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重点建设项目文件归档与整理浙江省档案局赵真主要内容一、建设项目文件归档整理的依据二、建设项目文件归档整理的质量要求三、建设项目文件归档整理的责任分工四、建设项目文件的收集和平时归卷五、竣工文件的编制六、建设项目文件的归档整理一、项目文件归档整理的依据GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一般要求；DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范建设项目文件---指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。建设项目档案——是工程项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又称工程档案。二、项目文件归档整理的质量要求档案内在质量要求档案制成材料质量要求档案格式质量要求档案整理质量要求档案内在质量要求齐全完整：全过程文件、每一事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与分部、正文与附件要一致；签字、盖章准确有效。档案制成材料质量要求载体材料：文字纸张幅面为A4大小，长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。字迹材料：使用激光打印、红色印泥、碳素墨水等耐久字迹材料；禁止使用喷墨、针式打印、复写复印件、传真件、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。文件清晰度高，具有长久保存价值。档案格式质量要求文件标题完整准确文件编号系统规范文件左侧留2.5公分以上的装订位置施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定格式文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉斑档案整理质量的要求分类清楚组卷规范案卷排列有序档号编制科学编制了项目档案案卷目录三、项目文件归档整理的责任分工项目建设单位(业主、项目法人)---负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和负责整理项目前期、验收文件。其它参建单位的职责项目勘察、设计、监理、施工单位、材料及设备供应单位应根据本规范的要求．完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。不同承包方式的归档责任项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件．建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确．系统情况．审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件．代建制项目的归档责任建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的归档整理责任，按照合同办理。控制措施1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款．明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。2、项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。四、项目文件的收集和平时归卷建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件。勘察单位负责收集、积累勘察文件设计单位负责收集、积累设计文件施工单位负责收集、积累施工文件监理单位负责收集、积累监理文件建设单位负责收集的内容项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件工程准备阶段：土地征用、开工审批等文件施工阶段：安全、质量、进度、物资、资金、设备等管理性文件竣工验收阶段：竣工文件生产准备阶段：试生产文件等项目评估报告、项目建议书及报批文件可行性研究报告及其评估、报批文件项目选址意见书及其报批文件项目评估(包括借贷承诺评估)及论证文件环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复设计任务书、计划任务书、报批文件招标投标文件招标公告、招标修改文件、招标补遗及答疑文件投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告中标通知书建设单位土地征用文件征地、移民文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书、评估书（一户一表调查、土地勘测面积计算、拆迁房屋评估及非违章建筑证明、房屋拆迁及其电力设施迁改补偿等材料）建设前原始地形、地貌、状况图、照片建设单位管理性文件规程、规范、标准、规划、方案、规定有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划计划、投资、统计、质量、安全管理文件概算、预算管理、差价管理文件招标文件审查、技术设计审查、技术协议施工执照合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、补充协议、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件原料、材料、燃料供应等来源协议文件建设单位工艺设备文件工艺说明、规程、路线、试验、技术总结产品检验、包装、工装图、检测记录设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单设备图纸、使用说明书、零部件目录设备测绘、验收记录及索赔文件设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件建设单位科研项目开题报告、任务书、批准书协议书、委托书、合同研究方案、计划、调查研究报告试验记录、图表、照片实验分析、计算、整理数据实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书实验装置操作规程、安全措施、事故分析阶段报告、科研报告、技术鉴定成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。专项申请、批复文件考察报告、重要课题研究报告建设单位涉外文件询价、报价、投标文件合同、合同附件谈判协议、议定书谈判记录谈判过程中外商提交的材料出国考察及收集来的有关材料国外各设计阶段文件及设计联络文件建设单位各设计阶段审查议定书技术问题来往函电国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件国外设备、材料的防腐、保护措施外国技术人员现场提供的文件材料建设单位生产技术准备、试生产文件技术准备计划试生产管理、技术责任制开停车方案设备试车、验收、运转、维护记录试生产产品质量鉴定报告安全操作规程、事故分析报告，运行记录技术培训材料，产品技术参数、性能、图纸工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录建设单位项目供应、财务部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件财务、器材管理文件财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。主要材料消耗、器材管理交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册建设单位竣工验收文件项目竣工验收报告，工程设计总结工程施工总结工程监理总结，项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、材料、决算报告环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书勘察单位负责收集的内容按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录水文、气象、地震等其它设计基础资料设计单位负责收集的内容总体规划设计方案设计初步设计及其报批文件技术设计施工图设计技术秘密材料、专利文件工程设计计算书关键技术试验设计评价、鉴定及审批施工单位负责收集的内容建筑施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探施工单位土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录施工日记、大事记隐蔽工程验收记录各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告工程质量检查、评定技术总结、施工预、决算交工验收记录证明竣工报告、竣工验收报告竣工图声像材料施工单位设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录施工单位隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备、网络调试记录施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告系统调试、调试记录管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录管线标高、位置、坡度测量记录中间交工验收记录证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算竣工图施工单位电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等施工单位系统测试、整定记录绝缘、接地电阻等性能测试、校核材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告操作、联动试验电气装置交接记录中间交工验收记录、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告竣工图声像材料监理单位负责收集的内容施工监理文件、资料监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书设计变更、材料、零部件、设备代用审批监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件工程材料监理检查、复检、实验记录、报告监理单位监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告工程进度计划、实施、分析统计文件变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估主要材料及工程投资计划、完成报表监理单位设备采购、监造工作监理资料设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划市场调查、考察报告设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告开动、复工报审表、暂停令会议纪要、来往文件监理工程师通知单、监理工作联系单监理日志、监理月报监理单位质量事故处理文件、设备制造索赔文件设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件设备采购、监造工作总结监理工作声像材料特别需要关注的几个方面1、区分基建档案和文书档案，立项报告如立项成功，应归入基建档案；若基建项目立项不成功，应将相关文件归入文书档案。2、应加强原件的收集，大量的施工基础资料和监理文件在施工现场形成，如若管理不善，很容易造成原件丢失。3、加强声像档案的收集，包括开工典礼、领导人视察工作、重大工程质量事故等方面形成的照片、录音、录像等。五、竣工文件的编制竣工文件编制要求竣工图编制要求竣工文件编制要求1、项目施工及调试完