监理信息及档案管理细则

监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第1页共40页分类名称：服务提供SS编号：JL-SS-00-04-01版本：2017-01信息及档案管理细则批准人钱立锋职务总经理发布文号发布日期2017年3月1日生效日期2017年3月1日1目的为规范在监理过程中形成各类监理信息档案和影像资料，具有真实性，完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，及档案电子化管理和有效开发利用的要求。2适用范围本细则适用于本公司承接监理项目，在实施服务提供过程中监理项目部的档案和影像管理工作。3依据标准3.1《建设工程监理规范》GB50319-20133.2《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-20013.3《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-20073.4《城市建设档案管理规定》（2011年修订）建设部90号令3.5《管理手册》JL-QHSE-M-20153.6《文件和资料管理办法》JL-QHSE-00-013.7《监理服务项目管理办法》JL-SS-00-044释义4.1监理信息资料监理信息资料是指在监理日常工作之中所形成的反映监理工作情况的信息，具体包括文字、影像、计算机软件、光盘等。4.2监理项目归档资料项目竣工验收合格后，对监理资料进行整理，按照规定形成档案文件，向有关档案部门报送和移交。4.3电子档案经过整理、归档后，具有参考和利用价值，并作为档案保存的建设项目（工程）电子文件。本公司电子档案主要通过信息平台收集，竣工后生成。监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第2页共40页5职责5.1技术部是信息档案的监督检查部门，负责监理项目文件和归档资料的监督检查与指导工作。5.2总监理工程师5.2.1项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划；5.2.2负责落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求；5.2.3负责配置必要的管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。5.3专业监理工程师负责本专业范围相关监理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。5.4现场信息管理员/资料员5.4.1负责监理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。5.4.2及时转交、传递、处理各文件和资料，发现问题及时与各专业监理工程师联系，确保文件资料的完整、准确、有效；5.4.3定期到现场巡视，负责现场各种信息的收集、计算机存储、信息的分析和处理工作；5.4.4负责建立监理工作台账；5.4.5负责草拟监理项目部所发出的通知、纪要、报表等文件，整理完交总监理工程师审查，印后发至相关单位或人员。5.5监理部档案管理员5.5.1负责指导和检查现场资料的管理工作；5.5.2负责项目资料移交到监理部的归档工作。6工作程序6.1监理项目部信息资料管理6.1.1信息资料管理步骤信息资料管理步骤分为收集一存储一传递一反馈。6.1.1.1信息资料的收集a.监理项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照监理规范、b.文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第3页共40页c.对于公司知识管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集。d.对于公司业绩管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集。6.1.1.2信息资料的存储a.信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储。b.信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放。c.监理项目部资料管理员应根据项目规模，提前规划各资料柜和资料夹（袋）。d.监理项目部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于分类存放的专用资料夹（袋）。e.资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号标识。f.信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。6.1.1.3信息资料的传递各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录。监理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告。信息资料的发出或借阅应建立发文或借阅登记手续。6.1.1.4信息资料的反馈对发出需要反馈的信息资料均应有封闭处置和归档的要求。对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。6.1.2信息资料的分类编目应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目，具体参见附件一：信息资料分类编目一览表。分类编目必须保证每个文件资料只有唯一确定的编码来代表它，不得重复。6.1.3监理收文、发文管理6.1.3.1监理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记。6.1.3.2监理收文登记后，应将资料文件的编号、名称、内容扼要、来文单位（部门）、收文日期及份数等记录清楚，由监理项目部收文人员签字后应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记录，并按信息资料分类存放。6.1.3.3监理发文内容应描述准确、文理通顺无误。6.1.3.4发文由总监或其授权的监理工程师签名，并加盖监理项目部用章。所监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第4页共40页有发文应在发文登记表上进行登记，应将资料文件的编号、名称、内容、发文单位（部门）、发文日期及份数等记录清楚，由收文单位文控人员接受并签字。监理项目部所有的发文应留有底稿，监理项目部资料管理员应及时将发文原件归入相应的文件夹（袋）中，并在目录清单中予以记录。6.1.4信息资料工作台帐6.1.4.1监理项目部信息资料目录台帐该台帐是反映本项目各类监理信息资料的分类编目及归档情况的检索目录索引，做到分类目录与实际归档情况相吻合，卷内建立目录清单合理有序，方便查询。6.1.4.2工程质量验收目录台帐该台帐是反映本项目各单位工程、分部工程、分项工程、检验批有关质量验收的资料目录，应包括：a.本项目各单位工程质量验收划分计划表；分项工程检验批质量验收报验记录资料；b.分项工程评定资料；分部工程质量验收报验资料；c.分部工程质量评估报告；d.单位工程竣工质量预验收资料；e.单位工程竣工质量验收报审资料；f.单位工程质量评估报告；g.分部及单位工程合格质量证明资料；h.不合格质量问题处理资料等。i.该台帐要求做到相关资料齐全，目录清晰，方便查询。6.1.4.3工程材料质量检验工作台帐该台帐集中反映监理对本工程所使用材料（含构件、成品、半成品、设备）质量的控制工作的记录，包括工程材料报审资料，相应材料的质量合格证明资料(生产许可证、出厂合格证、材料性能测试报告等）。按规定批量经监理见证取样送检的材料试验报告，监理独立平行检测计划及检测试验报告（有合同约定时或相关文件规定要求）；不合格材料的处理情况记录等。各类工程材料相关资料应分类有序归档。6.1.4.4监理影像资料目录台帐监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第5页共40页该台帐反映本项目监理咨询服务全过程中，各个工程阶段拍摄的工程照片(录象）资料，应包括影像资料拍摄工作计划，各单位工程、分部工程施工阶段的有效影像资料目录，每幅归档照片应按项目内容标注齐全，存在计算机中的影像资料编号应与目录相对应。6.1.4.5安全监理工作台帐按安全监理的相关要求建立。6.1.4.6环境和职业安全健康管理帐按环境和职业安全健康管理要求建立。6.1.5信息资料的管理要求6.1.5.1监理项目部可在第一次工地例会上，向有关单位针对项目资料整理的时间、格式、份数、编码等做明确的要求。6.1.5.2监理资料应与工程进度同步，严禁补报。6.1.5.3各类资料应按分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”。6.1.5.4各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称。6.1.5.5每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立清单目录。6.1.5.6信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善。6.1.5.7信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存。6.1.5.8信息资料中的各类用表应具体执行《文件和资料管理办法》JL-QHSE-00-01中规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。6.1.5.9信息储存在光盘及其它存储媒体的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。6.1.6信息资料的质量标准6.1.6.1及时性各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。6.1.6.2完整性各类信息资料应根据项目具体情况，按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。6.1.6.3真实性各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第6页共40页6.1.6.4符合性各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。6.1.6.5有序性各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。6.2监理项目部影像资料管理6.2.1监理影像资料管理的必要性为体现《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013)中“强化验收”的原则，反映工程质量验收资料和现场实物质量的一致性，对监理的影像资料留置提出了具体要求，并收列入监理资料归档的组成内容以及政府部门的相关要求。为此，项目部必须按规定要求做好影像资料管理工作。6.2.2监理影像资料的留置要求6.2.2.1监理影像资料应全面反映本项目施工全过程各单位工程中主要检验批、分项、分部工程质量控制及验收情况。6.2.2.2监理影像资料主要拍摄关键部位、关键工序、隐蔽项目的质量状况、监理实施旁站、实测检验情况，尤其重点对主控项目和强制性标准条文的执行情况进行拍摄记录。6.2.2.3材料监理对关键材料见证取样、现场试验的见证、不合格材料的退场等进行拍摄记录。6.2.2.4对施工过程中出现的质量安全问题或事故，异常情况及其处理过程进行拍摄记录。6.2.2.5对重大节点及新材料、新结构、新工艺的运用情况进行拍摄记录。6.2.2.6对重大质量管理活动适时拍摄记录。6.2.3影像资料拍摄计划各项目应根据自身工程特点和工程内容制定有针对性的影像资料拍摄计划（见附件二：影像资料拍摄计划表），并按要求上传至公司的信息平台。6.2.4监理影像资料拍摄质量要求6.2.4.1影像资料必须图像清晰。6.2.4.2影像资料应充分反映质量控制和实物质量情况；6.2.4.3对记录质量问题整改要求的影像资料应有整改合格的封闭记录。监理信息及档案管理细则JL-SS-00-04-01天津中海工程管理咨询有限公司第7页共40页6.2.5监理影像资料的归档要求6.2.5.1影像资料以单位工程为归档单元，由于单位工程较多，可在同一承包商，同类型、同材料的单位工程中抽取5%留置归档。6.2.5.2影像资料应分专题内容、拍摄时间进行排序归档。6.2.5.3影像照片资料应具有编号、题名、内容描述、拍摄时间、地点（部位）拍摄者的标注。6.2.5.4工程竣工后，按照城建档案要求提供装订成册的工程照片或电子文件(数码照片）。6.3监理项目部档案管理6.3.1档案编制内容与分卷要求工程项目完成并通过竣工验收后，应将项目部的信息资料进行整理归档、装订成册报监理部经档案管理人员核验。6.3.2归档范围及内容地方档案馆有具体规定，执行具体规定，若无具体要求执行监理规范、文件归档整理规范规定等有关文件要求的资料范围及内容。归档范围通常应包括：a.勘察设计文件、建设工程中标通知书、监理合同及其他合同文件；b.监理规划、监理实施细则；c.设计交底和图纸会审会议纪要；d.施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料；e.分包单位资格报审文件资料；f.施工控制测量成果报验文件资料；g.总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料；h.工程材料、构配件、设备报验文件资料；i.见证取