科技档案管理

1科技档案管理2科技档案概念和种类•一、科技档案的概念•科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。•二、科技档案的基本种类•主要包括基建、设备、产品、科研等专业技术档案。3•三、科技档案代字、代号表•以拼音缩写首字母为代字序号科技档案种类名称代字1基建档案JJ2设备档案SB3科研档案KY4产品档案CP4第一节基建档案管理•一、基建档案定义•基建档案是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。•其特点是建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。5•二、基建档案收集工作•（一）基建档案收集归档范围主要包括：基建管理文件、监理文件、施工文件、竣工图等材料。6•（二）收集要求：•1、基建档案的管理工作必须纳入项目的工作计划，待项目竣工验收后三个月内整理齐全、装订整齐，移交档案部门，并办理移交手续。•2、周期长的工程项目，可按阶段分期进行归档，大项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归档。•3、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案，要做到字迹工整，图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔或易褪色的书写材料书写。•4、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按规定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。•5、档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。7•（三）收集方法：•1、按基建档案归档范围的规定接收基建文件材料•2、将基建档案工作纳入计划管理•（1）把材料形成工作纳入有关的管理制度；纳入工作程序及网络图；纳入科技人员的职责范围；纳入有关承包合同；纳入经济责任制。•（2）把科技文件材料的形成、积累整理、归档和归档后的修改补充纳入工作计划。8•三、基建档案整理工作•（一）基建档案整理的原则•1、遵循自然规律，保持文件之间的有机联系•2、充分利用档案原有的整理基础，对基建档案进行分门别类的整理•3、便于保管和利用9•（二）基建档案整理步骤•1、归档鉴定•鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留存，对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件；二是剔除重份文件。10•2、分类•基建档案分类方法一般采用工程项目分类组卷，一个工程项目组成一卷或数卷；•例如：某单位新建办公楼项目，归档时设置分类为“办公楼工程”，后又建了一栋职工宿舍楼，其归档时设置分类为“职工宿舍楼工程”。11•3、组卷•（1）对图纸进行折叠，统一幅面为A4纸大小（297mm×210mm），形式为“手风琴式”。•（2）组织案卷•案卷的基本特征：案卷是一组具有有机联系的文件材料；案卷内的文件应齐全、完整；案卷内的文件有一个相对的数量界限（以卷盒厚度为准）；案卷应采用规范的卷皮、卷盒两种形式的装具。12•（3）卷内文件排列•图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目录排列，没有图纸目录的按总体与局部的关系顺序排列。•文字材料的排列基本方法：按重要程度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后四种排列方法。•图文混合材料的排列：文字材料在前，图样材料在后。13•（4）编写件号、页号•装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号，再以每件为单位从“1”开始编写页号。•卷内文件有书写内容的页面一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下角。14•（5）加盖档号章、填写档号•基建档号的编制：由基建代字+项目名称或编号+案卷编号组成，最好设置三个层次，力求简明。JJ·10·1基建档案代字工程项目名称编号案卷顺序号示例一：某单位基建档号JJ·办公楼工程·1基建档案代字工程项目名称示例二：某单位基建档号案卷顺序号15•在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档号章”。档号章格式如下：档号件号JJ·10·1116档号：JJ·10·1•（6）抄写卷内文件目录•按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写。•卷内文件目录包括以下项目，如图：17•卷内文件目录说明：•序号：卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。•文号：即文件的发文字号，图纸为图号。•责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。•文件名称：文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加“[]”号。•日期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。•页数：每份文件的总页数。•备注：文件需要说明的情况。18•（7）填写卷内备考表注：备考表放在卷内文件的最后19•（8）填写案卷封面JJ·10·120•基建档案案卷封面的填写项目及要求：•档号：即本卷基建档案的编号（具体见编号方法）；•档案馆（室）号：不填；•缩微号：不填；•案卷题名：即案卷的标题。拟写时要求题名结构完整，包括工程名称、分项名称和文种，一般不超过50个字；•编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须用全称或通用简称；多个编制单位的可按照其重要程度有选择地填写两到三个；•编制时间：本卷内文件形成时间跨度；•保管期限：基建档案的保管期限根据《基建档案归档范围及保管期限表》确定；•密级：基建档案的密级一般为“秘密”；21•（9）档案盒脊背填写•档案盒脊背所填项目与案卷封面一致JJ·10·122•（10）基建案卷排列•一般采用流水号排列法，即按工程先后顺序进行大流水编号。23•（11）编制基建档案案卷目录•目录所填项目与案卷封皮项目相同24•四、基建档案归属问题•基建档案随其实体归属。即其建筑物产权是哪个单位，其基建档案就应该属于哪个单位。25第二节设备档案管理•一、设备档案定义•设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。26•二、设备档案收集工作•（一）设备档案收集范围：主要包括仪器设备购置文件材料、随机文件材料，设备仪器安装、使用、维修形成的材料。•注：办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车的调拨、保险、事故、转让等文件材料归入文书档案。27•（二）收集方法及要求•1、归档的文件材料要求齐全、完整；•2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续，保证文件材料完整、准确、系统；•3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。28•三、设备档案整理工作•（一）分类•设备档案分类方法一般采用型号分类法，即同一型号的设备档案集中在一起，保持其完整成套。•设备比较多的单位可采用性质/工序—型号分类法，例如按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压设备、起重设备等，然后在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别。29•（二）组卷•1、设备档案组卷工作参照基建档案整理。•2、设备档案档号编制：SB·T2000·01设备档案代字设备型号案卷顺序号分类号30•3、设备档案题名拟写•例：东芝satelliteL10笔记本电脑使用说明书、合格证等。•第一部分设备名称：东芝satelliteL10笔记本电脑•第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等•注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。31•4、设备档案保管期限•设备档案保管期限划分参照《设备档案归档范围及保管期限表》执行。32•四、设备档案归属问题•设备档案随其实体归属。即设备仪器所有权归哪个单位，其设备档案就应该属于哪个单位。33第三节科研档案管理•一、科研档案定义•科研档案是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数字和声像等各种形式和载体的文件材料。其特点是课题成套。34•二、科研档案收集工作•（一）科研档案收集的内容：包括科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段形成的各类材料。35•（二）收集要求及方法：•1、科研档案的归档时间应在课题完成经过鉴定并经主管领导审查后三个月内立卷归档，归档材料要求齐全完整。•2、归档的文件材料不能用铅笔、彩笔、圆珠笔和蓝复写纸。如复写应采用单面黑复写纸。•3、凡属秘密级以上的科技档案涉及专利与对外技术转让的项目资料不准对外公开，专利实施与转让事宜统一由科技部门经办。•4、课题组长负责对归档文件材料的齐全、完整、审核签字，并经领导审核归档。36•三、科研档案整理工作•（一）分类•科研档案适用于按课题法进行分类，即在全部科研档案范围内，以各个独立的研究课题为分类单元划分档案。其特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理。37•（二）组卷•1、科研档案组卷工作参照基建档案整理。•2、科研档案档号编制：KY·1·01科研档案代字课题代号案卷顺序号分类号38•3、科研档案题名拟写•例：新农村建设档案收集工作研究科研课题计划任务书、结题报告等。•第一部分科研课题名称：新农村建设档案收集工作研究•第二部分科研文件材料名称：计划任务书、结题报告39•4、科研档案保管期限•科研档案保管期限划分参照《科研档案归档范围及保管期限表》执行。40第四节产品档案管理•一、产品档案定义•产品档案又叫生产技术档案，是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。41•二、产品档案收集工作•（一）产品档案收集的内容：一般包括产品档案、工艺档案和标准档案。•1、产品档案主要内容有：技术协议书、委托书及合同，技术任务书、可行性研究报告、行业调查报告、专题分析报告，产品设计计算材料，图样材料，技术条件，产品试制鉴定材料，产品定型报告，说明书，合格证，质量证书，产品样本，装箱单等；42•2、工艺档案主要内容有：产品工艺方案，工艺流程图，生产流程图，工艺规程，技术操作规程，工艺装备图样（包括刃具、夹具、量具、模具图等）及说明书、技术定额，工艺技术总结等；•3、标准档案从等级上包括国际标准、国家标准、部颁标准和企业标准；从类型上则包括基础标准、产品设计标准、工艺标准、工艺装备标准、原材料标准等。43•（二）收集工作方法及要求•1、产品档案的归档一般是在该项目完成之后，由科技人员进行系统整理，移交到档案室保管；•2、产品档案一般归档一份，特别重要的、使用频繁的则需要归档一至几份副本供日常借阅使用；•3、归档的产品档案要做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于长久保存；•4、产品文件在进行归档和移交时，要编写归档文件简要说明和移交清单。44•三、产品档案整理工作•（一）分类•产品档案最基本的分类方法是按照产品型号进行分类，即型号分类法。其特点是同一型号的产品档案集中在一起，保持其完整成套，反应一个产品的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案。45•（二）组卷•1、产品档案组卷工作参照基建档案整理。•2、产品档案档号编制：CP·M6014·01产品档案代字产品型号案卷顺序号分类号46•3、产品档案保管期限•产品档案保管期限划分参照《产品档案归档范围及保管期限表》执行。47第五节科技档案价值鉴定•（一）方法：直接鉴定法•（二）步骤：个人初步鉴定；集体审查•（三）销毁和善后处理•1、编写销毁清册编写鉴定工作报告组织销毁•2、善后处理工作•（1）注销已经销毁的科技档案；•（2）变更调整过的保管期限；•（3）案卷内文件有变动的要调整重新组卷；•（4）调整科技档案的排架顺序；•（5）将鉴定工作表按编号顺序排列装订成册，连同销毁清册、鉴定工作报告等材料组成鉴定工作卷，由档案部门妥善保管。