物业服务流程表

物业服务流程表工作程序1．交接房屋工作标准1．业主身份2．业主相关资料3．主填写《业主档案》4．签署《安全责任制书》5．计算业主应交各种费用6．请业主交费7．准备好业主钥匙、业主手册、装修手册8.向业主发放钥匙及有关资料,请业主在文件签收表上签字9.在《房屋交接汇总报表》上作记录按开发商提供的业主清册，让业主出示身份证件及买卖合同，核实身份复印业主身份证，收集业主应该交与物业的通知及资料业主须填写完整，特别请业主留下紧急情况之移动通讯联系方式和生日向业主说明签署《安全责任制书》的重要性质从当日开始计算，预收半年。在《房屋交接表》上记录好起止时间收取相关费用向业主说明钥匙使用方法，如有整改项目，征求业主意见，留一把整改。向业主简单介绍我们的公司及服务，说明我们的服务热线。每接受一套，即做登记；对未接房屋，作好原因登记。相关记录表格：《房屋交接表》、《业主档案》、《房屋交接汇总报表》、主清册、房屋交接验收表、交接遗留问题整改记录表、交房日报表\交房文件签收表相关文件：《安全责任制书》、业主手册、装修手册等2.办理装修工作程序1.业户提出申请，向业主说明所需程序和准备的资料工作标准提前准备一份《装修申报须知》，给业主一份。2.指导业主填写装修申请表、装修承诺书3.收集业主及装修公司有关装修申请资料,核实是否符合规定4．将装修申请资料整理成套,交工程部审批1．申请表和承诺书必须业主签字，如业主不能亲自来办理，须出示委托书。1.装修施工图纸，包括平面图、天花图、管线及电力、弱电布置图、剖面图等，加盖装修公司鲜章。装修公司负责人身份证、营业执照、施工资质证书复印件各一份，并加盖鲜章。并核实上述证书是否有效。如涉及商业性质或重点装修场所，还须提供设计资质证书。1.在1个工作日内审批完毕，并通知客户；2.客户部、工程部负责人或授权人审批签字。1.如涉及，向业主说明；5．如涉及消防报建、结构改动、煤气改动等，2.准备好消防报建、结构改动、煤气改动等流程、申须请业主向有关政府部门报批请表、所需资料、政府主管部门电话及地址等办事指南，方便业主办理。6．通知业主审批情况，并请业主在审批表上签字确认7．签署装修管理服务协议1.审批后，请业主认可审批内容并签字1.原则上装修管理协议由业主签字，但业主可通过《装修承诺书》委托装修公司签署。1.除了书面规定外，口头特别向业主强调现场防火、8．向业主说明装修中的禁止事项和注意事项施工施工、搬运时间、施工秩序、文明安全施工等注意事项，及禁止改变外观、安装防护栏等禁止事项。1.收银员向业主出示公开收费标准，包括装修押金、管理服务费、清运费、出入证等收取标准，并解释各项9．业主交纳相关费用10．发放施工进场证，办理工人出入证费用收取之性质和用途。2.申请表上交费栏，由收银员按收费标准计算、填写，并收取。1．施工进场证上注明公司服务电话，以便装修工人紧急情况之需。2．贴于大门外。3．在《装修工人出入证办理表》上做登记。11．带领装修公司或业主到房屋作入场验收，1.装修前，带领装修公司作入场确认，避免设备设施双方签署《进场装修确认表》损坏，责任不清扯皮。1．每入场一家，客户中心向其他部门签发《装修入场12．向其他部门发放《业主装修入场通知单》，知会单》客户中心做每日巡查2．每入场一家，客户助理做每日巡查，随时掌握装修动态。1．客户助理、工程部、保安部每个部门每日巡视，并作记录。2．如发现轻微违章，及时向工人或负责人口头提出整改或警告；如严重违章，即拟写3份《违章整改表》，首先向业主电话通报，取得业主谅解和支持后，再向装修公司负责人通报。并将书面违章记录找两当事人签收。13．装修监管15．受理业主装修中的合理诉求，积极协助业主装修，帮助解决有关需要16．装修完毕，业主提出验收申请，安排工3．对违章按协议收取违约金的，在《违章整改表》记录，项目经理签字认可后，客户助理存档到业主档案内，以备退还押金时，予以扣除。4．违章材料、乙炔气罐、电焊工具等未经书面同意，不得入内。如需动火，必须严格办理《动火审批》。5．现场巡视签到表、巡视记录表由客户助理更换回收存档。1.装修过程，既做到严格监管，又做到热情服务，积极帮助业主或装修公司解决有关需求。1．业主填写《竣工验收表》。程部、保安部竣工验收，并做记录，对不合格施工向业主说明18．自竣工验收之日起3个月以后，通知业主或装修负责人退还装修押金。退还时，须业主、装修公司、项目中心负责人三方进行退款验收签字，并作记录2．与业主约好具体验收时间。3．客户助理通知工程部、保安部负责人。4．对验收存在的问题，在表上记录。并向业主说明原因和整改措施、方法。1．退还时，确认有无引致公共利益、相邻业主利益受损，如违反禁止事项，漏水等。2．如装修公司提出退还，则需通知业主，由业主同意。3．客户助理负责办理退还，翻阅历史记录，扣除违章违约金及应付水电费等费用后，在表上记录应退费用。4．项目经理在退还同意表上签字。5．收银员作《押金退还备忘表》记录。相关记录表格和文件：装修管理协议、装修管理规定、装修申请表、装修承诺书、入场确认表、装修掌控表、出入证办理登记表、临时出入证、巡视签到表、巡视记录表、违章整改通知书、装修入场知会单、竣工验收表、安全防火责任制书、动火审批表、装修办理报表、押金退还备忘表3．客户入住工作程序1．确认2．祝贺3．知会4．服务5．收费6．登记7．入住更新工作标准1．一般以客户搬家为准，并确认业主身份2．若是租户入住，须向业主核实，业主出承诺书和房屋租赁协议1．客户助理向业主表达乔迁新居祝贺，并询问业主需求。2．若是VIP客户或公司实际需要，可送鲜花和贺卡祝贺。向内部各部门发《入住知会单》，以重点服务，如楼层环境等。告知客户服务电话及措施，协助解决电话、网络、有线电视开通事宜，办理车场月卡等。收银员标注该户入住信息，开始特别留意收费时间段。客户助理在《客户入住记录表》上记录业主入住时间。如是租户，则请其填写《租户信息表》，提供户主有关身份证明。并签署《安全责任制书》，档案员将入住资料更新。4．物品放行工作程序1．确认客户身份2．确认放行物品名称3．确认物品出门性质及原因工作标准核实携带人是业主还是租户，是小孩子、保姆还是公司职员等。携带人申报搬运物品名称、数量。1.出门性质及原因有：搬家迁出、临时携带物品。2.如客户频繁、非正常临时搬运单件物品出门，则引起注意。3.物品放行种类：限大件物品如家具、办公桌、电脑、电器、纸箱、大件包裹和袋子等。4．与收银员确认交费情况搬家迁出的，需结清所欠费用，包括截止当日水电气、物管费用。否则，一律不得放行。1.若是租户迁出，客户助理须电话向业主核实，征得业主同意。2.若非业主本人，如亲属、保姆、家政、劳务工等携带物品，应电话向业主核实，征得业主同意。5．与户主或业主核实意见3.若是办公单位职员携带货物或物品出门，应电话向该公司负责人核实，征得该公司同意。4.向业主之电话核实，应在《出门条》上做好记录，记录向业主去电时间及核实意见，以免日后扯皮。5.如联系不上业主，暂不放行。6．开《物品放行条》，经办人、业主和携带人分别签字7．《物品放行条》存档1.放行条记录完整、清晰，在空白处划线。2.客户中心经办人、携带人、业主三方签字。1.物品放行条一式二联，存档联由客服部档案员存档。客户联，由客户出门时交给保安。相关记录：物品放行条有关记录和文件：入住知会单、客户入住记录表、租户信息表、业主承诺书5．客户来访来电工作程序1．起身站立迎接2．三声之内接听电话2．倾听客户来访需求工作标准1.客户来访，客户助理（前台接待）立即放下手头工作，起身站立迎接，热情说“您好，有什事需要帮助的吗”，示意客户请坐。并主动送上一杯水。2.接听电话礼貌用语：“您好，世纪城物业服务客户中心”1.认真听客户的意见或询问。2.重大、紧急、突发事件问题，立即报告上级领导。6．客户需求、建议受理工作程序7．投诉受理工作标准1．接待、受理1.在接待客户投诉时，请客户入座。耐心倾听客户投诉，不要随意辩解，听清内容，不要打断业主说话，更不能急于表态；2.待客户讲完，要进一步问清有关情况；切忌与客户正面辩驳，应客观冷静地引导业主叙述清楚实际情况；3.受理客户投诉要一跟到底，直到问题得到解决并回复客户为止；对不能解决的投诉，应婉转地向业主讲清楚，并确定下次回复的时间。4.对客户的投诉在充分了解情况后，应及时把处理的过程及结果清楚的回复客户，以表明客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决；5.处理客户投诉后，应把投诉的事项、处理过程及结果清楚地记录于业主意见受理表内，由客户加盖意见后收回存档。6.重大投诉，必须马上报告部门主管或公司领导。1.投诉性质由项目主管界定。2．界定投诉性质2.根据经验和实际情况，界定投诉是有效投诉还是无效投诉；若是无效投诉，也应该礼貌、耐心向客户解释清楚，消除误解。工作程序1．礼貌热情受理2．记录3．跟进4．回复5．整理、汇总、总结、存档工作标准接到需求或建议，不能能当场给客户答复或处理完毕的，10分钟内转报相关部门处理。重大紧急、突发事件问题，立即报告上级领导。在《客户需求、建议受理表》上做记录跟进、督促处理情况客户任何需求、建议在受理后1天内做出处理和回复；或在事前给客户承诺的时间内做出回复。每周五下班前对本周受理事项汇总、报表相关记录：客户需求、建议受理表3．回答客户询问4．作记录5．送客6．跟进处理对客户提出的需求或意见，做出满意答复或处理意见，向客户表示出客户中心很重视、很认真对待这件事情。在《客户来电来访记录表》上作记录根据来电显示，记录好客户来电号码礼貌说“请慢走”对客户反映的问题及时回复或转报给其他部门处理，客户助理负责回答客户相关记录：客户来电来访记录表3.若是有效投诉，则界定投诉轻重：重大投诉、重要投诉、轻微投诉。4.重大投诉范围：公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差距，经客户多次提出而得不到解决的投诉。由于公司责任给客户造成经济损失或人身伤害、产生心理恶劣影响的。有效投诉在一周内得不到合理解决的投诉。涉及突然大面积停电、停水或设备设施突然停止运行，引致客户投诉的。同时引起5个客户以上就同一事件投诉的。其他公司认为系重大投诉的。4．重要投诉：客户提出的合理需求，没有得到及时解决，严重影响客户正常办公和房屋使用的。服务过失或员工服务态度恶劣，客户怨气非常大的。其他公司认为是重要投诉的。5、一般轻微投诉：指因公司的设施、设备和管理水平问题、员工服务态度问题，给客户造成的生活、心理、工作造成轻微不便或影响，造成客户轻微怨言，可以立即较易通过改进而得到解决的问题。1.能现场答复处理方式或结果的，可立即作出客户可能满意或需要的结果意见。3．向客户作出初步处理或回复意见2.不能及时作出明确处理意见的，给客户一个“受重视”和“尊重”的答复：“好的，我们接下来进行整改”，“我们下来立即调查”等。1.接到重大投诉、重要投诉立即向上级报告，并根据实际情节和事件进展，由上级向公司领导报告。4．向上级或其他部门报告5．记录6．处理、跟进2.接到的投诉，首问责任人不能处理的，在接到投诉10分钟内转报其他部门。首问责任人在《客户投诉、意见记录表》上记录。1.客户助理（前台接待）填写完毕《客户投诉、意见记录表》。客户中心主管（经理）在《客户投诉、意见记录表》上签署处理意见。2.被投诉部门负责人在客户助理处领取《客户投诉、意见记录表》。按规定时效处理。3.客户助理收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后，将情况上报项目主管或经理，并在当天将处理结果及时回复给投诉的客户，并在《客户投诉、意见记录表》上注明回复时间。4.投诉处理时限：n轻微投诉：能及时解决的，应立即解决或回复，或按客户要求的期限内处理完毕。如特殊情况，限半日内处理完毕，超时需经主管经理批准。8．客户回访9．客户访问工作程序1．访问方式2．访问频次规定3．访问内容4．随机确定访问对象5．做好访问记录6．跟进处理客户意见7．存档工作标准1．面对面主动访问单个客户，征求客户意见和满意度2．可上门、电话、在