第三章文书档案管理

第三章文书档案管理第一节文书档案的收集工作第二节文书档案的整理工作第三节文书档案的鉴定和统计工作举例：如何整理家里的衣服一、文书档案收集工作的内容、重要性二、文书档案收集工作的要求三、文书档案收集的方法第一节文书档案的收集工作一、文书档案收集工作的内容、重要性（一）内容广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。1、归档范围（1）确定归档范围需考虑三个因素a本机关的职能活动b公文办理完毕c具有查考利用价值（2）内容a上级针对本机关的指导性公文b本级机关主要职能活动中形成的公文材料c下级机关呈送的报请类公文d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文（3）注意问题：a联合办理的公文；B本机关内部负责人兼任其他机关职务时C本机关内部的公文如计划、总结、会议记录2、归档时间一般在第二年6月底之前3、归档要求a种类、份数以及每份文件的页数b案卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；C案卷要系统排列，交接时履行手续；D字迹材料要符合耐久性要求；E公文必须是正式的生效的公文(二）收集工作的重要性1、收集工作是文书档案管理工作的前提和基础2、收集质量决定文书档案管理的质量3、充分发挥档案作用的保证二、文书档案收集工作的要求（一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求1、齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整2、质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。（二）归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能（三）档案部门要加强收集工作的调查和指导三、文书档案收集工作的方法（一）严格按归档制度规定进行接收。（二）建立相关制度加强零散文件的收集1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。2、建立外出开会人员带回材料归档制度。3、保证工作变动人员手中材料归档制度(三）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整1、通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。2、对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。3、本单位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。4、对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。第二节文书档案的整理工作一、文书档案整理工作的内容和原则二、文书档案整理工作的方法和步骤思考你单位适合哪种分类方法，为什么？一、文书档案整理工作的内容和原则（一）整理工作的内容通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案的分类、案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录(二）整理工作的原则1、充分利用原有的整理基础。2、保持文件之间的历史联系。3、便于保管和利用。二、文书档案整理工作的方法和步骤文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法。（一）组卷整理法。1、鉴定此时的鉴定工作包括两方面的内容。一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件。鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限。这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》。文书档案的保管期限有三种：永久、长期、短期，学校有永久、50年、30年、15年、5年5种期限，社区有永久、30年、15年、5年4种期限2、分类（1）分类的要求首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法。最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉(2）分类方法文书档案常用的分类方法有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。A、年度分类法B、组织机构分类法C、问题分类法（3）文书档案的复式结构分类法A、年度——组织机构分类法即将全宗内的档案按不同年度分开，在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的单位。B、年度——问题分类法即将文书档案先按年度分开，在每个年度内再按问题分类。机关采用问题分类法时通常分为党群工作类、行政管理类、业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。C、年度——机构——保管期限分类法这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位。D、保管期限——年度——组织机构分类法这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。以上类别（文件所属的机构和问题）、归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表。各单位在修订归档范围和保管期限表时，一定要报区档案局审批备案3、组卷（1）方法公文的主要特征：问题、时间、责任者、名称公文类型：会议、案件、信访、简报我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在一起。4、卷内文件排列通常采用时间排列法。一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件在后。5、卷内文件编号对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角。6、抄写卷内目录按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写。说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题。7、填写卷内备考表8、填写案卷封面9、案卷装订三孔一线法10、案卷排列及编号（1）案卷排列方法A、按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。即保管期限——年度——问题排列法。B、按照文件的作者、收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限——年度——组织机构排列法。C、按照案卷所属的时间顺序排列。（2）案卷编号按排列好的顺序每个保管期限大流水编号，到1000卷左右断号，注意不能有重号。11、装盒12、编制档案检索工具（1）案卷目录著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——年度的编制方法，案卷号一般不突破四位数。（2）全引目录又称案卷文件目录，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具。（3）专题目录是以专门问题为线索而编制的检索工具，与全引目录编制方法类似。（二）归档文件整理法1、鉴定同组卷整理法。2、分类年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种。3、装订装订前要先检查文件的齐全完整，对不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊、复制等。4、文件排列采用保管期限——年度——问题（机构）法排列。具体要求同组卷整理法。5、加盖归档文件章并填写档号章内容一般在文件首页上边的空白处，使用红印油。6、文件编号包括件号和页号，件号按保管期限——年度——类别的顺序大流水编号，填在归档文件章内。7、填写归档文件目录按编好的文件顺序抄写，具体要求同卷内目录填写，时间项采用8位数字。8、文件装盒按文件顺序装入，装满为止。9、填盒内备考表（三）档号的编制原则与方法1、档号的编制方法档号通常包括全宗号、案卷目录号（文件目录号）、案卷号（年度）、件号（页号）（1）全宗号每个立档单位全部档案的代号（2）案卷目录号（文件目录号）每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列。（3）案卷号（年度）组卷法每本目录内案卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始，并做到不重、不空、不漏。归档文件整理法因不用组卷，此项添文件所属年度。（4）件号（页号）件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷，一本案卷编一个流水号。2、档号的编制原则（1）唯一性原则即四不重原则（2）合理性原则即与文书档案的分类体系相适应（3）稳定性原则（4）简明性原则易记、易写、易识第三节文书档案的鉴定和统计工作一、文书档案的鉴定工作二、档案统计工作一、文书档案的鉴定工作（一）文书档案鉴定工作的内容和标准1、文书档案鉴定工作的内容包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定。2、文书档案鉴定工作的原则从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。(二）文书档案的价值鉴定1、文书档案价值鉴定的标准主要有档案来源标准、内容标准、形式特征标准、相对价值标准、效益标准。2、文书档案保管期限的确定档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它的保管期限越长。根据国家档案局的规定，文书档案的保管期限分为永久和定期。有关永久和定期档案的保管范围（三）文书档案鉴定工作的方法和步骤1、文书档案鉴定工作的方法就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身，从文书档案的内容、作者、名称、可靠程度等方面审查。2、文书档案鉴定工作的步骤文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行。具体分为三个步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一、二年后销毁；第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式，即移交复审和到期复审。3、到期档案的复审工作（1）档案鉴定销毁原则贯彻“审查从细，留存从宽”的原则。（2）档案鉴定销毁工作组织形式档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成。（3）档案的鉴定方法采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。（4）档案鉴定的标准、依据文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行；（5）档案销毁工作a、档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。b、档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监销人在销毁清册审批表上签字。（6）文书档案鉴定销毁程序a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。f、将销毁清册归档保存。鉴定销毁指导手册鉴定销毁表格二、档案统计工作主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理工作质量统计（归档率，完整率，准确率），开发利用工作统计，档案工作条件统计。