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第六章科技档案信息管理主讲：闵行区档案局1学习目的和要求了解科技档案信息的特征，掌握常用检索工具的编制方法。了2科技档案信息管理信息与信息组织信息资源管理（略）企业信息一体化管理企业档案知识化管理（略）3第一节科技档案信息与信息组织科技档案信息的特征（略）科技档案信息管理的特殊困难（略）科技档案信息组织4科技档案信息组织检索工具的概念常用检索工具的编制编制检索工具的要求5检索工具的概念科技档案检索工具是指存贮、报道、查找科技档案信息的工具，具有存贮信息、指引索取、报道交流三大功能。6检索工具的类型档案馆指南：主要内容包括档案馆概况与馆藏介绍两部分，其中档案馆概况有档案馆沿革、机构设置及档案来源、数量、利用等概况；馆藏介绍主要是按类（或全宗）介绍科技档案的内容构成情况。目录：目录是科技档案检索工具中类型最多、使用最广泛的一种检索工具，提供了多用途、多类型的检索途径。用途划分有：馆藏性目录：反映库藏状况与排架管理的一类目录。检索性目录：为适应多用途、多途径检索需要而编制的目录。报道性目录：为报道库藏、开展信息交流而编制的目录。索引：索引是按某种可查顺序排列的，能够将科技档案中的相关内容或概念指引给利用者的一种检索工具。常见的索引有地形图索引、责任者索引、关键词索引、合同号索引等。如设备分布图、综合管网现状图、城建分布地形图等，属于地形图索引。索引的编制方法与目录不同，目录通常以一个完整案卷为著录单元，索引著录对象可以是一个案卷，也可以是案卷的一部分或某一特征。7主题目录主题目录与案卷实体分类目录是两大类型的检索工具体系。主题目录是在库藏或专业系统范围内按内容特征对科技档案进行分类，著录的款目按主题词字顺排检的目录。常用检索工具的编制特种载体档案目录主要是指照片、声像或非纸质档案目录。底图目录底图保管要求有别于其它档案，一般是单独存放的，因此必须建立一套相应的目录。底图目录同样具有库藏管理与检索的双重功能。案卷目录是以案卷为著录对象，按实体分类整理顺序编制的目录。总目录是以案卷为著录对象、按入库的时间顺序流水编制的目录，它主要用于库藏统计。专题目录是根据专门需要，按一定专题揭示科技档案内容特征与外形特征的一种检索工具。专题目录与案卷目录的区别在于：编制依据、内容构成、著录对象、排检方法的不同。分类目录指将著录款目按分类号排检形成的目录。8编制检索工具的要求按需编制各单位科技档案的内容构成不同，以及利用者利用方式与特点的不同，在编制前应认真研究各类检索工具的功能和本单位的客观需要，做到按需编制。功能互补对检索工具体系基本要求是种类适当、结构合理、分工清楚，坚持馆藏性、检索性、报道性检索工具并举。著录标引规范化为保证检索工具的质量首先应保证著录与标引工作的规范化。9科技档案信息管理信息与信息组织信息资源管理（略）企业信息一体化管理企业档案知识化管理（略）10第三节企业信息一体化管理企业的信息需求企业信息源的类型与作用企业信息一体化管理的必然性11中小型企业对信息要求的特点企业对市场与产品开发信息需求最旺盛产品样品、样本与产品数据是企业最为需求的实用信息企业需求信息的内容、来源与类型是多样的12第三节企业信息一体化管理企业的信息需求企业信息源的类型与作用企业信息一体化管理的必然性13科技档案信息源的类型与作用标准文献产品样本科技期刊专利文献实物零次情报高速信息网络14——标准文献技术标准是标准文献的主体，其反映了该国家或地区的经济政策、生产水平、加工工艺、标准化水平和产品的质量水平等。——产品样本产品样本是企业对其产品性能、结构、原理、用途、使用方法、操作规程和规格等所作的具体说明。——科技期刊科技期刊是传递最新科技信息、交流学术思想最简便、最直接的工具。——专利文献专利文献指专利申请人向专利部门递交的说明发明创造内容的书面文件。15专利文献的情报价值：*调查先行成果，了解有关技术的水平与现状。 预测技术发展动向。 借助专利文献进行新的发明。——实物：是以事物为媒介传达的信息是一种重要的情报信息，具有直观、新颖、可靠、简明的特征。——零次情报：是指通过非正式交流渠道而作用于人的感觉的情报，如从口头交流、私人信件、学术会议、参观访问、新闻媒介中获取的情报信息。——高速信息网络：是利用全球信息公共网可以获取大量文字、数据、图形信息。16第三节企业信息一体化管理企业的信息需求企业信息源的类型与作用企业信息一体化管理的必然性17企业档案工作、图书资料工作与情报工作实行一体化管理所具有的共性基础：——档案、图书、资料工作具有相似的管理方法和技术手段，管理对象都属文献范畴。——档案、图书、资料都是情报信息源，档案工作、图书工作、资料工作的共同目的之一都是为了使其管理对象的内容情报化、信息化，为企业提供信息服务。——计算机技术的应用为信息一体化管理提供了强有力的支持。18第六章考核要求识记了（1）检索工具的含义；（2）目录的含义；（3）索引的含义。19第六章考核要求领会（1）检索工具的类型；（2）专题目录与案卷目录的区别；（3）编制检索工具的要求。20第六章考核要求简单运用（1）目录的类型；（2）总目录与案卷目录的编制方法；（3）专题目录的编制程序；（4）期刊、标准、专利等文献的情报价值。21常用检索工具的类型与编制。22第六章考核要求综合运用