第十二讲档案信息

第十二讲档案信息化一、档案信息化概述二、档案的计算机辅助管理三、电子文件四、传统档案的数字化五、数字档案馆一、档案信息化概述（一）概念档案信息化是在国家总体规划和宏观组织下，以现代信息技术（含计算机技术、网络技术等）为手段，以档案信息资源为对象，以档案工作为依托，以档案学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、检索、开发和利用的现代化管理过程。（二）外国档案信息化概况美国1985年成立了国家档案与记录署(NARA)，由总统直接领导,并对各联邦机构文件的产生、保管、提供利用、最后处置等给予指导和帮助。NARA于2005年开发了《联邦政务架构档案与记录管理纲要版本1.0》(FederalEnterpriseArchitectureRecordsManagementProfile)，2006年以来,这套标准已经成为美国各级政府电子政务设计统一标准的参考体系。在NARA的牵头和组织下，美国建成了档案信息导航系统(NAIL)。NAIL是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。除了体制上的建设和保障外,美国通过实施一系列的信息化工程来推进档案管理现代化进程。英国档案信息化建设是围绕英国国家档案馆的信息化建设而展开的。英国国家档案馆所保存和收藏档案数量是全世界最多的国家之一，也是较早开展电子文件管理研究和在国际互联网络上开通自己网站的档案馆之一。从1995年英国就开始探索利用互联网向公众提供远程在线服务的技术方法。1999年英国国家档案馆制定并发布了《电子文件管理系统功能需求》。该报告由英国国家档案馆和英国中央计算和电信局领导牵头制定，参加单位有国防部、财政部、税务局等十一个政府部门。为了更好地实施联合王国数字档案馆计划，1995年，英国国家档案馆与伦敦大学签订了七年合同，内容是南伦敦大学代为接收和保存政府部门和国家档案馆挑选的具有保存价值的数据，并通过为联合王国数字档案馆建立的编目，向公众提供远程检索服务。2003年1月，英国国家档案馆制定并在其网站上公布了《电子文件管理、鉴定和保护指南》，该指南规定了政府机关电子文件向国家档案馆在线和离线移交的办法。同时，制定了一项通用标准，规范各部门向英国国家档案馆移交电子文件的格式，提供给软件开发商和各部委使用，最大限度地减少管理费用和繁复劳动。此外，英国国家档案馆与其他档案部门之间合作与共享密切，英国档案信息资源的整合与共享的参与高校多达140多所。（三）我国档案信息化建设的发展概况1，萌芽起步阶段(上世纪70年代末一90年代初期)上世纪70年代末80年代初，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。1979年起，国家档案局档案科学技术研究所、四川、辽宁、江西等省档案科学技术研究所，以及中央档案馆、中国人民解放军档案馆等个别大型档案馆陆续购置计算机设备，进行档案管理自动化课题的研究和实验，编制出一些简单的档案检索程序，初步积累了计算机辅助档案管理的一些经验。80年代中期开始着力于制订档案著录标引的国家标准，陆续出台了一系列档案编目和机读档案目录制作方面的规范，主要有：《档案著录规则》(1985年制订，1999年重新修订，DA/T18一1999);《中国档案分类法》(国家档案局1987年编制);《中国档案主题词表》(国家档案局1988年编制，1995年修订再版)。2，快速推进阶段(上世纪90年代中期一本世纪初)90年代，大多数省级档案馆都建立了基于数据库的档案业务管理系统，实现了档案馆内部业务管理的网络化和计算机化。1999年底国内(主要是大陆地区)在互联网上可以查询到的档案网站仅12个，发展至今已经超过1000多个，这些网站分属不同省份，涉及国家、省、市和区四个级别的综合档案馆、大学档案馆、专门档案馆和企业档案馆。同样，在这一时期，国家实施经济信息化战略，加快了整个社会的信息化进程，计算机应用成了普遍工作方式。随着办公自动化(OA)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)的应用发展，电子文件的类型和数量迅速增加，在此背景下，电子文件归档与数字档案管理正式提上议事日程。3，系统发展阶段(本世纪初一现在)2002年11月，国家档案局进一步发布了我国档案工作迄今为止惟一的一个专项规划《全国档案信息化建设实施纲要》，成为我国档案信息化过程中里程碑式的文件。2005年12月，在北京召开的全国档案局馆长会议审议通过了《档案事业发展“十一五”规划》，“国家数字档案建设与服务工程”(简称“金档工程”)作为“十一五”重大建设项目正式启动。除此之外，我国也相继出台了一系列档案信息化建设的制度和标准：《纸质档案数字化技术规范》《公务电子邮件归档与管理规则》《电子公文归档案管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》《中国档案机读目录格式》《建设工程文件归档整理规范》《建设电子文件与电子档案管理规范》（四）档案信息化建设的内容2002年11月《全国档案信息化建设实施纲要》提出档案信息化建设的主要内容：1，档案信息化基础设施建设（基础）计算机设备运行要求的场地环境、计算机设备、网络环境等2，档案信息资源建设（核心任务）在档案从形成到保存或销毁的整个过程生命周期中合理应用信息技术，促进管理效率和服务水平提升，具体包括资源创建、资源管理、资源服务、系统设计与管理等内容。资源创建：原文信息、目录信息、编研信息等。资源管理：存储、载体转换、迁移、访问和安全控制、备份。资源服务：档案馆服务（目录检索、档案原文浏览、网上展览、编研信息发布）档案室服务（针对内网用户提供查询、浏览、利用申请和批准服务）。3，档案信息化标准规范建设（重要保障）标准规范是档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等方面的规范、标准，逐步形成标准规范体系。4，档案管理应用系统建设（技术保障）操作系统、数据库管理系统、应用软件等。5，档案信息化人才队伍建设6，档案信息安全保障体系建设必须全面兼顾档案实体安全和信息安全。包括：建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制；各级档案部门在建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。（五）档案信息化的发展原则1，系统规划原则2，协调发展原则3，标准开放原则4，安全可靠原则二、档案的计算机辅助管理1，档案的收集：设定归档范围，可对立档单位归档情况进行统计，有利于展开收集情况核查，并随时量化管理和汇总统计。2，档案的整理：计算机对档案进行合理分类，有序排列，建立各种档案信息数据库。3，档案的保管：现代化库房密集架控制技术。4，档案的检索：计算机把检索工具转换为机器可识别代码，编制各种目录。5，档案的利用：开发灵活的计算机查询方式，充分发挥计算机管理系统作用6，档案的编研：计算机智能化给出编研课题与达成条件，自动筛选，完成编研过程。三、电子文件（一）电子文件的概述1，定义：电子文件，又称数字文件，没有一个完全统一的标准概念，但它的基本特征是公认的。《档案工作基本术语》中把电子文件定义为：电子文件是在数字设备及环境中生成的，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件，包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸。为何不称为电子档案？原因有二：（1）在电子文件形成初期，尚不能确定这种新型载体的文件是否作为档案永久保存，即便将其接收进馆，仍称为文件而非档案，时至今日，虽然电子文件作为档案保存的可能性已经得到论证，但称谓并没有随之改变。（2）电子环境中，现行文件与档案之间的界限已不明显，目前我国也多以电子文件的称谓为主。2，电子文件的优势（1）占用空间小，储存信息量大（2）应用性强，传输速度快（3）流动性强，易于保存占用空间小，储存信息量大：电子档案与纸质档案相比，占用空间要少的多。许多存储柜才能完成的储存任务，可能只需一张光盘或移动硬盘就可以完成，只要一个复制键就可以完成备份，同一份电子档案可以同时为不同的用户服务。一个小型档案馆所需要的所有资料只要一个移动硬盘就可以全部带走。应用性强，传输速度快：电子文件在计算机和多媒体技术的支持下，能同时保存文字、声音、图形和影像文件。这就增加了电子档案的可读性、可视性、可靠性。同时电子档案能够多方面、及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率。流动性强，易于保存：电子文件可以互相之间进行复制传送，具有很大的流动性。电子档案使用者看到的往往是“复制品”，“原件”仍保存在档案部门，这大大提高了档案的利用性和流动性。3，电子文件的特点：信息的非人工识读性信息的系统依赖性信息与特定载体之间的可分离性信息的易变性信息存储的分散性信息存储的高密度性信息的集成性信息的可操作性信息的非人工识读性电子文件第一次使用了人工不可直接识读的记录符号——数字代码（“0”和“1”）人工语言→数字代码→人工语言人们用肉眼无法直接识读和理解经过复杂编码的“比特”，只有通过计算机特定的程序对这些代码进行解释还原，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它。系统的依赖性两层含义：其一，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现。其二，电子文件信息在现实输出时依赖于特定的计算机系统，即当生成一份电子文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们需要保存老的系统，或者进行一系列适应新系统的转换、迁移工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。信息与特定载体之间的可分离性以往的文件、档案，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“实体”或者“原件”，虽然可以通过静电复印等方法传播利用，但是还是能区分原件和复印件的区别。电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。电子文件中的信息是可流动的。具有相对独立性。因为磁性材料和光学载体寿命短，对于电子文件而言，转换载体是必须的。没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电子文件不可能有固定不变的实体形态和物理位置。信息的易变性电子文件信息容易改变，其主要原因有：其一，人为有意改动，计算机系统中人们对信息的增删更改十分方便，除非事先设定，否则并不会留下痕迹。其二，系统无意改动，计算机技术发展速度很快，编码方案、存储格式、系统软件和存储介质不断的变化，在转换过程中由于操作和其他原因，可能导致信息的改变、损失甚至丢失。电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。电子文件载体的可转换性、信息的易变性导致手工环境中依靠保护载体的原始性来保护档案信息原始性的方法在电子世界里失效。信息存储的可分散性表现在两个方面：其一，一份电子文件的内容、结构和背景信息分散保存。其二，一份电子文件的信息可能来自其他多个文件。电子文件信息分散存储，在归档保存时容易出现部分信息缺失的情况，影响文件质量及其功能的发挥。信息存储的高密度性电子文件的存储密度大大高于以往各种人工识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。存储的集中也就意味着风险的集中，载体一旦受到侵害，损失就可能很大。多种信息媒体的集成性和共享性电子文件融合声像，可实现多人、同时、异地利用。电子文件的出现，打破了必须在固定场所、在固定时间内查阅固定份数的文件的利用限制。信息的可操作性电子文件中的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。人们可以经过相关操作，使电子文件处于操作者希望的状态之下。4，电子文件的分类按照信息存在的形式分：文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件。按实体分类：磁盘、光盘、硬盘等文本文件：是指使用文字处理系统生成的,由字符、制表符、段落符等构成的文件。字处理系统是现代办公自动化中最