第五章档案的保管

第五章档案的保管第五章档案的保管5.1.档案保管工作的意义和任务5.2.档案保管的基本物质条件5.1.档案保管工作的意义和任务5.1.1.加强档案保管工作的迫切性5.1.2.档案保管工作的任务5.1.3.档案保管工作的基本要求5.1.2.档案保管工作的任务•四不：不散、不乱、不丢、不坏•建立和维护档案的存放秩序•防止档案的损坏•延长档案的寿命•维护档案的安全：物质存在、社会现象5.1.3.档案保管工作的基本要求•以防为主，防治结合•预防：防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等•损坏后处治：追查丢失、破坏或火灾事故原因和责任，防尘、灭火、防霉、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。•加强重点，照顾一般•保管期限•自力更生，勤俭节约•立足原件，保证信息•对于已经损坏的档案原件，应设法将其以复制件形式保存下去。•立足长远，保证当前•管和用5.2.档案保管的基本物质条件5.2.1.档案库房5.2.2.档案装具5.2.3.设备5.2.4.包装材料5.2.5.消耗品5.2.1.档案库房•《档案库房技术管理暂行规定》，国家档案局1987年8月29日颁布，自1987年8月29日施行。•《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2000，19865.2.1.1.档案库存建筑应遵循的原则•适用、经济、美观保管档案的重要程度。美观必须以适用和经济为前提。5.2.1.2.库房建筑的要求•建筑：•面积、开间面积、屋顶、墙壁、地面、门窗、窗户。•库房：•专用，坚固，远离火源、水源、污染源、防火、防水、防潮、防光，门窗。•全木质结构房屋，地下室。5.2.2.档案装具5.2.2.1.设计档案装具时应符合的要求5.2.2.2.档案装具的种类5.2.2.3.档案装具的材质5.2.2.1.设计档案装具时应符合的要求•档案装具所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害。•便于调阅档案、取拿方便。•适当利用库房的空间与面积。•经久、耐用、牢固，并符合节约原则。•尽量做到整齐划一，合乎规范化要求，灵活配置不同装具。5.2.2.2.档案装具的种类•档案箱•档案架•固定档案架•单柱式固定架•双节架•多节架•活动式密集架•积层架•档案柜档案箱优点：能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；缺点：造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。档案箱档案架•固定档案架•单柱式固定架：采用方形空心铁柱作主支柱，单节架仅用两根立柱，在立柱两侧冲有许多等距的插孔，根据需要的间距插入挂板，挂板上搭放搁板。•双节架和多节架：单节架旁再并接立柱，即成双节架，依次并接可延长成多节架。架子四框和底座用螺栓组合。该架耗材少，结构简单适用。有单面架和双面架两种。其结构、性能、规格与单柱式固定架略同，不同的是主支柱用双柱或三柱，比单柱架稳定性好，负载力强，每排架的节数可任意延长。活动式密集架积层架俗称通天架。是密集型的固定架群，适用于特高房间和专门修建的中间不设或少设楼层的大型库房。它以单柱式固定架为基本单元，垂立于地面并叠接至楼顶，构成高大架体。在各立柱连接处的平面上，铺以钢板或混凝土板，作为人行道。该架充分利用空间，容量大，负荷均匀分布于墙基和柱脚地基上，可节省库房建筑投资，但不利于防火。档案柜•比较传统的保存档案的装具，通常是指带盖的箱子和有门的柜子。一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。•优点：能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；•缺点：造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。如古代的石室金匮，龙柜等。•现代档案柜形式更加多样，有双开门、侧拉门、抽屉式档案柜等，使用起来比较灵活和方便，有利于防尘、防火和防盗等。5.2.2.3.档案装具的材质•金属•木质5.2.3.设备去湿机、加湿器、空调、通风设备、温湿度测量及控制设备、防盗、防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照设备、缩微品阅读复制设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、档案进出库的运送工具等。5.2.4.包装材料卷皮、卷盒、包装纸5.2.5.消耗品防霉防虫药品、吸湿机、各种表格及管理性的办公用品5.3.库房管理5.3.1.库房管理的任务5.3.2.进出库制度5.3.3.库房温湿度控制5.3.4.“八防”5.3.5.库房编号和排架5.3.6.全宗的排列与档案的上架5.3.7.档案存放位置索引5.3.8.档案代理卡5.3.9.全宗卷5.3.10.库房的定期检查与清点5.3.库房管理•5.3.1.库房管理的任务•教材P214•5.3.2.进出库制度•人员、方式、时间、要求等•5.3.3.库房温湿度控制•温度14℃~20℃，相对湿度50%~65%•严格封闭，空调或恒温恒湿技术设备•人工调控5.3.库房管理•5.3.4.“八防”•防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。•5.3.5.库房编号和排架•建筑物号—层号—房间号—列号（排号）—柜架号—格层号（箱号）•5.3.6.全宗的排列与档案的上架•同一全宗的档案不一定排列在一起：入馆时间先后，载体不同。•全宗的排列：进馆先后顺序、同时进馆的按同系统排列•上架的次序：按档案架、柜、箱、栏、格的编号•流水排架法•存放方式：竖放、平放（高度不宜超过40CM）5.3.库房管理•5.3.7.档案存放位置索引•以全宗及其各类档案为单位：指明档案存放处所•以档案库房和档案架/柜为单位：指明各档案库房保存档案情况•形式：簿册式、卡片式。图表•5.3.8.档案代理卡5.3.库房管理•5.3.9.全宗卷•档案馆（室）在管理某一全总过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。•每一个全宗，至少是较重要的全宗•有助于在档案工作人员变动的情况下，全面了解过去的管理情况。•包括：各个档案管理环节产生的文件材料•宜用活页夹或盒、袋形式保存，利于文件材料的不断补充。5.3.库房管理•5.3.10.库房的定期检查与清点•内容：•档案实体的理化形状，以及发现是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生；•库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案的调出和归还是否履行了严格的手续；•实体秩序是否受到破坏、出现了混乱，是否有长期使用未归还的案卷等•目的：•及时发现实体秩序的错乱现象及档案丢失或去向不明等问题，并予以纠正。•周期：•定期检查：月、季、节假日为周期•定期清点：年或几年为周期