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科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008###科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008赵旭本标准于1989年10月25日首次发布。2000年12月11日第一次修订，2001年5月1日实施。第二次修定2008年11月13日发布，2009年5月1日实施。共计8章主要内容一、收集范围二、术语和定义三、科技文件材料的收集四、案卷组织组卷：原则、要求、方法五、案卷和案卷内科技文件排列六、案卷编目七、案卷装订八、卷盒、表格规格以及其制成材料一、范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案整理可参照本标准。二、术语和定义1、科学技术文件材料：记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。以下简称科技文件。2、科学技术档案：国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案3、案卷：有互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。4、卷内文件目录：登录卷内文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。5、卷内备考表：卷内文件状况的记录单。6、档号：以字符形式赋予档案实体的用于固定和反映档案排列顺序的一组代码。7、案卷目录：登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征、并按案卷号次序排列的案卷目录。科技档案的种类科技档案是直接记述和反映科技生产活动的文件材料。包括：基建档案、设备仪器、生产技术档案、科研（课题）档案、鉴定（检验）档案等类。一、基建档案指在本的各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的勘察、设计施工、管理、维护和改、扩建等活动中形成的档案。包括：1、可行性研究报告；2、方案论证；3、设计任务书；4、选址报告；5、设计基础资料；6、初步设计或扩大设计文件；7、技术设计文件；8、施工图设计文件等；9、施工组织设计；10、工程图纸会审记录；11、工艺规程和标准；12、原材料；13、预制构件的合格证和检验记录；14、各种施工记录；15、施工技术总结；16、竣工报告；17、竣工图；18、竣工验收记录和证明书；19、工程预、决算；20、工程总结；21、建筑工程管理、维护、改扩建等工作中形成的文件材料等。基建档案以工程项目立卷，工程项目的档案材料组成一卷或数卷。二、设备仪器档案，指记述本购置仪器的结构、性能及其管理使用、维修过程中形成的档案。包括：设备仪器购置时签订的协议、合同、设备图、说明书、合格证、装箱单等随机文件材料，设备仪器安装、试运记录和报告，设备履历表，设备仪器事故及保养、维修的记录，设备改造的文件材料等自制设备仪器档案归档范围参照生产档案有关内容。设备仪器档案一般以台（套）立卷，一台（套）设备仪器的档案材料组成一卷或数卷。凡是按固定资产管理的设备仪器应当建立设备仪器档案。与土建工程编在一起的设备档案材料归入相应的基建档案中。三、生产技术档案，指在本产品的设计、试制和生产、制造等活动中形成的档案。产品类生产档案包括：技术协议书，技术任务书，各设计阶段图样或产品配方，计算书，研制总结，定型报告，合格证，装箱单；工艺类生产档案有工艺流程图，工艺定额、工艺规程，工装图样，工艺技术总结，产品质量检验等。生产技术档案以型号立卷，一个型号的产品档案材料立一卷或数卷。四、科研（课题档案），指在本科学技术研究活动中形成的档案。包括课题研究依据性文件，定题论证材料，实验研究阶段形成的材料，实验材料，课题成果和总结，课题查新报告，用户报告、鉴定材料，报奖材料及获奖证书，课题成果推广和反馈信息材料，与课题研究直接有关的其他材料。科研档案按专业性质分类，以课题立卷，一个科研课题的档案材料组成一卷或数卷。五、鉴定（检验）档案是指本在履行物证鉴定、火灾原因鉴定、车辆部件性能检测等各类科技鉴定，检验工作中形成的档案。一般包括：鉴定（检验）结论、报告或批复；委托鉴定（检验）登记表或申请表；鉴定（检验）技术资料等。鉴定（检验）档案按业务性质分类，以时间段或（检验）可送检地区立卷；也可按鉴定（检验）项目立卷。按时间或鉴定（检验）报告文书顺序排列。归档文件材料中有底（晒）图的，底（晒）图应当平放在底图柜中保存。蓝图可随文件材料按规范折叠保存，成套图纸集中管理，在相关卷内备考表中分别参见号。凡需要归档的文件材料，应当纸质、字迹材料优良、耐久，字迹工整，图样清晰。科技档案可采用整卷装订或按件装订，文书档案整卷装订，其他类档案按相关管理规范进行装订。四、案卷组织1、组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。2、组卷要求（1）案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。（2）案卷内科技文件材料的载体和书写材料印制材料应符合档案保护要求。3、组卷方法（1）针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。（2）科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。（3）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。成册、成套的科技指不破坏原来的保管单位。（4）通用图、标准图可放入相应的项目文件中或单独组卷，其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。（5）底图以张或套为保管单位进行整理。（6）产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。（7）产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。1、案卷的特征（1）卷内的科技文件材料是有内在联系的，根据成套性的特点，要保持它的有机联系，不要把不相关的材料放在一起。（2）案卷内的科技文件材料有一个相对的数量界限，一套科技文件材料可以组成一卷，也可以组成若干案卷，案卷不能组的太厚。(一般不超过200页)（3）案卷内的科技文件材料保存价值大体相同。有时会出现矛盾，保管期限不同时，这时候主要考虑其内在联系，然后再考虑其保存价值。2、案卷的构成案卷的构成包括两部分材料；（1）经过整理的科技文件材料本身。（2）在整理工作中形成的案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及封底。在科技档案的整个管理过程中，主要做的有以下几方面工作：收集、整理、立卷、归档、签定、销毁、保管和利用、统计等项工作3、案卷的类型文件材料型。案卷内全部是文件材料。图样材料型。一个案卷内文件材料全部为图纸。图文混合型。一个案卷内既有文字材料，又有图纸。声像材料。包括科技照片、录像、光盘等磁性载体材料。4、科技档案组卷程序中的鉴别1、属性的鉴别，按照科技档案的概念，将不需要的科技文件和不属科技档案范畴的党政文件、科技资料区分开来，或剔除或归入文书档案、科技资料、另行保管。2、完整性的鉴别，对应归科技文件材料进行完整性的审查，按照成套性要求，在数量上保证归档文件材料不缺项、不去页，一套文件材料能完整反映该项目的全部内容和全过程。3、准确性的鉴别，对应归档科技文件材料内容进行准确性的审查，在质量上保证文件材料与实物（实际）一致，文件之间不能相互矛盾。如：蓝图与底图一致，成果报告与实验记录一致。4、秘密程度的鉴别，根据密级划分的有关规定，确定文件的密级。5、保存价值的鉴定，根据保管期限表的规定，确定文件的永久、长期、短期的保管期限。5、建设项目档案组卷几种情况：1、管理性文件材料宜按问题组卷。2、图纸的组卷宜按不同专业（项目）组卷。3、施工文件的组卷宜按结构组卷。4、修改通知单的组卷。修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、或单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上变更通知的目录，组成一卷，数量多的，可按专业（项目）分别组卷。5、监理文件的组卷，依据性文件主要包括监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则，此类文件材料单独成册，单独组卷；工作性文件主要包括会议记录、备忘录、专业通知、监理简报、监理日志等，采用“文种--文号”的方法组卷。五、案卷和卷内科技文件材料的排列1、科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。2、案卷内管理性科技文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。3、科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申请、推广应用等阶段排列。4、产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。5、建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收以及项目后评估等阶段排列。6、设备仪器类案卷应按设备仪器依据立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。六、案卷编目（一）卷内科技文件页号的编写1、案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。2、已有页号的文件可不再重新编写页号。3、卷内目录、卷内备考表不编页号。（二）案卷封面的编制1、案卷封面应印制在卷盒的正表面，亦可采用封面形式（封面式样见图A.1虚线内为提示项，）2、案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。1、工程名称+阶段名称+文件类型例如：吉木萨尔县火电厂二期工程初步设计说明书二宫河水库河堤工程×××排水站招投标文件、中标通知书、施工合同2、项目名称+专业（子项或分部）+表格或图纸名称例如：吉木萨尔县教学楼电气竣工图3、项目名称+表格或图纸名称吉木萨尔县二中1号教学楼隐蔽工程记录吉木萨尔县计划生育指导站办公楼图纸4、型号+设备仪器名称+文件名称QS-5型彩色B超仪订货合同、产品合格证、说明书、装箱单TSY-90型刨床进货协议书3、立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。4、起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间--年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。5、保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。6、密级，应填写卷内科技文件的最高密级。7、档号，由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。档号结构（两种）：全宗号——目录号——类别号——案卷号（适用于科技档案种类比较少单位）58——8——J——5(J表示建设项目档案5表示第5卷)58——8——k——4(k表示科研档案4表示第4卷)——全宗号——目录号——类别号——项目代号——案卷号（适用于科技档案种类比较多单位）58——8——J——1——20（J表示建设项目档案1表示教学楼）58——8——J——2——3（J表示建设项目2表示厂房）58——9——SB——2——5（SB表示设备仪器2表示CT）档号中有项目代号的在分类方案中要有项目代号对照表项目代号对照表序号项目名称项目代号1综合楼12教学楼23办公楼34实验楼4（三）案卷脊背编制1、案卷脊背印制在卷和侧面，脊背