科技档案管理提纲

水电三局科技档案管理提纲王再明2009年9月科技档案基本结构科技档案科技活动科技成果科技考核重要会议学（协）会活动工法标准制定科技获奖专利科技会交流会技术中心科技文件节能减排专著国家级省部级行业级集团级公司级评审会科研项目图书标准资料企业新纪录第一部分科技成果移交内容及要求一、科技获奖1、报奖依据；报奖材料电子版；获奖通知、证书原件及扫描件。2、获奖后一个月内报奖单位（人员）将上述资料移交科技档案室（工程科技部）。3、档案管理系统网上能够查询基本信息（时间、等级、名称、人员、原件存储地方等）及证书，其余电子文档和纸质文件归档。二、科研项目1、立项申请、审批、查新、合同、中间检查（如有）、鉴定、验收等完整成套的原件资料一份，电子文档一份。2、鉴定验收后二个月内课题小组将上述资料移交科技档案室（工程科技部）后进行结算。3、档案管理系统网上能够查询基本信息（时间、类别、名称、完成单位及主要人员、原件存储地方等）及鉴定证书，其余电子文档和纸质文件归档案室存档。三、标准1、标准编报计划及项目任务书，计划批准文件，征求意见稿、送审稿、报批稿稿件及各级审查会纪要，征求意见函及报批公文等有关文件，标准发布通知，发布标准完整成套的资料一份，电子文档一份。2、发布后一个月内主编单位（人员）将上述资料移交科技档案室（工程科技部）。3、档案管理系统网上能够查询基本信息（名称、时间、级别、主编单位及人员、资料存储地方等）及发布标准的封页、前言、目录等。四、专利1、专利申报资料，受理通知，公示（发明专利有）和授权完整成套的原件资料一份，电子文档一份。2、授权后一个月内主编单位（人员）将上述资料移交科技档案室（工程科技部）。3、档案管理系统网上能够查询基本信息（名称、时间、级别、单位、专利人员、资料存储地方等）及受理通知、公示、授权扫描件等。五、工法1、工法编报计划及报送稿，批准公文等有关文件，工法正式发布稿成套的资料一份，电子文档一份。2、批准后一个月内主编单位（人员）将上述资料移交科技档案室（工程科技部）。3、档案管理系统网上能够查询基本信息（名称、时间、级别、主编单位及人员、资料存储地方等）及批准公文、发布工法的封页、目录等。六、中国企业新纪录1、申报的通知及申报资料，新纪录认定资料，新纪录活动在企业中的推广情况等完整成套的原件资料一份，电子文档一份。2、认定后一个月内申报单位（人员）将上述资料移交科技档案室（工程科技部）。推广情况有关资料在推广中陆续报送。3、档案管理系统网上能够查询基本信息有（名称、时间、种类、申报单位及人员、资料存储地方等）及认定证书扫描件等。七、专著1、专著发布及批复等相关文件，专著一本（仅一本自留则公司出费用购置一本，至少电子资料一份。）2、发布后一个月内编著单位或编写人员将上述资料移交科技档案室（工程科技部）。3、档案管理系统网上能够查询基本信息（名称、时间、发行社、编著单位及人员、资料存储地方等）及专著的封页、前言、目录等扫描件等。第二部分科技活动移交内容及要求一、科技考核及评审1、集团年度科技考核；公司科技进步年终考核；工程档案考核；节能减排工作考核等。按照考核要求上报资料，原件一套及电子文档一份存档。考核结果发文在系统中录入。2、在建项目施工技术评估；风险评估和检查。按要求上报计划、措施和专题报告存档。评估结论意见分文并在系统中录入。二、节能减排1、节能减排组织机构，节能减排的考核办法及实施细则；节能减排工作计划等资料；节能减排的考核资料，节能减排工作会及会议纪要等存档，基本情况在系统中可查询。2、节能减排的宣传活动；节能减排工作的检查；公司开展的节能减排工作情况；节能减排取得的成果；节能减排的考核结果，工作完成一个月内在系统中及时录入。三、重要会议1、科技大会：大会通知，会议指南，会议议程，会务文件（包括讲话、报告、通过的决议、交流资料等所有会议资料），原件及电子文档一套存档。反映会议基本情况的文字、照片及视频等在系统中录入。2、施工组织设计及优化效益评比会；科研项目立项、优秀科研项目、优秀论文等评审会；四新推广技术革新改造和合理化建议评比会，交流会其他主要科技工作会。按相关要求及时提供参评资料；评审过程形成文档（如初评意见、专家意见、小组评审意见、领导小组意见、表决结果等）原件一份存档。文件形式公布评审结果。反映会议基本情况的文字、照片及视频等在系统中录入。四、学会、协会活动：交流会，专题研论会，选举会，评审（比）活动，论文征集，科技成果报送及评比等。报送的论文、科技成果存档一份。参会主要单位及人员、会议时间、地点、会议主题、会议主要内容，反映会议现场情况的图像资料等在系统中录入。第三部分科技文件包括上级来文；公司发文；部门发文；其他文件四部分。对上级来文和其他重要文件内容应录入科技档案管理系统；公司和部门发文如在OA等其他系统中存档可不录入。所有文件名称、编号、收发文单位、时间、存储地址等基本信息应登录在系统中。第四部分技术中心技术中心简介技术中心组织机构技术中心及其中试基地建设等标准、图书、资料在设计板块中体现前述科技活动、文件、成果包含技术中心相关内容，暂不独列技术中心其他相关档案资料待中心建设逐步完善时逐步进行建设。科技档案管理基本程序简图基础资料收集资料移交资料利用资料整理确定计划分工收集检查汇集整理成册（卷）系统登计录入资料移交资料录入归档查询借阅下载成果开发资料鉴定验收科技档案基本要求1、工程文件的归档范围－工程文件的来源和归档范围、密级、保存期限见《科技档案管理暂行细则》2、工程文件质量要求工程文件应为原件；与工程实际相一致；符合规范规定。内容：真实、数量齐全、档案系列化。外观：字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章齐全。3、网上资料管理员每年清理一次，经主管领导批准后形成电子文档后下网，电子文档可参照CJJ/T117-2007附录进行。1、水电三局科技档案管理暂行细则2、建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T117-2007附录A建设电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表；附录B建设电子文件（档案）文件级登记表；附录C建设电子文件更改记录表；附录D建设电子文件（档案）载体封面；附录E建设电子档案移交、接收登记表；附录F建设电子档案转存登记表；附录G建设电子档案迁移登记表；附录H建设电子档案销毁登记表。本提纲附件谢谢大家！请大家多提宝贵意见！