第九章 档案统计工作

第九章档案统计工作1档案统计工作概述2档案的登记与统计1档案统计工作概述1.1档案统计工作的内容的任务档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。档案统计工作，就是以统计数字的形式，反映档案和档案工作有关的情况，揭示档案和档案工作量变过程的一项业务环节。其内容包括档案的进出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案检索工具、编研资料、提供利用的登记以及档案构成、利用效果、机构人员等情况的基本统计和其他专门统计。总而言之，档案统计工作包括档案的人、财、物的基本登记和综合统计两部分。从统计的对象来划分，档案统计工作大致可分为两方面：一是对档案实体及其管理状况的统计；一是对档案事业的组织与管理状况的统计。目前我国档案工作的统计体系，可分为4个层次：全国档案工作基本情况统计，专业系统档案工作基本情况统计，地方各级档案工作基本情况统计，档案馆、（室）档案工作基本情况统计。档案统计工作的基本任务，是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供统计资料，实行统计监督。1.2档案统计工作的意义和要求档案统计是对档案工作进行定量分析和认识，以指标数量揭示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律。其意义有：1.2.1档案统计工作是档案事业建设的一项重要基础工作建立并健全科学的档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门工作的真实情况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规模，水平和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查，从而进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的社会效益和经济效益。1.2.2档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。档案统计工作的要求：1、要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是对档案统计工作首要要求。档案统计自1984年起已纳入国民经济和社会发展计划的国家统计指标体系，因此，档案统计必须依据统计法规，如实地提供统计档案资料，不得虚、瞒、拒报，不得伪造和篡改。2、档案统计工作应当遵循全国统计工作现代化建设的要求，逐步实现统计指标体系完整、统计分类标准化、统计调查工作科学化、统计基础工作规范化、统计计算和数据传输技术现代化、统计服务优质化。3、充分发挥档案统计的服务和监督作用。档案统计要为多方面研究工作和各级决策工作提供耳目、参谋、咨询等作用。档案统计工作由统计调查，统计资料的归纳整理和统计资料的分析报告三个基本阶段组成。1.3档案统计调查1.3.1档案统计调查任务获取大量的、调查单位的真实材料。1.3.2档案统计调查基本形式1、统计表报。它是下级档案行政管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，也是档案统计工作中的一种基本制度。其主要特点是：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式，统一的计算方法和一定的期限填送报表。如国家档案局专门制作的一套《档案工作基本情况统计年报》。2、专门调查。它是按专门的目的临时组织起来的调查，是统计表报的一种补充形式。其遵循的原则是：以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料：对不同的对象应采取不同的调查形式和方法，各种形式、方法合理结合；遵守观察的同时性和定期性。对专题调查的要求是：必须确定统一的、准确的调查目的和任务、调查对象、调查单位和报告单位、调查时间和地点、调查方法及纲要，才能使统计调查按照最必要的项目和统一的口径进行，从而取得可以综合的原始资料。1.4档案统计资料的整理1、分组（分类）是整理和分析统计资料的基础工作。2、正确地选择分组标准（也称分组标志）是保证实现分组任务的关键一环。3、档案统计分组，根据分组标准的多少可分为简单组和复合分组两种。1.5编制统计表1、统计表的种类：有简单统计表、分组统计表和复合统计表三种。2、制表要求：表格紧凑，构成体系，标题精确，明确计量单位，应注明填报的单位、时间及制表人。1.6统计指标绝对数，即总量指标；相对数，一般以倍数、百分数、千分数来表示；平均数，即综合指标。1.6.1绝对数档案工作具体具体现象量的反应，是用以说明档案工作的某种现象在一定时间、地点条件下得规模或水平的统计数字，也是计算统计中所应用的相对数和平均数的基础。1.6.2相对数两个互有联系的档案工作现象数量的比值和比率，即从两个互有联系的档案统计指标的比中得出的一种指标。一般以倍数、百分数、千分数等形式表示。作用：1、能说明绝对数不能说明的问题，更清楚地反映出档案馆（室）开展档案业务工作的情况；2、能将档案工作现象的绝对水平抽象化，使原来不能直接相比绝对数可以进行比较。1.6.3平均数按某一标志来说明总体典型水平的一种档案统计指标。特点：平均数在计算过程中将一些个别的偶然的因素的影响抽象化、具体一些，用一个数值对档案工作现象的典型水平做出概括说明。平均数=总体标志总量÷总体数量=标志总量÷总体单位数2档案的登记与统计2.1档案的登记档案登记就是以薄、册、表、单等形式记载档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管和提供利用等情况，以揭示其过程、现状和变化的档案统计调查方法。通过档案登记获得的数字、数据和资料室档案统计的原始材料，所以档案登记既是维护档案完整与安全的必要手段之一，也是档案统计工作的基础。2.1.1档案数量和现状的登记1、卷内目录和案卷目录卷内目录是对卷内单份文件进行的登记。既是档案整理工作的一种编目，同时又能对卷内档案文件起到统计数量的作用。案卷目录是登记每个案卷题名和其他基本状况的簿册，它既是整理编目的一直形式，也是已编目档案的最可靠基础登记材料。2、案卷目录登记簿案卷目录登记簿是登记案卷目录并控制其数量的一种登记材料。它主要项目有全宗号、目录号、目录名称、目录所属年度、目录内案卷数量、目录页数和份数、移交说明等项。3、全宗名册全宗名册是登记档案馆所保存的每个全总的名册。它是档案馆登记全宗和固定全宗排列顺序及其号数所用的一种工具。其主要项目有全宗号、全宗初次入馆日期、全总名称、全宗移出说明等项。4、全宗单全宗单是档案馆的一种比较重要的综合性档案登记文件，具体地反映了每个全宗档案的全面情况。它是档案统计全宗情况的最基本的原始材料。全宗单以全宗为单位分别登记，其基本内容由全宗的历史材料、已整理编目档案和未编目档案三个部分组成。5、全宗卡片全宗卡片是档案行政管理部门掌握档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种档案登记形式。其主要项目有：卡片名称；全宗名称及其变化情况；立档单位的情况及主要职能；全宗初次入馆日期、档案数量及统计日期等。6、档案成分和数量变化情况报道表它是档案馆向档案行政管理部门报送的有关档案成分和数量变化情况的档案登记形式。其主要项目有全宗号、全宗名称、新收进和移出、年终全宗内档案总数等。档案行政管理部门根据报道表在有关全宗上补充登记。7、收进登记簿收进登记簿是档案馆为了记载档案增长情况所使用的档案登记形式。它的登记是以收进档案的次数为单位编号登记的，每次收进档案无论多少都只站一个顺序号，每个号下以全宗为单位进行登记。收进登记簿的主要项目有收到日期、移交机关、移交文据、全宗（或一部分）名称、档案所属年度、档案数量、档案状况、全宗号等。8、总登记簿总登记簿主要是机关档案室进行档案统计调查所使用的原始台账，它是逐年登记新收到和移出案卷的流水登记簿。其登记的数量包括案卷收入、移出的变动和总结部分。2.1.2档案提供利用登记1、利用者登记卡片是档案馆掌握服务对象情况的一种档案登记形式。其登记内容包括利用者的姓名、性别、年龄、所在单位、职务等基本情况。2、阅览室入室登记簿是档案准予利用者入室阅览的一种档案登记形式。主要内容包括利用者姓名、所在机关名称、阅览室时间等项。它对档案阅览室利用档案人数、人次进行统计的重要依据。3、借阅单是利用者在档案阅览室借阅档案的申请书，也是利用档案者向阅览室工作人员借阅和归还档案时的一种凭证。主要包括：借阅日期；所在机关及姓名；借阅目的，借阅案卷所属全宗、全宗号数和数量；借还手续等。4、档案借出登记簿是将档案馆、室内档案借出馆、室外利用时的一种档案登记形式。主要内容包括借出日期‘借阅单位及个人；利用目的；借出案卷所属全宗、目录、案卷号及数量；接还手续等。5、档案利用效果登记单是由档案利用者对利用档案所获得经济效益和社会效益等客观效果所进行的一种登记形式。登记内容有利用者、被利用档案的档号、利用于何种工作及其作用的概述、对利用档案效果的估计等项。6、借阅情况登记簿是为了积累统计资料而对利用者在档案馆、室内利用档案的情况而进行的一种档案登记形式。其主要内容有借阅日期、利用者所在单位、姓名、职务、利用目的借阅案卷数量等。2档案的基本统计根据《档案事业基本情况统计年报》所列，档案的基本统计包括：2.1档案事业管理机构、人员基本情况表该表反映档案事业管理机构的设置、人员编制和现有专职人员基本情况的一种统计表。主要内容包括省、地、县3级档案事业管理机构数量、定编人数和现有人员数量、年龄、文化程度、档案专业技术职务的构成等。2.2机关档案工作基本情况表该表是反映机关档案工作全面情况的统计表。主要内容包括：机关档案工作机构、人员（包括兼职人员）的基本情况；档案、资料及其管理的情况，如各类档案的数量、资料的数量、微缩数量，本年立卷归档、编研资料、借阅利用以及设备等情况。2.3档案馆基本情况表该表是反映档案馆全面情况的统计表。其主要内容包括：中央和地方各级各类档案馆数量、定编人员数量及现职人员基本情况；馆藏档案数量和各类档案整理情况；档案、资料利用情况；本年接收档案、编研出版资料情况；馆舍面积、馆内设备、馆藏资料等情况。2.4档案专业教育基本情况表该表是反映各类档案专业教育的基本情况表。其主要包括档案普通高校、成人高校、中等学校的数量以及培养学生和师资情况等。2.5各地档案事业费、档案馆基建情况表该表是全面反映省、地、县3级档案事业费及档案馆建设情况的统计表。作业九1什么事档案统计工作，其的基本任务是什么？2档案统计工作的要求是什么？3通常使用的档案统计指标有哪些？