飞特档案管理信息系统

飞特档案管理信息系统（Fitsoft-AMISV4.0）系统目标技术特点主要功能运行环境FFiittssoofftt上海祁天信息技术有限公司上海祁天信息技术有限公司电话：[phone]传真：[phone]邮政编码：200135地址：上海市浦东新区栖山路401弄7号楼2005室FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-1-一、系统目标变革传统纸质公文办公模式，对单位的收发文、内部报告、报表、呈批件、通知等文件，其起草、核稿、定稿、传阅、会签、审批、归档等流程实现电子化作业，逐步实现无纸化办公。该系统将严格遵循国家制定的档案标准及具体单位有关档案工作的行业标准、规章制度及习惯等，继续遵循传统的档案管理模式，即收集——整理——保管——鉴定——统计——利用，同时将数据库、网络技术、多媒体、文件图形图像处理等现代计算机技术集成为一体，形成网络环境下的电子档案与纸质档案同时并存，由档案条目、文件条目、文件全文信息组成的三级计算机管理模式。系统将为单位建立起由硬盘或光盘阵列组成的电子档案库，从档案文件的扫描、光盘刻录，直至由打印机等组成的文件输出手段，彻底解决了单位存在的大量纸质文件容易老化损毁与再利用率高的矛盾，使文件档案工作实现现代化管理，从而能够提高单位的工作效率，降低成本。帮助飞特档案管理信息系统（Fitsoft-AMIS）V4.0资料管理档案管理操作管理档案利用与统计系统维护案卷级管理文件级管理档案鉴定档案销毁案卷调整资料管理器资料借阅管理借阅历史记录登录与注销修改密码任务清单回收站管理退出到期鉴定鉴定审批记录查询全宗维护分类维护代码维护系统管理数据工具报表管理档案查询借阅申请借阅管理统计报表专题目录报表借阅历史记录用户管理组别管理角色管理角色菜单管理组员在线用户FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-2-二、技术特点22..11..简简单单的的操操作作界界面面1、类似windows的操作页面风格，使用户可以不需特别培训便能对系统进行操作；2、一键式的功能按钮设置，方便客户很快熟悉系统的基本功能；3、有组卷、合卷和预立卷三种立卷方式，操作灵活方便；4、案卷调整、回收站等功能，用户即使在发生误操作后也能很容易恢复。22..22..灵灵活活的的自自定定义义功功能能1、档案类型自定义：档案类型是档案管理最基本的门类，如文书档案、科技档案，它们充当着档案基层分类的作用。2、档案分类自定义：档案分类（也就是我们常说的十大类）是档案管理中的系统二层类，它们将档案分割为N个小块，有时档案的分类甚至可以细分到项目，或由某个部门负责。3、报表自定义：由用户自定义报表名，画出报表格式，并定义数据输入格式。4、角色自定义：由用户自己进行角色设置，不同的角色对应不同的功能菜单页面。22..33..完完善善的的利利用用管管理理1、通过各级分类、档案密级、条目操作、条目浏览、全信息操作、全信息浏览几方面严格控制用户的系统权限，是档案信息具有较高的安全性；2、结合实物借阅和电子借阅功能，实现传统档案和电子档案利用的并行管理，详细记录了档案资料的借阅利用情况；3、强大的搜索功能，再配备个人搜索器，使每个用户都能更便捷、准确的检索到所需要的档案信息。FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-3-三、主要功能我们以系统的目标为准，将系统分为以下几个子系统：操作管理模块、流程管理模块、档案管理模块、资料管理模块、档案利用与统计模块、系统维护模块和系统帮助模块。以文书案卷级管理为图例，如下：33..11..操操作作管管理理登录/注销：实现用户的身份确认，并赋予相应的权限。修改密码：指用户登录本系统后，可更改自己的口令（密码）任务清单：指该系统有任务需要用户执行时，系统会不断提示用户去执行，例如文件要办理、催还等。回收站：仿Windows的回收站管理功能，对使用系统时的一些误操作（删除文件）进行还原。退出：指的是用户退出本系统。全宗名功能按钮分类下的案卷信息选定案卷内的文件信息查看卷内文件分类列表案卷数统计个人搜索器角色菜单FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-4-33..22..档档案案管管理理根据中国档案行业管理标准，一般企业传统档案分类有文书档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案、会计档案和专业档案等。同时为了更好的实现系统间的交互功能，系统还设立了临时档案文件库，主要用于接收存放由其他系统流转过来和未归卷的文件信息。因为日常工作中文书档案使用频率较大，在本方案中我们便主要以文书档案为例。3.2.1.文书档案管理1、案卷级管理案卷级登录/修改/删除：采用卡片式录入方式，将案卷的有关属性登录到系统中。具有录入继承功能，用户可以选择是否继承指定案卷的相关信息（流水号、案卷号等信息还是根据实际情况自动生成），这样可以较方便的减少工作量，提高工作效率。文件级操作：在案卷级管理中进行卷内文件的整理。包含有卷内文件的增加/修改/删除、查询文件归卷、移出文件、文件全信息登录/浏览、卷内文件排序等功能。案卷检索：根据用户的权限在该分类下对案卷进行检索，支持快捷键、模糊检索、多条件组合检索等多种方式，并可将检索条件保存成书签以便下次调用（检索条件保存需进行命名，下次可直接从自定义查询或个人搜索器中调用）。报表管理：包含案卷封面、案卷目录、卷内目录、全引目录、备考表、移交清单、案卷脊背等常用报表，并可根据需要进行增减调整，支持用户自己对报表输出格式等进行自定义。案卷调整：根据实际档案管理方式，重新对案卷顺序号进行调整，并自动根据目前新排列的位置生成新的档案号；此功能还可以根据用户在事先不设置档号的情况下，到最后需要生成档号时进行自动生成和排列档号。2、文件级管理文件级登录/修改/删除：采用卡片式录入方式，将文件的有关属性登录到系统中。具有录入继承功能，用户可以选择是否继承指定文件的相关信息，这样可以较方便的减少工作量，提高工作效率。附件操作：用于管理带有附件或过程文件的相关文件，含附件基本信息的FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-5-增加、修改、删除和附件全信息登录、浏览。全信息：用于管理带有电子档案或进行了数字化的文件全文。合卷：系统支持正常的组卷、预立卷、合卷三种组卷方式，用户可根据自己的工作习惯或文件类型选择相应的组卷方式，更加简单有效的通过本系统进行档案管理工作。文件检索：根据用户的权限在该分类下对文件进行检索，支持快捷键、模糊检索、多条件组合检索等多种方式，并可将检索条件保存成书签以便下次调用（检索条件保存需进行命名，下次可直接从自定义查询或个人搜索器中调用）。报表管理：包含年度收文清册、收文清册、发文清册和归档文件目录等常用报表，默认的报表属性依据国家档案行业标准，支持用户可进行相关的自定义。3.2.2.其他类型档案其他档案除在案卷、文件属性上和文书档案不同之外，大部分的管理功能模式和文书档案类似。基建档案：一般采用项目式管理，在编号、管理模式方面与城建档案主管部门接轨。设备档案：包含设备的信息、说明、保养、维护等资料。声像档案：根据不同管理模式，声像档案的管理亦主要分为照片（底片）档案管理和录音、录像档案管理。其中照片（底片）档案管理模式有点类似一般的文书、科技档案管理；录音、录像档案因其载体特别等原因，一般直接只采用案卷级管理，不设文件级管理。实物档案：实物档案的管理方式类似声像档案（录音、录象等），一般都直接只采用案卷级管理模式。会计档案：由于会计档案的特殊性，企业一般对此分类档案实行案卷级管理和文件级管理并行的方法，即部分只采用案卷级管理、部分采用组卷文件的管理模式。专业档案：根据我公司多年在档案信息化方面的经验，各个单位由于管理模式、行业等因素的不同，可能存在某些比较特别的档案资料，所以增加了专业档案用于管理此类档案。除可继承上述各类档案的管理方式外，专业档案还提供基本属性、输入方式等多方面的自定义功能，可充分适应单位特色档案的管理要FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-6-求。3.2.3.鉴定与销毁鉴定：指对档案价值的鉴定,由有关专业人员对档案实施鉴定。包含对到期档案销毁前的鉴定,以及有关档案的密级进行鉴定，例如原来是绝密的，随着时间推移或历史背景不同变成了公开的或秘密的级别。鉴定审批：一般档案进行销毁鉴定由档案管理员操作，提交相关领导审批之后方能销毁。审批过程类似公文流转，在审批人为拟稿人时审批流程结束，由档案管理员进行相关的实物操作。销毁：指对经鉴定后的到期档案进行销毁处理,将案卷库中案卷调入销毁库，但相关数据还是留存备份在数据库中，也能将已销毁的档案返回(如误销毁时)。鉴定表：经鉴定的档案案卷级检索生成相关的案卷级报表。销毁清册：经鉴定的档案案卷级检索生成相关的案卷级报表。33..33..资资料料管管理理3.3.1.资料管理器对于一些不需要归档保存而又具有一定价值的文件，只作为资料来管理。一般单位都将其建为知识中心，可以将单位的模版文件、解决方案、开放图书等资料用资料管理器进行管理。其管理办法同档案文件的管理方式类似，且同样具有强大的权限设置功能。3.3.2.资料借阅管理同档案的借阅管理。33..44..档档案案利利用用与与统统计计3.4.1.档案查询用户可根据情况对类型档案的案卷信息、文件信息及全信息进行查询。拥有个人搜索器功能，方便用户直接调用常用的搜索条件。同时，系统将对每条查询结果判断用户权限，再给予相对应的操作功能。FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-7-3.4.2.档案借阅申请实现一般工作人员对档案实物进行借阅的申请审批功能，使档案工作从管理到利用均能达到无纸化办公。申请经办人（一般为档案管理员）和申请人可实时查看审批状态及相关意见，流转至经办人时流程结束。通过的申请由经办人进行借阅操作，相关信息直接传递至借阅管理中。3.4.3.档案借阅管理档案借阅管理包括档案的借阅、登记、归还、催还（催还单实时自动发送给用户）、查询检索等功能。借阅流程按电子和实物两种进行，如下图所示的分解。图：档案借阅流程如上图所示，由于在一段时间内还不可能实现所有档案的电子化，所以要考虑到纸质档案和电子档案的借阅，同时纸质档案的借阅又分为室内和室外两种形式的借阅。1、电子档案的借阅：用户发送请求，IT管理者或档案室同意并给予权限，同时进行记录，用户可以通过网络进行浏览。2、纸质档案的借阅：借出时要进行登记，归还时也要进行登记。3、对于逾期未还者，完成催还功能提示用户归还档案。电子借阅实物借阅根据拥有的权限浏览档案全信息系统自动记录借阅的档案和用户借阅申请室外室内登记借出登记借出阅览或复印实时归还到期归还阅览逾期催还档案借阅管理FFiittssoofftt飞飞特特档档案案管管理理信信息息系系统统VV44..00-8-3.4.4.档案统计报表此部分主要分为档案信息统计和档案利用统计两部分。1、档案信息统计：主要有计算机存储信息数量统计、档案数量统计、档案库藏结构统计等；2、档案利用统计：主要有档案利用情况统计、档案利用频率统计等。3.4.5.专题目录报表为了更好地做好档案统计、编研等工作，系统支持用户自行定义相关的专题目录报表。通过此功能生成符合某个或某些条件的专题报表，并对报表输出的格式信息等进行定义，使用之后可以命名保存（保存之后可进行修改、删除等操作），以方便今后工作需要。3.4.6.借阅历史记录属于系统日志的一部分，主要用于查看档案的利用访问情况。所以只能进行查看等，不能进行修改、删除等操作。实物借阅的记录来源于“借阅管理”，显示已经归还结束的借阅记录；电子借阅的记录来源于用户对系统中档案全信息的访问记录，主要针对档案文件。33..55..系系统统维维护护3.5.1.全宗维护对全宗信息进行