集美大学各类档案归档范围及保管期限规定（修订）

集美大学各类档案归档范围及保管期限规定（修订）根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》、财政部国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，结合我校的实际情况，现将《集美大学各类档案归档范围及保管期限表》印发给你们，请认真贯彻执行。为了保证我校在各种活动中形成的文字、图表、声像及各种数据等各种门类和载体的档案质量，请各单位做好平时文件整理归档工作，归档要求如下：一、对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对我校的指令性、指导性言文件为主。三、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的总页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一文件应放一起，不得分开：文电合一。基本原则是：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面准确反映学校各职能部门活动的全过程，区别不同价值，便于保管利用。四、该归档的文书字迹包括领导签发一律用毛笔或碳素墨水填写。字迹要清晰。文稿上的各栏目均要填写清楚，领导签发要签全称，并要签署年月日。五、各部门兼职档案员，应严格按照《集美大学档案管理暂行办法》各类档案归档时间要求，将各类文件材料按时归档。附1集美大学各类档案归档范围及保管期限表附2集美大学各类文件材料不归档范围附件一集美大学各类档案归档范围和保管期限表一DQ党群DQ11党务综合序号类目名称保管期限1、上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期2、本校党代会文件材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领永久导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样短期3、本校党委会、常委、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议永久讨论的文件4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6、校党委向上请示及其批复永久7、以党委名义召开的工作会议材料永久8、校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久9、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久10、党群系统启用印章的文件和印模永久11、党群系统重要统计材料永久12、党委保密、秘书工作的有关文件长期13、群众重要的来信来访及处理材料长期14、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期15、各总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、请示批复长期16、党员奖励材料长期DQ12纪检序号类目名称保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件长期2纪委工作规章制度长期3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4校纪委会议记录长期5党员违纪案件的调查材料、处分、复查材料长期6群众来信来访及处理意见短期DQ13组织序号类目名称保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5干部任免、批准离休（经上级批准的，要附批件）的文件永久6干部名册、干部年组织统计报表永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期11发展新党员、预备党员转正的名册长期DQ14宣传教育序号类目名称保管期限1上级关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3理论学习的决定、通知、计划、总结长期4反映本校重大活动的剪报、图表及声像材料永久DQ15统战序号类目名称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料长期4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期DQ16工会序号类目名称保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导长期讲话、大会发言等文件）及声像材料4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5处分会员的有关材料长期6基层工会干部名册长期7会员名册长期8妇女工作材料长期DQ17团委序号类目名称保管期限1上级关于团的工作文件长期22本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话永久大会发言和大会通过的文件）及声像材料33本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话永久大会发言和文件）及声像材料4团委工作计划、报告、总结及规章制度永久5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期8批准入团、离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11团委会议记录长期12学生会文件材料长期13各分团委会的有关材料长期14团委牵头进行的重大活动的有关材料及声像材料长期15社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料及声像材料长期DQ18党校序号类目名称保管期限1上级关于党校工作的文件长期2党校工作计划、总结、决定、报告永久3入党积极分子、党员、干部培训有关材料长期二XZ行政XZ11行政综合序号类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度的规章制度永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议、座谈会文件长期7校领导重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会文件材料及声像材料长期11本校向上级的请示及其批复永久或长期12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革、情况介绍永久17本校大事记、简报、信息、动态等永久18校史工作材料永久19校友、校庆工作材料长期20本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期21上级有关与本院、所、中心的事文长期22院、系、所、中心会议记录、纪要长期23院、系、所、中心工作计划、总结、报告长期24院、系、所、中心统计年报及重要资料长期25院、部、所、中心具有保存价值的声像材料长期XZ12人事（离退休工作入此）序号类目名称保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3本校人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于本校机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6干部录用、聘用文件永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9职工培养、管理工作计划、规定、总结、工人技术等级岗位考核花名册长期10人事统计年报表永久11教职工名册（分单位的总册、分类名册）永久12教职工工资调整材料、名册长期13教职工的录用、调入的有关材料（包括行政转移、工资关系介绍信）长期14教职工调出的有关材料（包括行政转移、工资关系介绍信存根）长期15教职工福利工作长期16使用临时工有关材料长期17教职工退职、离职和出国的有关材料长期序号类目名称保管期限18上级有关职称评聘、师资培养的文件材料长期19本校有关师资培养、管理、职称评聘、工作计划、规定、总结永久20教师进修计划、安排、总结长期21教师工作量的规定及执行情况长期22本校教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期23出国（境）讲学、研究人员有关材料长期24出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）长期长期25上级有关离退休工作文件材料长期26本校老干工作计划、报告、总结、规定长期XZ13监察、审计序号类目名称保管期限1上级有关监察、审计工作的文件长期2本校监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期5关于教职工行政违纪处分的文件长期XZ14武装保卫序号类目名称保管期限1上级有关公安保卫消防工作的文件长期2本校公安保卫消防工作方面的规章制度长期3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料长期4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7保卫工作简报长期8上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9本校有关武装工作的规章制度长期10武装工作计划、总结、调查报告长期11武装工作重要报表（如民兵花名册、武装装类别、数量统计表）长期12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表长期XZ15总务序号类目名称保管期限1上级有关总务工作的文件短期2本校总务处各科规章制度长期3本校总务工作计划、报告、总结及调查材料长期4防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期5爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期6师生员工健康状况调查材料及统计表长期XZ16档案、图书序号类目名称保管期限1上级有关档案图书工作的文件长期2档案、图书规章制度长期3档案、图书工作计划、报告、总结、请示及其批复长期4档案、图书概况、发展规划、统计及统计年报永久5档案、图书部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南，全宗介绍永久XZ17质量管理序号类目名称保管期限1有关质量认证体系的来文长期2规章制度文件长期3部门职责与科室职责文件长期4质量手册长期5程序文件长期6岗位工作指导书长期7质量认证工作过程所相关的记录永久XZ18学生工作序号类目名称保管期限1上级有关学生工作的文件长期2学校有关学生半军事化管理工作的决定、通知、条例永久3学生工作计划、报告、总结永久4学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期5学生运动会材料长期6学生日常管理、军训的文件材料短期三JX教学JX11综合序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3学校规划、实施计划有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结永久4教学检查、评估、和各类优秀教学质量评奖材料长期5统计年报表、有关教学方面的学年报表永久JX12学科与实验室建设序号类目名称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13招生序号类目名称保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划、招生简章长期3新生录取材料及新生名单长期4委培、代培、定向、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期JX14学籍管理序号类目名称保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3在校学生名册永久4学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期5学生奖厉材料长期6学生处分材料长期JX15课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排、校历表、课表长期3各系、科、专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX16学位序号类目名称保管期限1上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条件、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位名