如何规范职位管理？

如何规范职位管理？笔者在某家国有企业作人力资源咨询的时碰到这样的问题，该公司有几个分公司，分公司的职能完全一样，组织结构也完全一样，职位设置也几乎相同，但是同样工作内容的职位的名称确大不一样。同样是作一线销售的人员，有的分公司叫业务员，有的叫业务代表，有的叫销售代表。除了几个总经理，部门经理的名称相同以外，其他相同工作内容的职位的名称大多数都不相同。所以初一看到他们的职位表，顾问还以为这几个公司的业务和职能不一样呢！实际上，这种情况非常普遍，不论是国有企业还是民营企业都存在着这种职位管理混乱的现象：工作职责相同的职位名称不统一；设置职位、删减职位、调整职位都不经过人力资源部和总经理审核；人力资源部和总经理不知道公司有多少个职位，不知道各部门到底有什么职位；职位职责不明确，相互交叉等等。对职位的管理是组织管理和人力资源管理的基础，一个公司出现相同职位名称不同的情况，说明这个公司的组织管理和人力资源管理水平是低下的，说明这个公司的组织化和正规化程度不高。产生这种现象有几个原因，主要是公司缺乏职位管理相关的制度和流程，人力资源部门缺乏职位管理的意识和技能，公司没有进行过职位分析和梳理等等。如何解决这些问题？首先我们要明确职位管理的原则。有3个原则要明确：（一）设立、调整、变更职位应与公司的经营战略、业务发展和组织架构调整相一致。（二）设立、调整、变更职位应遵循精简的原则，在保证工作正常开展的前提下，职位数量应尽量减少，每个职位的工作量应饱和。（三）设立、调整、变更职位须经人力资源部门审核，公司总经理批准。其次是确立职位管理的机构。一般来说应把人力资源部门作为职位管理的专业机构。承担公司职位管理的业务指导、审核、备案和监督等工作。如果是集团，则应确定集团人力资源部作为职位管理的机构。第三也是最重要的是建立职位变动管理的流程和制度。例如我们在一家企业做的流程之一是：总部各部门设立新职位、职位调整的流程：（一）部门领导填写《新设立职位、调整职位申请表》，详细阐明新设立职位、调整职位的原因。按公司的规定和格式编写岗位说明书；（二）分管副总审核；（三）人力资源部门审核；人力资源部门在审核时应对职位设立、调整的原因、职位名称、职位职责、权限、职位任职资格等与申请部门充分沟通。（四）公司行政副总审核；（五）公司总经理审批；（六）总经理审批同意后，人力资源部门与申请部门一起对职位进行评估，确定职位等级、薪酬范围并确定职位说明书。最后，人力资源部门应对各部门职位进行确认。每年年底，人力资源部门应当组织各单位对部门编制、职位数量、职位名称、职位职责、职位说明书进行审视，并在第二年的年初下文予以确认。值得强调的是，职位名称的确定是很值得注意的。职位名称的确定应简明，应与职位的职责相对应，能使人一看到名称就能大体了解职责内容。各部门相同职位的名称应一致。对职位名称进行确认时应尽量与社会通用名称一致。在定职位名称的时候，还要考虑激励效果，同样的岗位，取一个好听的名字，给人的激励作用是很大的。有一家企业把司机的职责稍加拓展后把司机的名称改成了行政助理，司机们的积极性得到了大大提高。