办公室日常管理职责

1办公室日常管理职责（征求意见稿)加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见或建议，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。1.办公室主要职责1.1负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。1.2负责文件的收、发管理及存档工作。1.3负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。1.4负责办公用品的购买登记和发放管理。1.5负责办公设施的维修管理。1.6负责外来人员接待、登记、管理。1.7负责大型检查、活动的准备工作。1.8负责策划并组织公司的大型活动。1.9负责企业文化的宣传。1.10负责车辆管理工作。1.11负责档案、合同管理工作。1.12负责公司人力资源管理工作。1.13负责公司各种证照的年检、变更或升级工作。2.文件管理职责2.1办公室负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。2.2收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。2.3收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由总经理做出审验签收。2.4收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。2.5办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。2.6收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。22.7收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。2.8收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。2.9失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交总经理签字批准后，由两人以上销毁。3.会议职责3.1参与公司召开的各种会议，承办会务工作，做好会务服务。3.2传达会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，并附相关手续以备存档。3.3负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。3.4严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。3.5在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。做到有言即发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必须认真贯彻执行。3.6在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。3.7会后将形成的会议纪要呈报总经理批示，然后再附学习、检查催办通知一并抄送各部门及相关单位。4.办公用品管理职责4.1各部门所需办公用品需提前报给办公室。办公室根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司办公用品采购计划报总经理审批，确定采购数量，经财务部核准后支领资金实施采购。4.2部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。4.3需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购买。4.4办公室采购办公用品应到批发市场购买，要货比三家，保证价格合理、质量过关，要建立价格数据库和供应商目录。采购过程中严禁以次充好，营私舞弊，中间提成。4.5严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申请，经领导批准后由使用部门或使用人自行采购。4.6办公室采购的办公用品须登记入册。4.7所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。34.8消耗品根据部门实际情况定量发放；自然损坏的要以旧换新，人为损坏的由个人赔偿。4.9入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室。5.办公设施的管理职责5.1公司的办公设施包括：桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机等。5.2办公室统一采买、配备、管理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。5.3办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。5.4办公室要做好相关贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任根据实际情况做出批示借用并做好登记。6.外来人员的接待职责6.1接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。6.2外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事由、出入时间。7.大型检查、活动的准备职责7.1在公司接受大型检查以及举办活动时，办公室主任要组织人员在检查、活动的前期，准备好检查、活动时必须用的标语、条幅等宣传物品或备用物品，并督促各部门做好迎检或活动的准备工作。7.2组织人员做好录像、摄影等必要的资料留取工作。8.策划组织公司大型活动的职责8.1大型节日和公司重要纪念日，按照公司领导的指示，策划、组织公司活动。8.2在活动前先定好活动场地、活动时间、采买活动所需物品，统计参加活动的人员并做好通知等相关事宜。8.3做好请帖邀请公司的重要客人，并做好详实登记交领导批示。8.4确定活动主题，设计活动流程等事宜并报请领导批示。8.5做好活动结束后的事务料理工作。49.企业文化宣传的职责9.1由办公室主任组织人员宣传公司体系、管理方针。9.2对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公司品牌，扩大公司知名度。9.3配合施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好宣传工作。9.4配合组织学习公司各种会议精神和重要决策指示，增强全体员工对公司的认同度，调动工作积极性和潜在的创造能力，从而扩大公司业绩和影响力。10.车辆管理10.1负责车辆管理以及对驾驶员的培训、管理工作。驾驶员要努力学习驾驶技术、车辆保养维修常识和交通规则，不断提高业务水平。10.2公司车辆的证照及其验证等事务统一由办公室负责管理，并负责组织驾驶员学习交通安全管理条例，强化安全意识。10.3驾驶员因公用车时，须事先向办公室主任申请调派，主任可依事情重要性合理安排派车，不按规定申请者，不得派车。10.4每车设车辆使用记录表格，并在使用前核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，努力降低单车运行成本。10.5每车设置车辆养护记录表，每次加油及修理或保养时均由该车驾驶员详细记录，每月初连同行驶记录一并转办公室审查并存档。10.6车辆保养10.6.1车辆维修、清洗、打蜡等应先填写车辆请修报告，注明行驶的里程，核准后方得送修。10.6.2车辆应有指定厂商保养，特约维护厂维修，否则维护费一律不报销。自行修复者，可报销买材料零件费用。10.6.3车辆行驶途中发生故障或其他损耗急需修理更换配件时，可视实际情况需要与领导沟通后进行修理。10.6.4由于驾驶员使用不当或疏于保养致使车辆损坏或机身故障，所需修护费用应依情节轻重由公司与车辆驾驶人或车辆负责人分担。10.6.5使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。10.7违规与事故处理10.7.1酒后驾驶、无照驾驶及违反交通规则被罚者责任及罚金自负。10.7.2未经许可将车擅自借予他人使用者重罚。如非公派出车各种事故维修费用由驾驶员自负，并追究责任。如非公派出车遇到交通肇事5一切自负，如被拘留按旷工处理。10.7.3各种车辆如在公务途中遇到交通肇事，应立即通知交通警察和保险公司理赔科，勘察现场，分清事故责任并立即通知办公室，并与相关人员联合，协调处理，如属轻微事故，可进行初步处理后再向办公室报告。10.7.4意外事故造成车辆损坏，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险额后再视实际情况由驾驶人与公司分担。10.8费用报销。10.8.1公务车用油，视车辆行驶里程、用油量等情况，以现金或油卡等方式在指定加油站为车辆加油。10.8.2公务车维修费用以相关凭证实报实销。10.9驾驶员管理制度10.9.1公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章、规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车。同时遵守本公司其它相关的规章制度。10.9.2司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。10.9.3司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁。(包括车内、车外和引擎的清洁)。10.9.4出车前要检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发现不正常时要立即加补。如出车回来，要检查存油量，发现存油不足时，应立即加油，不得出车时才临时加油。10.9.5司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不能自行检修的，应立即报告车队长并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂修，违者费用不予报销。10.9.6出车在外时停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。钥匙及行驶证件交给管理人员。不准私自用车。10.9.7司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车一定保证证件齐全。10.9.8晚间司机要注意休息，不准疲劳驾驶，不准酒后驾车。10.9.9司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人承担。10.9.10司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。行车途中如发生交通事故，适用快速6处理方式解决；如必须现场处理，应立即报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则、违章驾驶而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。10.9.11车内不准吸烟，要保证车内干净整洁。10.9.12提倡敬业精神，自觉加强职业道德修养，端正驾驶作风。凭用车申请出车，与用车部门搞好协作，要准时出车。未经领导批准不得公车私用。11.卫生管理11.1为保证工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角等。11.2经常清洗饮水机，保持饮水清洁。11.3洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。11.4工作场所应保持空气流通。11.5清洁工作完成后，各种物品要摆放整齐，将需要检修项目记录并上报。11.6严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。11.7各工作场所、必须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。11.8在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。11.9领导办公室的清洁卫生应做得彻底，清理工作完成后及时关灯并将门锁上。14.考勤管理制度14.1总经理负责公司项目经理、总工、技术负责人及各部部长假期的审批。14.2项目经理及部长负责本部下属员工假期的审批。14.3考勤记录、上报与考核。14.4本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间签到：总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。因公出差填妥“出差申请单”经主管领导核准者。因故请假经核准者。临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。14.5员工请假应及时将审批过的有关凭证交办公室。14.6公司按月进行考勤，办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。714.7考勤内容。14.7.1作息时间以公司实际情况按不同时段来规定。14.7.2各项目部人员上班时间由各项目部另行规定。14.7.3上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司签到，待返回公司后补签，并注明原由。14.7.4未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回公司签到者必须与办公室说明，于次日补上，并注明原由。14.7.5员工迟到、早退一次罚款元。一个月内累计达3次者，扣除满勤奖。1