艺术档案整理规则

XX/TXXXXX—XXXX1艺术档案整理规则（征求意见稿）1范围本标准适用于各级建立艺术档案工作的艺术表演、艺术创作、艺术研究、艺术教育、美术和社会文化等单位在艺术生产活动中形成的艺术档案。本标准也适用于各级文化机构、民营剧团、文化社团，以及从事文化演出、展览和艺术收藏机构的艺术档案材料形成、积累和归档整理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国行业标准《档案著录规则》DA/T18—1999中华人民共和国行业标准《档案主题标引规则》DA/T19—1999中华人民共和国文化部、国家档案局《艺术档案管理办法》3术语与定义TerminologiesandDefinitions下列术语和定义适用于本标准Thefollowingterminologyanddefinitionapplytothestandard.3.1艺术档案ArtsArchives艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。Insuchformsasliterature,pictureandchart,video,entityandsoon,Artsarchivesarethehistoryrecordscreatedbyartsorganizationsorartistsduringtheirworkandactivitiesinartscreation,performance,education,research,culturecommunicationandsocialculture,valuableforthecountryandsocietytoconserve.3.2艺术档案整理ArtsArchivesCollection艺术档案整理是指按艺术材料形成的来源、内容、时间、形式等方面的要素，对艺术材料进行系统分类、组合、排列、编目和数字化处理，使之有序化的过程。CollectionofArtsArchivesistheprocessingcourseincludingclassification,combination,arrangement,cataloganddigitalization,accordingtothefactorsofartsmaterialsinsource,content,timeandform,etc.XX/TXXXXX—XXXX23.3艺术档案整理范围TheRangeofArtsArchivesCollection艺术档案整理范围是指文化艺术单位、个人在其业务活动中形成，具有保存价值的各类载体的艺术材料。为各项业务工作参考收集的各类艺术书籍、视频等材料应作为艺术资料。Therangeofartsarchivescollectionreferstotheartsmaterialscreatedbytheartsorganizationandindividualduringtheirworkandactivities.AllKindsofartsbooksandvideoscollectedfortheirworkshouldberegardedasartsmaterials.3.4艺术档案整理形式TheFormofArtsArchivesCollection3.4.1卷归档时作为保管件的卷（盒），用以固定保护件和方便查阅，起到案卷内容的检索、排列、编目和统计工作的作用。VolumeDuringcollection,thevolume(box)hasthefunctionofindex,arrangement,catalogandstatisticsinordertofixpreservationaswellascheckmaterials.3.4.2件按一项活动组织整理归档艺术材料（文字）的保管单位。一般以艺术生产各环节中形成的某一项活动材料为一个标准件，必要时也可以合并同类内容进行件组织。ItemAccordingtooneprogram,relevantartsmaterialsaftercollectingandprocessingareputintoanitemforpreservation.Materialsrelatedtoacertainactivityinallstepsofartsproductionshouldbeclassifiedasastandarditem.3.4.3实物以件为保管单位。EntityPreservationunitofitems3.4.4册照片、底片以册为保管单位。bookPreservationunitofpicturesandfilms3.4.5盒录音带、录像带以盒为保管单位。boxPreservationunitofrecordingcassettesandvideotapes3.4.6盘（张）唱片、光盘以盘（张）为保管单位disk(sheet)Preservationunitofdisks,recordingandcompactdisk4整理原则艺术档案整理应遵循艺术生产活动材料形成的规律，保持艺术材料之间的有机联系和艺术材料的完整性、成套性，以便于艺术档案的保管和利用。同一活动中形成的不同载体的艺术材料，应该单独整理。4.1艺术档案整理要按照艺术生产活动中形成的不同载体材料，分别组织立卷，保证归档艺术材料的保管和利用。4.2艺术档案整理时，应维护艺术材料的原态介质和艺术创作的特点和规律，保证艺术材料记录的真实性，体现艺术档案专业内容的特点。4.3艺术档案整理要适应计算机和数字化管理对艺术档案整理工作的要求。XX/TXXXXX—XXXX34.4保管期限4.4.1反映和记录本单位的艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究、艺术教育有重要参考作用的业务类艺术材料作为永久。4.4.2反映和记录本单位艺术家个人艺术成果的个人类艺术材料作为永久。4.4.3凡本单位组织或参与的重大的艺术活动，记录和反映本单位有较高参考价值的综合性材料作为永久，其它可作为定期。5整理要求艺术档案材料种类多样，整理工作应根据艺术材料形成的特点和档案整理工作规范化、科学化、系统化的要求进行。5.1归档整理时应剔除重份的艺术材料。5.2归档材料应齐全完整，对已破损、模糊或易褪变的重要材料，整理时应予托裱或复制。5.3归档的照片内容要真实，主题鲜明、影像清晰、画面完整。数码影像数据归档要选择有代表性的内容扩印照片同步归档。5.4录音、录像带整理时，应对其内容的完整性和载体的完好性进行检验，确保归档声像档案的完整性和有效性。声像材料因载体的特殊性，整理时应充分考虑材料本身有效期限，要注明整理后需要保存期限和转录、复制时间。5.5唱片包括金属唱片、胶木唱片和激光唱片，整理时应分别装入特制的唱片袋，并注明相关的内容。有重要保存价值的唱片，应复制到耐久性好的光盘载体上，一式3套，2套封存保管，一套提供利用，原载体唱片继续保存。5.6光盘包括CD、VCD、DVD等，整理时应分别装入统一光盘盒（袋）保管，并在光盘盒（袋）和盘片上注明相关的内容。永久和定期保存的光盘，应一式刻录3套，2套封存保管，一套供查阅使用。5.7其它在艺术生产活动中形成的艺术档案，可以确定相应的整理方法。对具有重要价值的录音、录像、唱片、光盘等特殊载体的材料，应复制备份。6整理方法整理拟归档的艺术材料，按每项艺术活动内容，依据不同载体的材料进行分类、组合、排列、编号、编目和装订，然后按形成材料的数量分别整理成件装入卷（盒）。卷内可以存放若干件，每卷内存放多个件的内容可以是从属关系，也可以是非从属关系。6.1分类艺术档案由大类、属类组成。大类应设综合类、业务类（剧节目或活动类）、个人类三个大类。具体属类参照《艺术档案归档范围》设置。6.1.1在艺术档案每一大类下，可按不同艺术活动项目内容复分属类；艺术活动内容较多时可以采取复分，但复分的层次不宜太多，尽量合并同类艺术活动项目。6.1.2艺术档案分类整理时，一般以年度产生的材料作为整理标准。跨年度的活动材料可以归在起始年，也可以归在结束年，要做到归档年度材料整理方法在本单位的统一。6.1.3照片、录音录像带、唱片、光盘、实物等艺术档案，作为三大类别的属类，根据记录格式和载体的特殊性，整理时可以独立设置类别归档保存。6.2组合XX/TXXXXX—XXXX46.2.1艺术档案组合整理时，一般按材料形成的时间顺序组合归类。归类时，应将一项活动中形成的同一载体材料连贯组合，不同载体的材料应分门别类组合。6.2.2艺术表演单位业务类，一般按剧（节）目组合。6.2.3社会文化单位[群众艺术馆、文化馆（站）]的业务类，按群众文艺活动项目组合。6.2.4美术和艺术研究单位业务类，按展览和研究项目组合。6.2.5艺术教育单位的业务类，按年度教学课程组合，涉及实验演出的艺术活动，可按剧（节）目组合。6.2.6其它从事文化艺术工作的文化机构、文化社团、民营剧团等单位形成的艺术档案，可视自身业务职能特点，参照上述标准组合归类。6.2.7综合类艺术档案一般按参与活动形成的项目材料进行归类。6.2.8个人类艺术档案按艺术家个人在艺术活动中形成的不同内容分别组合归类。6.2.9如三大类材料在组合时发生交叉情况，涉及单位业务活动的材料原则上归入业务类，主要以保证业务类每项活动材料的完整与成套。必要时，可以在其它类目中注明材料归属编号。6.3排列6.3.1文字材料案卷的排列应按三大类分别连贯排列，其它特殊载体的艺术档案也应该分别连贯排列。排列时年度与年度之间的编号相连接，并结合“年度—类别—保管期限”或“保管期限—年度—类别”进行排列。6.3.2案卷内件排列时，应按艺术生产程序、结合时间、内容的顺序排列。排列时应使同一项目、同一载体材料保持完整性和连贯性。6.3.3卷内件顺序排列时，如果项目活动内容材料较多可以设置若干件，并按照每项活动材料形成的时间顺序组件排列。如遇卷内件数较少，可以将年度同类项目的件材料放入卷内排列。6.3.4件内材料排列时，可视形成材料多少和内容的独立性，组成件内材料的排列。对形成材料较少的项目，可以合并同年同类内容组件。6.3.5在艺术生产活动中形成的其它艺术档案材料，可以参见以上排列方法。6.4装订6.4.1对归档的艺术档案按件内材料产生的先后排序进行装订。如遇规格和尺寸较小的材料应当用纸衬底粘贴，对价值较大又不宜装订的材料，可以采用袋装方式保护原件。对于破损、易褪变的记录材料，应与复制品一起归档装订。6.4.2装订时一般装订位置在左边，装订使用腊线，三孔一线，线结打在背面，保持封面的光洁。装订时应保持右边和底边对齐，方便利用翻阅。6.4.3舞台美术设计、乐谱等，可分别整理装订保管，既保证材料不散失，也便于利用、复制，保护原始稿件的艺术价值。6.5编号艺术档案归档整理编号时，应根据分类标准和排列顺序的要求，采取逐卷、逐件、逐页编号。6.5.1编制案卷内容和排列编号。6.5.1.1全宗号由档案管理部门赋予的编制号。6.5.1.2年度艺术档案材料形成起讫时间，包括年、月。（如2009.01－2009.12）6.5.1.3立档单位立档单位全称。6.5.1.4件数卷内存放的件数。6.5.1.5档案馆号将艺术档案集中到档案馆保管的馆编号。6.5.1.6目录号案卷目录排列顺序的编号。XX/TXXXXX—XXXX56.5.1.7案卷号艺术档案案卷排列的顺序号。6.5.1.8保管期限归档艺术档案的保管期限。6.5.1.9卷内目录卷内件数排列顺序、内容名称和页数。6.5.1.10名称在卷面红线上填写归档大类名称，线下填写案卷内容标题。6.5.2编制页号编制件内每一页材料的页号，页号应置于每页材料的右上角。如遇双面内容的材料，应在反面