，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中付款规定办理。详细如下：货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款（1）、对货到付款，发票未到规定：对于货到入库、发票未到，需按合同付款，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或暂时收料单号（注：入库单必要在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊状况确需付款需总经理特批（由财务认定）。(2)、对货到已验收、发票已到规定付款（即帐面应付款）：货到验收入库，有关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票，规定该笔业务经手人对发票内容（货品数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及收据获得规定：付款方式重要有钞票、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支管理，防止产生不必要损失和纠纷，款项支付重要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元业务或经常性供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊状况均不能支付钞票。对于付出款项原则上均应获得收款方收款收据，详细付款方式及有关规定如下：1、钞票付款：对于确需以钞票支付业务，在业务经办人员交来经有关人员审核及总经理批准用款申请后，视其详细状况分别解决：（1）、收款人派人上门收款，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有对方业务单位开具并加盖行政公章简介信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具备法律效力”字样），经确认无误，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人身份证号，特殊状况下经批准后可不需填写收款人身份证号。（2）、如果是规定公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供收款人卡号）业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函规定注明“本传真件与原件内容一致，具备法律效力”字样。计财部收到符合规定确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当天内将收款人开具此笔钞票业务收款据传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有通过审批或关于人员越权审批付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问钞票打卡付款业务有权拒付。钞票打卡手续费由收款方承担，特殊状况经总经理批准除外。（3）、公司派人带钞票外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外钞票，采购金额在10000元以上材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理钞票借款手续（借款人应为采购业务经办人指定公司员工），无特殊状况超10000元采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因有关申请部门筹划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付款项，而需要计财部以钞票打卡方式加急支付，计财部有权回绝，对于总经理特批此种状况下付款，在保证手续完备，所支付款项安全前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果导致资金损失，还要由业务经办人承担相应损失。2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具经核准无误用款申请中列示收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有钞票付款、又有银行付款业务，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其他因素，导致正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款。退汇重办业务按如下几种状况解决：（1）、收款单位提供收款信息有误，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误导致退汇，由负责人在退汇单上签名确认，并由经办人提供精确信息，重新办理汇款，同步该退汇业务原付款手续费由负责人承担。（3）、出纳员个人工作失误退汇，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同步，原汇款手续费由出纳员个人承担。（4）、因银行间业务划转不成功或其他非公司可控因素导致正常电汇付款退汇，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3、承兑汇票付款（1）、对于付出承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章收据交出纳员（其他签字手续参照货币资金付款业务），且我司业务经办人要在相应原始付款凭证上签字确认。（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之根据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款（此办法存在很大风险，无特殊状况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真加盖财务公章详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具备法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件查收状况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具收款据原件邮至计财部出纳员处。4、票据背书：所有需支付承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准用款申请单中列示收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收